Möchte man sein lizenziertes Postfach nicht mehr verwenden bzw. ist dies durch ein anderes ersetzt worden, hat man in Microsoft 365 die Möglichkeit ein bestehendes Postfach in ein freigegebenes Postfach umzuwandeln. So spart man sich Lizenzkosten, wenn man möchte, dass diese Adresse weiterhin erreichbar sein soll oder Emails des Benutzers archiviert werden müssen.

Um ein Postfach umzuwandeln, gehst du wie folgt vor:

  1. Melde dich in deinem Microsoft 365 Admin Center unter https://portal.office.com mit deinem Administrator Account an.
  2. Wähle unter „Benutzer” –> „aktive Benutzer” aus und markiere mit einem Klick das gewünschte Postfach. Nun hast du links die Möglichkeit unter „Email” –> „weitere Aktionen” –> „in ein freigegebenes Postfach umzuwandeln”. Klicke auf „Umwandeln”. Bestätige mit „Ja”.
  3. Das Postfach ist anschließend unter Freigaben sichtbar.
  4. Entferne jetzt die zugewiesene Lizenz.
  5. Später kann dies nach Wunsch auch wieder in ein normales Postfach umgewandelt und lizenziert werden.
ACHTUNG: Sobald das Postfach in ein freigegebenes Postfach umgewandelt und die Lizenz entfernt ist, kann man nur noch über Vollzugriff darauf zugreifen. Um es in Outlook einzubinden, musst du erst das Passwort zurücksetzen. Stelle also sicher, dass ein Benutzer auf dieses Postfach Vollzugriff hat.

Einem Benutzer Vollzugriff auf ein Postfach geben:

  1. Wechsel in das Exchange Admin Center. Dort kannst du mit Doppelklick auf den gewünschten Benutzer klicken. Es öffnet sich ein Fenster.
  2. Wähle unter „Postfachstellvertretung” –> „Vollzugriff” den Benutzer aus, der darauf Zugriff haben soll. Möchtest du in dessen Namen auch Emails verschicken, wähle zusätzlich unter „Senden als” den Benutzer ebenfalls aus. (Es können auch mehrere Benutzer auf ein Postfach Vollzugriff haben.)
Möchtest du ein freigegebenes Postfach erstellen, klickst du im Admin Center unter „Freigaben“ auf das „+“.
Freigegebene Postfächer werden in der Regel für nicht personenbezogene Postfächer erstellt, z.B. bewerbung@deinedomain.de.
Freigaben