Die revisionssichere E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen Pflicht – doch welche Lösung ist zukunftssicher, wirtschaftlich und compliance-konform? Der folgende Beitrag vergleicht MailStore Cloud und MailStore Server und zeigt, warum die Cloud-Lösung mit Managed Service von MXP für die meisten Unternehmen die beste Wahl darstellt.
Was ist MailStore Cloud? Was ist MailStore Server?
MailStore Server ist eine On-Premises-Lösung, die auf eigener Hardware im Unternehmen betrieben wird. Die Verantwortung für Betrieb, Wartung, Updates, Sicherheit und Compliance liegt vollständig bei der IT-Abteilung des Unternehmens. MailStore Cloud (bzw. MailStore Service Provider Edition, SPE) wird als Service von zertifizierten Partnern wie MXP bereitgestellt. Die Archivierung läuft in der Cloud, der Provider übernimmt Betrieb, Wartung, Updates und rechtliche Verantwortung.
Vergleichstabelle: MailStore Cloud vs. MailStore Server
| Kriterium | MailStore Cloud (SPE) | MailStore Server (On-Premises) |
|---|---|---|
| Betrieb | In der Cloud, durch zertifizierten Provider | Im eigenen Unternehmen, eigene IT Verantwortung |
| Haftung | Provider übernimmt Haftung für Betrieb, Sicherheit und Compliance | Unternehmen haftet selbst für Betrieb, Sicherheit und Compliance |
| Administratorzugriff | Kein direkter Zugriff der eigenen Admins auf alle Geschäftsdaten (Trennung gewährleistet) | Eigene Admins haben potenziell vollen Zugriff auf alle Archive, inkl. Geschäftsleitung |
| Compliance | Provider sorgt für GoBD/DSGVOKonformität und regelmäßige Zertifizierungen | Unternehmen muss Compliance selbst sicherstellen und dokumentieren |
| Updates & Wartung | Automatisch durch den Provider | Eigenverantwortung; regelmäßige Updates und Wartung nötig |
| Skalierbarkeit | Flexibel, monatlich anpassbar, keine Hardware-Limits | Begrenzung durch eigene Hardware und ITKapazitäten |
| Kostenmodell | Monatliche, planbare Gebühr; langfristig günstiger durch Wegfall von Hardware/Wartung | Einmalige Lizenzkosten + laufende Wartungs- und Hardwarekosten |
| Datenspeicherung | Im zertifizierten Rechenzentrum des Providers (meist DE/EU) | Im eigenen Rechenzentrum/Serverraum |
| Backup & Sicherheit | Provider sichert regelmäßig, hohe Redundanz, Disaster Recovery inklusive | Eigenverantwortung für Backup und Sicherheit |
| Integration | Für Microsoft 365, Google Workspace, Exchange etc. | Für Microsoft 365, Google Workspace, Exchange etc. |
| Zielgruppe | Unternehmen ohne eigene IT, mit Cloud-Strategie, Fokus auf Compliance und Effizienz | Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur und speziellen Anforderungen |
Vorteile der MailStore Cloud im Detail
Haftung und Compliance werden ausgelagert
Der Cloud-Provider übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (GoBD, DSGVO, IDW PS 880). Unternehmen profitieren von regelmäßig geprüften und zertifizierten Prozessen, ohne eigene Auditierung durchführen zu müssen. Bei Compliance Verstößen haftet primär der Provider – das reduziert das Risiko für das Unternehmen erheblich.
Wie eine rechtssichere E-Mail-Archivierung grundsätzlich funktioniert, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag „Wie du E-Mails einfach und rechtssicher archivierst“.
Schutz sensibler Daten durch Trennung der Administratorenrechte
In der On-Premises-Variante können Administratoren mit entsprechender Berechtigung auf alle E-Mail-Archive zugreifen – auch auf die der Geschäftsleitung oder sensibler Abteilungen. In der Cloud-Lösung werden diese Zugriffsrechte technisch und organisatorisch strikt getrennt: Der Provider kann Zugriffsmöglichkeiten restriktiv steuern und dokumentieren, sodass interne Compliance-Lücken geschlossen werden. Das minimiert das Risiko von Datenmissbrauch oder unbefugtem Zugriff durch eigene Mitarbeiter.
Langfristig günstigere Betriebskosten
Investitionen in Hardware, Wartungskosten und Ausgaben für regelmäßige Hardware Erneuerung entfallen. Die monatliche, transparente Kostenstruktur erleichtert die Budgetplanung. Skalierbarkeit ermöglicht es, nur für tatsächlich genutzte Leistungen zu zahlen. Auch versteckte Kosten (z. B. für Notfallwiederherstellung, Ersatzteile, Strom, Klimatisierung) entfallen.
