E-MAIL-ARCHIVIERUNG IN DER CLOUD AS A SERVICE FÜR KMU
Sichere deine geschäftliche E-Mail-Kommunikation durch die cloudbasierte E-Mail-Archivierung ab – um die GoBD-Konformität einzuhalten
IT-Profis übernehmen für dich die Erstintegration oder Migration in die cloudbasierte E-Mail-Archivierung – somit kannst du dich während des gesamten Implementierungsprozesses voll auf dein Kerngeschäft fokussieren. Und du benötigst weder eine IT-Infrastruktur oder ein voll besetztes IT-Team.
100 % revisionssicher & GoBD-konforme E-Mail-Archivierung
Skalierbare E-Mail-Archivierungslösung in der Cloud
Persönliche Betreuung mit festem Ansprechpartner
Stehst du vor der Erstintegration oder Migration der E-Mail-Archivierung?
Und während der Planung machen sich folgende Herausforderungen bemerkbar:
Du nutzt noch keine E-Mail-Archivierung
Erst kürzlich wurdest du darauf hingewiesen, dass in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs gilt.
Dir fehlen IT-Mitarbeiter
Du verfügst nicht über die geforderten IT-Mitarbeiter, um die Erstintegration der Mail-Archivierung erfolgreich auszuführen.
Die Gesetzeslage ist unklar
Welche Fristen und Aufbewahrungspflichten musst du bei der E-Mail-Archivierung erfüllen – um die Konformität der GoBD und DSGVO einzuhalten?
Unvollständige Einhaltung der Compliance
Dein Mail-Archiv läuft über den Inhouse-Server, und jeder Mitarbeiter könnte uneingeschränkt darauf zugreifen – was derzeit ein Sicherheitsrisiko darstellt.
Eingeschränkter Zugriff auf dein Mail-Archiv
Aus dem Homeoffice kannst du auf dein Mail-Archiv nicht zugreifen, was dich in deinem Arbeitsalltag einschränkt.
Dein IT-Team ist überlastet
Die Wartung und Instandhaltung deines On-Premise-Mail-Archivs werden für dein IT-Team zur Herausforderung aufgrund der Komplexität und intensiver Wartungsanforderungen.
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, seinen geschäftlichen E-Mail-Verkehr revisionssicher zu archivieren
Seit 2017 gilt in Deutschland die Verpflichtung für Unternehmen, E-Mails gemäß den Vorschriften der GoBD revisionssicher zu archivieren. Wer diesen Regelungen nicht nachkommt und seinen gesamten E-Mail-Verkehr nicht lückenlos und revisionssicher archiviert – kann rechtlich belangt und mit hohen Bußgeldern im 5-stelligen Bereich bestraft werden.
Vorsicht!
Das Finanzamt ist dazu verpflichtet, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn bei einer Betriebsprüfung ein kleiner Formfehler, eine fehlende Archivierung oder ein ungesichertes E-Mail-Archiv aufgedeckt wird.
Keine Sorge! Deine Herausforderungen rund um die E-Mail-Archivierung sind uns bereits bekannt, und mit unserem Lösungsansatz bringen wir dich in eine rechtssichere Position.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung - Was ist das?
SICHER BETREUT
+400 zufriedene Kunden nutzen die cloudbasierte E-Mail-Archivierung
Auf der Suche nach einer gesetzeskonformen E-Mail Archivierung bin ich durch die durchweg positiven Bewertungen auf MXP GmbH gestoßen. Vom ersten Telefonat an, dem anschließendem Domainumzug und der Einrichtung des E-Mailarchives wurde ich überaus freundlich, zuvorkommend und mit viel Geduld beraten und betreut.
Sissi Polier
SPIO Special Office UG
Günter Steinhart
Geschäftsführer & Inhaber Steinhart Watches GmbH
Deine Vorteile durch die E-Mail-Archivierung in der Cloud und den Managed IT-Service
Das Hauptziel ist es, dass deine Mail-Archivierung sauber und rechtssicher funktioniert.
