Möchte man sein lizenziertes Postfach nicht mehr verwenden bzw. ist dies durch ein anderes ersetzt worden, hat man in Microsoft 365 die Möglichkeit ein bestehendes Postfach in ein freigegebenes Postfach umzuwandeln. So spart man sich Lizenzkosten, wenn man möchte, dass diese Adresse weiterhin erreichbar sein soll oder Emails des Benutzers archiviert werden müssen.
Um ein Postfach umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:
-
Melden Sie sich in Ihrem Microsoft 365 Admin Center unter https://portal.office.com mit ihrem Administrator Account an.
-
Wählen Sie unter „Benutzer” –> „aktive Benutzer” aus und markieren mit einem Klick das gewünschte Postfach. Nun hat man links die Möglichkeit unter „Email” –> „weitere Aktionen” –> „in ein freigegebenes Postfach umzuwandeln”. Klicken sie auf „Umwandeln”. Bestätigen Sie mit „Ja”.
-
Das Postfach ist anschließend unter Freigaben sichtbar.
-
Entfernen Sie jetzt die zugewiesene Lizenz.
-
Später kann dies nach Wunsch auch wieder in ein normales Postfach umgewandelt und lizenziert werden.
Einem Benutzer Vollzugriff auf ein Postfach geben:
-
Wechseln Sie in das Exchange Admin Center. Dort können sie mit Doppelklick auf den gewünschten Benutzer klicken. Es öffnet sich ein Fenster.
-
Wählen Sie unter „Postfachstellvertretung” –> „Vollzugriff” den Benutzer aus, der darauf Zugriff haben soll. Möchten Sie in dessen Namen auch Emails verschicken, wählen Sie zusätzlich unter „Senden als” den Benutzer ebenfalls aus. (Es können auch mehrere Benutzer auf ein Postfach Vollzugriff haben.)
Möchten Sie ein freigegebenes Postfach erstellen klicken Sie im Admin Center unter „Freigaben“ auf das „+“
Freigegebene Postfächer werden in der Regel für nicht personenbezogene Postfächer erstellt, z.B. bewerbung@ihredomain.de