Automatische Updates, Wartung und Sicherheit
Der Provider sorgt für aktuelle Software, Sicherheitsupdates und regelmäßige Backups – ohne Eingreifen der eigenen IT-Abteilung. Disaster Recovery und Ausfallsicherheit sind Teil des Service.
Schnelle Bereitstellung und einfache Integration
Die Cloud-Lösung ist in wenigen Stunden startklar, ohne aufwändige Installation oder Konfiguration vor Ort. Integration mit Microsoft 365, Google Workspace und anderen Systemen ist standardisiert und einfach umzusetzen.
Für wen eignet sich welche Lösung?
| MailStore Cloud Server | MailStore Server (On-Premises) |
|---|---|
| Unternehmen, die keine eigene IT-Infrastruktur betreiben möchten oder können | Unternehmen, die bereits eine leistungsfähige IT-Infrastruktur besitzen |
| Wert auf planbare, monatliche Kosten legen | volle Kontrolle über alle Daten und Prozesse wünschen |
| eine schnelle, unkomplizierte Einführung bevorzugen | individuelle Anpassungen und Integrationen benötigen |
| Haftungs- und Compliance-Risiken auslagern möchten | gesetzliche oder interne Vorgaben zur Datenhaltung vor Ort haben |
| hohe Anforderungen an Ausfallsicherheit und Updates stellen | Ausfallsicherheit und Updates eigenverantwortlich sicherstellen können |
| sensible Geschäftsdaten besonders schützen wollen | sensible Daten im eigenen Unternehmen speichern möchten |
Die besonderen Mehrwerte des MXP Managed Service
MXP hebt MailStore Cloud-Archivierung mit dem Managed Service auf ein neues Niveau. Unternehmen erhalten nicht nur eine sichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung, sondern profitieren von umfassender Betreuung, automatisierter Compliance, effizientem Nutzer-Management</strong> und dauerhaft niedrigeren Betriebskosten.
Überwachung aller Backup-Prozesse in Echtzeit. Fehler oder Ausfälle werden sofort erkannt und behoben, sodass die Wiederherstellbarkeit der Daten jederzeit sichergestellt bleibt.
Permanente Überwachung der Archivierungsumgebung, automatische Benachrichtigung bei Unregelmäßigkeiten und proaktive Fehlerbehebung.
Regelmäßige Aktualisierung aller Zugriffsrechte, Rollen und Berechtigungen, stets konform mit Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben.
Minimierung von Compliance-Risiken durch strikte Trennung der Administratorenrechte und restriktive Rechtevergabe.
Effiziente Einrichtung neuer Nutzer und Postfächer, inklusive aller erforderlichen Archivierungsregeln und Zugriffsrechte.
Zuverlässige Entfernung oder Anpassung von Zugriffsrechten und Archivierungszuordnungen beim Ausscheiden von Mitarbeitern, um Sicherheitslücken zu vermeiden.
Regelmäßige Aktualisierung der MailStore-Umgebung, sodass alle Systeme stets auf dem neuesten Stand und gegen aktuelle Bedrohungen geschützt sind.
Fehlerbehebungen und Sicherheits-Patches werden automatisch und ohne Betriebsunterbrechung eingespielt.
Feste monatliche Pauschale ohne versteckte Zusatzkosten für Hardware, Wartung oder Notfalleinsätze.
Langfristig günstiger, da Investitionen in Hardware und deren Erneuerung sowie Kosten für Wartung, Personal und Ausfallzeiten entfallen.
Zentraler Ansprechpartner für Anwender und IT-Abteilung.
Schnelle Reaktionszeiten und zeitnahe Problemlösung ohne Bindung eigener Ressourcen.
Zentraler Ansprechpartner für Anwender und IT-Abteilung.
Schnelle Reaktionszeiten und zeitnahe Problemlösung ohne Bindung eigener Ressourcen.
Regelmäßige Statusberichte und Compliance-Reports dokumentieren die Einhaltung aller relevanten Vorgaben und erleichtern interne wie externe Audits.
Fazit
MailStore Cloud mit Managed Service von MXP bietet für die meisten Unternehmen
entscheidende Vorteile: Haftungsrisiken werden ausgelagert, Compliance ist sichergestellt, und
der Schutz sensibler Daten vor internen Zugriffen wird verbessert. Die Betriebskosten sind
langfristig günstiger und besser kalkulierbar. Die IT wird entlastet, Updates und Sicherheit sind
garantiert auf dem neuesten Stand.
MXP ergänzt die Cloud-Archivierung um umfassende
Managed Services, die Effizienz, Sicherheit und Komfort auf ein neues Level heben. MailStore Cloud mit Managed Service von MXP ist somit eine zukunftssichere, revisionssichere
und wirtschaftliche Lösung für moderne Unternehmen.
