Die digitale Transformation durchdringt alle Bereiche unseres Lebens und bringt stetige Veränderungen mit sich, die auch vor der Abwicklung finanzieller Transaktionen nicht haltmachen. E-Rechnungen, kurz für elektronische Rechnungen, sind ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung. Sie sind weit mehr als eine simple PDF-Datei – sie repräsentieren einen neuen Standard in der digitalen Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Mit der Einführung einer gesetzlichen E-Rechnungspflicht wird dieser Standard bald zur verbindlichen Norm.
In diesem Blogbeitrag klären wir dich darüber auf, was genau unter E-Rechnung verstanden wird und wer alles von der kommenden E-Rechnungspflicht betroffen ist.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das speziell für die automatisierte Verarbeitung und Übertragung zwischen Rechnungsstellern und -empfängern entwickelt wurde.
Während eine Papierrechnung oder digitale Kopien wie ein PDF manuell erstellt und bearbeitet werden müssen, ermöglicht das standardisierte Format der E-Rechnung eine automatisierte Verarbeitung. Dies bedeutet, dass die Daten direkt von einem Buchhaltungssystem erfasst, verarbeitet und ohne manuellen Eingriff übertragen werden können.
Darüber hinaus ermöglicht das strukturierte Datenformat von E-Rechnungen eine maschinelle Lesbarkeit ohne menschliches Zutun und die automatische Verarbeitung der Daten. Dies bedeutet, dass E-Rechnungen direkt von einem Computerprogramm gelesen und in die Buchhaltungssysteme integriert werden können, ohne dass manuelle Dateneingaben nötig sind.
Die Pflicht zur E-Rechnung 2025
In Deutschland ist die E-Rechnung für Lieferanten und Dienstleister bei öffentlichen Aufträgen seit dem 27. November 2020 Pflicht. Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung beschlossen, die Pflicht auszuweiten. Die Einführung für alle Unternehmen die B2B-Rechnungen erstellen begann am 1. Januar 2025. Seit da gilt:
Wen betrifft die E-Rechnung?
Obwohl die kommende Verpflichtung primär Unternehmen betrifft, die im B2B-Bereich tätig sind, können indirekte Auswirkungen auch auf B2C-Unternehmen. Generell betrifft die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung alle Selbständige, Freiberufler und Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Daher ist die Pflicht branchenunabhängig und betrifft sowohl Dienstleister, produzierendes Gewerbe, Handwerk, Gastronomie uvm.
Fazit: Mit dem Lexware Cloud Server E-Rechnungspflicht meistern
Unternehmen müssen E-Rechnungen nach der EU-Norm EN16931 empfangen und versenden, wobei ein PDF nicht genügt; das bringt mehr Transparenz, weniger Fehler und effizientere Abläufe, während die digitale Archivierung mindestens 10 Jahre lang erfolgen muss – wer eine flexible und sichere Lösung für diese Anforderungen sucht, kann mit dem Lexware Cloud Server von MXP alle Vorteile einer modernen IT nutzen.
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