Finde mit der Volltextsuche innerhalb weniger Sekunden den gesuchten E-Mail-Verlauf mit Anhang in deinem Mail-Archiv – ohne stundenlang dein Postfach ergebnislos zu durchforsten.
Die cloudbasierte E-Mail-Archivierung sichert dir einen 100 % Investitionsschutz zu, da von Anfang an der Hosting-Preis festgesetzt ist und keine eigene IT-Infrastruktur benötigt wird.
Jede E-Mail wird in einem Backup-Server zwischengespeichert, falls der primäre Mail-Archiv-Server temporär nicht erreichbar ist – um einen Datenverlust präventiv zu unterbinden.
Deine E-Mails werden vor der Zustellung in das Postfach archiviert, können dadurch nicht abgegriffen werden und sind somit vor Manipulationen geschützt.
Durch die physikalische Trennung des Mailarchivs von deinem Unternehmensnetzwerk verwehrst du der Geschäftsführung und der IT den vollen Zugriff auf das gesamte Mail-Archiv. Das sichert dich vor einem Verstoß gegen die Compliance-Vorgaben ab.
Ein Mitarbeiter, der 20 Jahre lang regelmäßig E-Mails schreibt, wird den Speicher von 100 GB i.d.R. nie ausschöpfen – da die Dateigröße der E-Mail beim Archivieren um 70 % reduziert wird. (Keiner unserer Kunden musste seine Speicherkapazität jemals erweitern)
Selbst wenn deine Daten aus dem Mail-Archiv abgegriffen werden, bleiben deine E-Mails unlesbar – weil sie durch moderne Verschlüsselungsverfahren geschützt werden.
Der gesamte Kommunikationsverlauf von Ex-Mitarbeitern wird in einem Fallback-Archiv gespeichert – um nachträglich auf Kundenprojekte, E-Mails und Verträge zuzugreifen.
SICHERE PROZESSBEGLEITUNG
Unser IT-Service orientiert sich an deiner Arbeitsweise
Wir unterstützen dich bei der Erstintegration oder Migration zur cloudbasierten E-Mail-Archivierung – und entlasten dich mit unserem Managed-IT-Service auch nach der Implementierung des Mailarchivs im Arbeitsalltag.
Implementierung
Wir erledigen für dich die Erstintegration oder Migration deines Mailarchivs
Jede Aufgabe, die im Implementierungsprozess anfällt, wird von zertifizierten IT-Experten aus unserem Haus übernommen. Dazu gehört die technische Einrichtung des Mailarchivs, die Konfiguration des Backup-Servers und Freigabe der kompletten Kommunikationsdaten bei deinem derzeitigen Anbieter.
- Wir übertragen deinen gesamten geschäftlichen Kommunikationsverlauf verlustfrei in das Mailarchiv
- Deine Ordner-Strukturen werden von deinem Postfach in das Mailarchiv übernommen
- Die Erstintegration erfolgt innerhalb von nur 2 Werktagen
Managed IT
Unsere IT-Experten kümmern sich um die Aufrechterhaltung deines Mailarchivs
Nach der Einrichtung deines Mailarchivs führen wir zudem IT-Maßnahmen wie Wartungs- und Verwaltungsarbeiten durch – damit deine Mail-Archivierung dauerhaft revisionssicher funktioniert. Dazu zählt auch die automatische Anpassung bei Updates oder gesetzlichen Änderungen.
- Eine vertraglich festgehaltene 4 Stunden Reaktionszeit sichert dir beim Störungsfall ein sofortiges Eingreifen zu
- Automatisches On- und Offboarding von Benutzerkonten bei Personalwechsel
- Täglicher Statusbericht der Funktionalität deines Mailarchivs
Cloud-Hosting
Wir hosten dein Mailarchiv in unserem TÜV-geprüften Rechenzentrum
Dein Mailarchiv wird über unser hauseigenes Rechenzentrum in Augsburg gehostet – um dir mehr Sicherheit zu bieten. Denn bei einem Cyberangriff auf deine interne IT-Infrastruktur bleibt das ausgelagerte Mailarchiv unberührt – und ermöglicht so einen schnellen Wiederanlauf der Unternehmenskommunikation.
