Dein E-Mail Archiv as a Service

Mailarchiv in der Cloud

  • Skalierbare Kosten pro Postfach
  • Einfache Integration in Microsoft 365
  • Managed Service für On- und Offboarding
  • Hohe Sicherheit in geprüftem Rechenzentrum
  • Optimal geeignet zur Archivierung von E-Rechnungen
  • Erfüllung der GoBD-Anforderungen
  • Migration bestehender Archivsysteme
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E-Mail-Archivierung mit dem MXP Mailstore-E-Mail-Archiv
MXP GmbH – TÜV‑zertifizierten Rechenzentrum: Sichere und performante Cloud‑Lösungen mit Microsoft Modern Work‑Integration

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Revisionssichere
E-Mail-Archivierung
Was ist das?

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Warum Unternehmen ihre E-Mails revisionssicher archivieren müssen

Geschäftliche E-Mails enthalten steuerlich relevante und personenbezogene Informationen. Ohne revisionssichere Archivierung entstehen rechtliche, organisatorische und wirtschaftliche Risiken.

Compliance-Risiko

GoBD und DSGVO stellen Anforderungen an Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung Geschäftskommunikation

Datenverlust

Wenn Mitarbeiter ausscheiden oder E-Mails gelöscht werden, gehen oft wichtige Informationen verloren

Hoher IT-Aufwand

Ohne zentrales Archiv dauern Recherche, Prüfungen und Wiederherstellung unnötig lange

DAS MAILARCHIV IN DER CLOUD

Vorteile Mailarchiv in der Cloud

Mit dem MXP Mailarchiv archivierst du ein- und ausgehende E-Mails zentral, manipulationssicher und rechtskonform – dauerhaft nachvollziehbar, revisionssicher und jederzeit auffindbar, ohne deine laufenden Geschäfts- und IT-Prozesse zu stören.

MXP GmbH – Hosted in Germany: DSGVO‑konforme Hosting‑ und Cloud‑Services in deutschen Rechenzentren mit hoher Sicherheit, Performance und zuverlässigem Support

MXP ist dein MailStore Cloud Partner.

Mit über 40 Spezialisten setzen wir bereits seit 25 Jahren erfolgreich IT-Projekte um.

  • TÜV geprüftes Rechenzentrum in Deutschland
  • Zuverlässige Erfüllung der Anforderungen der GoBD & DSGVO
  • Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
  • Ausfallsicher: 99,9 % Verfügbarkeit
  • Schnelle Suche über E-Mails und Datenanhänge
  • Microsoft 365, Kopano, Google und Workspace
  • Für alle IMAP*- oder POP3*-kompatiblen E-Mail Server
  • Exchange Server 2003-2016
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„Mit unserer MailStore Cloud sind E-Mails sauber und rechtssicher archiviert, Prüfungen laufen entspannter ab und die interne IT hat den Kopf frei für ihre Projekte.“

Roland Berger | Geschäftsführer MXP

Trusted Shops Siegel MXP GmbH: 99% Kundenempfehlungen

Zuverlässig betreut

Über 700 zufriedene MXP Kunden

  • MailStore Mailarchiv

    „Auf der Suche nach einer gesetzeskonformen E-Mail Archivierung bin ich durch die durchweg positiven Bewertungen auf MXP GmbH gestoßen. Vom ersten Telefonat an, dem anschließendem Domainumzug und der Einrichtung des E-Mailarchives wurde ich überaus freundlich, zuvorkommend und mit viel Geduld beraten und betreut.“
    Sissi Polier
    SPIO Special Office UG

  • MXP MailStore Cloud

    „Ich habe mit der MXP GmbH in Bezug auf die Mailarchivierung und die Archivierung von Microsoft 365 zusammengearbeitet und bin rundum zufrieden. Ich kann die MXP GmbH jedem empfehlen, der eine zuverlässige und kompetente Lösung für die Archivierung seiner Daten sucht. Vielen Dank für die tolle Zusammenarbeit!“
    M.
    momentum.

  • Mailarchivierung mit MXP

    „Wir sind ein kleines Unternehmen im Dienstleistungsbereich und sind glücklich, mit MXP GmbH einen tollen Partner gefunden zu haben, in Rahmen der Mailarchivierung. Wir sind rundum zufrieden. Von Anfang an überzeugten sie durch ihre Fachkompetenz und ihre kundenorientierte Arbeitsweise.“
    Natasha Schick
    IDV G.

