Intelligente Work Flows zur Automatisierung deiner Prozesse
Steigere deine Produktivität und spare Zeit mit Microsoft Power Automate.Lass die intelligenten Work Flows für dich arbeiten und erspare dir somit den Aufwand, Aufgaben manuell zu erledigen.
Microsoft Power Automate – Automatische Ablage von E-Mails im Sharepoint
Bewerbungen dürfen gesetzlich bis zu 6 Monate gespeichert werden. Deswegen legen wir einen automatisierten Prozess an, um empfangene Bewerbungen für genau diesen Zeitraum zur Verfügung zu haben. Tipp: Achte darauf, dass die Bewerbermails über ein Postfach laufen, das von der revisionssicheren E-Mail Archivierung ausgenommen ist. Sonst können die Löschpflichten nicht eingehalten werden.
Erster Flow
Zuerst wird ein Flow angelegt welcher durch den Eingang einer E-Mail an das spezifische Postfach (Bewerbungspostfach) ausgelöst wird. Diese E-Mail wird konvertiert und dann zusammen mit Text & Anhang in einer Sharepoint-Liste gespeichert.
Zweiter Flow
Danach wird ein zweiter Flow angelegt, welcher einmal täglich selbständig ausgeführt wird. Dieser ist dafür zuständig Elemente aus der Sharepoint-Liste zu löschen, sobald diese älter als 6 Monate sind. Der zweite Flow ruft alle gespeicherten Elemente aus der Sharepoint-Liste ab und überprüft Element für Element ob es älter als 6 Monate ist. Ist das der Fall, wird das Element automatisch gelöscht.
Anhand diesen Beispiels wird deutlich, wie du durch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse in deinem Unternehmen wertvolle Ressourcen sparen und effektiver arbeiten kannst.
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