- Befreie dein IT-Team von technischen Wartungsarbeiten
- Reduziere deine Personal- und Fixkosten
- Entlaste deine IT-Infrastruktur
Warum vertrauen uns bereits über 700 Kunden?
Wir sind ein inhabergeführter Managed-Service-Provider mit 25 Jahren Erfahrung, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, klein- und mittelständischen Unternehmen mit digitalen Lösungsansätzen mehr Flexibilität und Sicherheit zu bieten.
Dabei handeln wir immer aus der Sicht unserer Kunden, um für sie eine effiziente IT-Infrastruktur zu schaffen, die skalierungsfähig ist.
Fakten und Ergebnisse
Was du für die E-Mail-Archivierung in der Cloud nicht benötigst …
- … ein eigenes IT-Team, das die Implementierung ausführt.
- … technisches Wissen wird nicht vorausgesetzt.
- … eine ausgebaute IT- und Server-Infrastruktur ist nicht notwendig.
- … Deine Mitarbeiter müssen nicht geschult werden, weil wir die Einrichtung, Verwaltung und Wartung übernehmen.
- … keine Auseinandersetzung der Gesetzgebung und den Richtlinien der Aufbewahrungspflicht ist erforderlich.
DIE ARCHIVIERUNGSSOFTWARE
Funktionen von MailStore
Greife mit MailStore schnell und zuverlässig auf deinen gesamten E-Mail-Verkehr zu und profitiere von folgenden Funktionen:
| ✅ Schnelle Volltext-Suche, um E-Mails und Anhänge in Sekunden zu finden | ✅ Manipulationssichere Speicherung |
| ✅ Protokollierung aller Änderungen, die durch einen Administrator ausgeführt werden | ✅ Kapazität für bis zu 2000 Anwender |
| ✅ E-Mails werden vor der Zustellung in das Postfach archiviert | ✅ Vollständige Kontrolle der Aufbewahrungsrichtlinien |
| ✅ Kryptische Verschlüsselungen schützen dein Mail-Archiv vor Hackerangriffen | ✅ Kompatibel mit Microsoft 365, Exchange, Google Workspace, IMAP/POP3 |
| ✅ Benutzer- und rollenbasierte Zugriffskontrolle für Mitarbeiter und Dienstleister | ✅ Einhaltung der DSGVO, GoBD und anderer Compliance-Vorgaben |
Warum die cloudbasierte E-Mail-Archivierung die rechtssicherste Variante ist
Bei einer On-Premise-Lösung besteht immer das Risiko, dass interne Administratoren Zugriff auf vertrauliche E-Mails erhalten und mitlesen können. Die cloudbasierte E-Mail-Archivierung verhindert vollständig das Mitlesen des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs, da die Cloud von deinem Unternehmensnetzwerk klar getrennt ist.
Grund 1: Die physische Trennung des Mailarchiv-Servers stellt sicher, dass Mitarbeitende ohne autorisierten Zugang keine Möglichkeit haben, auf das Mailarchiv zuzugreifen.
Grund 2: Ein spezialisierter Dienstleister, der die gesetzlichen Anforderungen der Aufbewahrungspflicht kennt und einhält, schützt Dein Unternehmen vor Rechtsverstößen.
KRITERIEN EINER ZUSAMMENARBEIT
Wen können wir unterstützen?
Die ideale Voraussetzung, die du erfüllst, damit wir dich unterstützen können: du arbeitest bereits mit Microsoft 365 oder planst die Migration zu Microsoft 365.
Erstintegration oder Mailstore-Anbindung?