>1 MRD.

bereits 1 Milliarde E-Mails mit MailStore archiviert

≈12.000

ca. 12.000 Archive erfolgreich eingerichtet

+200

mehr als 200 zufriedene MXP Mailarchiv Kunden

E-Mailarchivierung mit Mailstore in der Cloud

E-MAIL-ARCHIVIERUNG IN DER CLOUD

Mailarchiv mit Mailstore

Mailstore Cloud ist die ideale Wahl für deine E-Mail Lösung, weil es Sicherheit und Effizienz auf höchstem Niveau bietet. Mit Mailstore kannst du sicher sein, dass alle deine E-Mails zuverlässig gesichert werden, was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und Daten verloren gehen könnten. Zudem ermöglicht Mailstore einen schnellen und einfachen Zugriff auf archivierte E-Mails. Darüber hinaus hilft Mailstore, rechtliche Risiken zu minimieren und IT-Kosten zu reduzieren, indem es eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleistet.

Wähle Mailstore für maximale Vorteile und minimale Sorgen.

Features Cloud Mailarchiv

Für die E-Mail-Archivierung gibt es die Möglichkeit entweder ein Standalone Cloud E-Mail-Archiv oder ein Managed Cloud E-Mail-Archiv zu nutzen. Die folgende Tabelle bietet einen direkten Vergleich der Leistungen beider Optionen:

MXP Standalone MailStore Cloud ArchivMXP Managed MailStore Cloud Archiv
Revisionssichere Archivierung✅✅
Zertifiziertes Rechenzentrum✅✅
Deutsches Rechenzentrum✅✅
Verschlüsselung von Archivinhalten✅✅
Archivspeicher* (10GB / 100GB)✅✅
Tägliche Statusberichte an MXP Ticketsystem❌✅
Aufbewahrungsrichtlinien**❌✅
Vierteljährliche Überprüfung der Konfiguration durch MXP❌✅
Automatische Verlängerung von Dienstprinzipalen❌✅
4-stündige SLA❌✅

*Pro Standalone E-Mail-Archiv ist ein Speicherplatz von 10GB in der Instanz reserviert. Bei Mehrnutzung wird jedes weitere GB mit 0,25€ pro Monat abgerechnet. Pro Managed E-Mail-Archiv ist ein Speicherplatz von 100GB in der Instanz reserviert. Bei Mehrnutzung wird jedes weitere GB mit 0,25€ pro Monat abgerechnet.

**Bei den Aufbewahrungsrichtlinien handelt es sich um einen definierten Zeitraum, in dem die E-Mails in der Archivierungslösung aufbewahrt werden müssen. MXP passt die Aufbewahrungsrichtlinien an den gesetzlich geltenden Standard an.

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Antworten auf deine Fragen

Häufige Fragen
zu Mailarchiv mit MXP

E-Mail-Archivierung nach GoBD

Werden E-Mails nicht archiviert, entspricht das einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht. Das Finanzamt kann Ihnen neben möglichen Strafen hinsichtlich Steuerverkürzung (Paragraph 378 AO) oder Steuerhinterziehung (Paragraph 370, AO) als praktische Maßnahme die Vorsteuerabzugsfähigkeit einschränken. Für KMUs können diese Maßnahmen teuer und sogar existenzbedrohend sein. Für Geschäftsführer kann hier die persönliche Haftung zum Problem werden, wenn Sorgfaltspflichten verletzt wurden.

E-Mail-Archivierung nach DSGVO

Im Zuge der DSGVO ist die E-Mail-Archivierung ein wichtiger Baustein, um die Compliance Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen haben hinsichtlich der technisch organisatorischen Maßnahmen die Pflicht zur Ordnung und Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten. Das E-Mail-Archiv sorgt dafür, dass mögliche Datenschutzverstöße oder Nicht-Beachten von Compliance-Anforderungen im Schriftverkehr aufgedeckt werden.

Werden E-Mails nicht archiviert, entspricht das einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht. Das Finanzamt kann Ihnen neben möglichen Strafen hinsichtlich Steuerverkürzung (Paragraph 378 AO) oder Steuerhinterziehung (Paragraph 370, AO) als praktische Maßnahme die Vorsteuerabzugsfähigkeit einschränken. Für KMUs können diese Maßnahmen teuer und sogar existenzbedrohend sein. Für Geschäftsführer kann hier die persönliche Haftung zum Problem werden, wenn Sorgfaltspflichten verletzt wurden.

Die gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht durch die GoBD betrifft jeglichen digitalen Geschäftsverkehr. Dazu gehören Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Handelsbriefe. Für steuerlich relevante Daten muss sichergestellt sein, dass diese manipulationssicher sind. Das heißt, dass diese E-Mails nachträglich nicht durch den User veränderbar sein dürfen. Hinsichtlich der DSGVO sollte die gesamte E-Mail Kommunikation der Mitarbeiter archiviert werden, damit die Data Governance Regeln eingehalten werden können.

Spätestens mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung sollte den Mitarbeitern untersagt sein, private Nachrichten über das geschäftliche E-Mail Konto zu senden. Da mit der Einführung eines E-Mail-Archivs der gesamte E-Mail Verkehr manipulationssicher gespeichert wird, wird empfohlen die Mitarbeiter dahingehend regelmäßig zu sensibilisieren und zu schulen.

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die DSGVO verpflichten Unternehmen dazu, die Unterlagen von Bewerbern nach einer Frist zu löschen. In der Regel sind die Aufbewahrungsfristen maximal 6 Monate. Daher müssen Prozesse geschaffen werden, die eine Archivierung von Bewerberdaten verhindern. Bewerbungen können beispielsweise nur in einem zentralen Bewerber-Postfach angenommen werden, welches von der Cloud-Archivierung ausgenommen ist. Interne Guidelines verhindern das Weiterleiten von Bewerber-E-Mails unter Mitarbeitern, da sonst die Bewerberdaten in E-Mail Postfächer gelangen, die einem Archiv zugehörig sind.

Eine revisionssichere Archivierung schützt die Daten vor einer Manipulation durch den Benutzer, wie beispielsweise dem Löschen einer E-Mail. Daher werden Kopien des E-Mail Verkehrs immer parallel zum Postfach gespeichert und archiviert. Ein manueller Eingriff in das Archiv ist nicht möglich. So können also eingegangene und ausgegangene E-Mails nicht gelöscht und nicht verändert werden. Die Rechtsgrundlage dazu sind die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.  Demnach müssen aufbewahrungspflichtige elektronische Daten

  • im Original
  • unverlierbar
  • unveränderbar
  • jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • maschinell auswertbar

zur Verfügung stehen. Daher ist z.B. die Outlook eigene Archivierungsfunktion keine revisionssichere Form der Archivierung, da E-Mails beliebig gelöscht und geändert werden können, bevor sie archiviert werden. Im Gegensatz dazu werden die rechtlichen Anforderungen bei der Cloud-Archivierung eingehalten.

Das MXP MailArchiv ist für nahezu jede Infrastruktur einsetzbar. E-Mails werden i.d.R. direkt vom Mailserver heraus archiviert. Somit ist das Archiv unabhängig einsetzbar, egal ob Microsoft 365, Microsoft Exchange, MS Outlook, Thunderbird, Tobit David, Lotus Notes oder andere Clients / Exchange-Server im Einsatz sind. Aus diesem Grund ist auch eine Archivierung unter Mac OSX problemlos möglich. Eine E-Mail-Archivierung, die erst nach dem Mailversand vom Client aus beliefert wird, ist aus Sicht der GOBD nicht rechtskonform.

Mailstore ist die führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen und dient als Grundlage unserer Managed Cloud Service Lösung.

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Hinterlasse uns gleich eine Nachricht oder ruf uns unter +49 (0)821-999 53-20 an – und lass uns gemeinsam durchstarten!

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Beiträge zum E-Mail-Archiv

  • MailStore Cloud und Compliance: DSGVO, GoBD, Revisionssicherheit und Managed Services

    MailStore Cloud und die Managed Compliance-Services von MXP bieten Unternehmen eine zuverlässige Lösung für gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung nach DSGVO und GoBD. Mit automatisiertem Monitoring, On- und Offboarding sowie revisionssicherer Speicherung sind Unternehmen optimal gegen Datenschutzrisiken und rechtliche Prüfungen abgesichert.

  • MailStore Cloud vs. Alternativen

    E-Mails enthalten oft wichtige Informationen, die du sicher und gesetzeskonform aufbewahren musst. Mit MailStore archivierst du deine E-Mails zentral, schützt dich vor Datenverlust und greifst direkt aus Outlook auf dein Archiv zu.

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