MailStore-Integration: Sicheres E-Mail-Archiv für alle journalingfähigen Mailserver
MailStore lässt sich als rechtssicheres Archiv an alle Mailserver mit Journaling-Funktion anbinden – etwa MS 365, Exchange, Google Workspace oder eigene Server. Dein bestehendes Mailsystem bleibt erhalten, eine Migration ist nicht nötig.
1.) Bestehendes Mailsystem bleibt erhalten: Es findet keine Migration statt, sondern eine Ergänzung um die revisionssichere Archivierung.
2.) Automatische E-Mail-Archivierung:Alle ein- und ausgehenden Mails werden per Journaling vollständig ins Archiv übernommen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Revisionssicher bedeutet: E-Mails dürfen nachträglich weder verändert noch gelöscht werden – und alle Änderungen werden lückenlos protokolliert. Damit erfüllst du die Anforderungen der GoBD, DSGVO sowie der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftskorrespondenz.
Immer dann, wenn du keine eigene IT-Infrastruktur betreiben möchtest, deine IT entlasten willst oder rechtlich auf Nummer sicher gehen musst. Die Cloudlösung eignet sich besonders bei Personalengpässen, Homeoffice-Nutzung oder einer anstehenden Microsoft-365-Migration.
Du bist verpflichtet, steuerrelevante E-Mails für bis zu 10 Jahre vollständig, manipulationssicher und jederzeit abrufbar aufzubewahren – gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Ein normales E-Mail-Postfach erfüllt diese Anforderungen nicht.
Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff – und zwar genau so, wie du es vorgibst. Gemeinsam legen wir fest, wer wann und worauf zugreifen darf. Die Zugriffsrechte vergeben wir rollenbasiert – z. B. für IT-Mitarbeiter, Geschäftsführung oder externe Dienstleister wie Steuerberater.
Ja. Unser Modell ist skalierbar und richtet sich gezielt an KMUs. Du erhältst eine vollständige Archivierungslösung mit festem monatlichem Preis – ohne versteckte Zusatzkosten oder Investitionen in Server, Personal oder Wartung.
In der Regel 1–3 Werktage – je nach Datenmenge und System. Wir übernehmen die vollständige Einrichtung und sorgen dafür, dass alle bestehenden Ordnerstrukturen, Benutzerkonten und Kommunikationsverläufe verlustfrei übertragen werden.
ANGEBOT ZUSAMMENGEFASST
Das bekommst du von uns:
- Dein Mailarchiv wird im eigenen Rechenzentrum der MXP GmbH gehostet.
- Automatisches On- und Offboarding von Benutzerkonten bei Personalwechsel im Archivsystem.
- Dein Mailarchiv wird permanent überwacht und bei Systemstörungen wird sofort eingegriffen.
- Jeder Nutzer erhält 100 GB Speicherplatz in der Cloud, um den gesamten E-Mail-Verkehr zu sichern.
- Du erhältst ein komplettes Backup-Konzept, das deinen E-Mail-Verkehr doppelt absichert.
- Rechts- und Haftungsschutz: Wir als Dienstleister haften für dich beim Verstoß gegen die GoBD und Aufbewahrungsrichtlinien.
FAHRPLAN
In diesen Schritten erfolgt eine Zusammenarbeit
Kontaktaufnahmen und Erstgespräch.
Nachdem deine Anfrage eingegangen ist, meldet sich unser IT-Berater innerhalb von 24 Stunden bei dir.
Dein Zeitinvestment: 30 Minuten
Angebotserstellung.
Wir erstellen auf deine unternehmerischen Anforderungen und Situation ein passendes Angebot.
Dein Zeitinvestment: 0 Minuten
Onboarding und Einrichtung.
Im Onboarding fragen wir die wichtigsten Details ab und starten anschließend direkt mit der Einrichtung deines Mailarchivs.
Dein Zeitinvestment: 30-45 Minuten
Fülle im Kontaktforum die geforderten Informationen aus und innerhalb der nächsten 24-Stunden wird sich ein IT-Berater mit dir in Verbindung setzen.
