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DEIN E-MAIL ARCHIV AS A SERVICE
Mailarchiv in der Cloud
- Skalierbare Kosten pro Postfach
- Einfache Integration in Microsoft 365
- Managed Service für On- und Offboarding
- Hohe Sicherheit in geprüftem Rechenzentrum
- Optimal geeignet zur Archivierung von E-Rechnungen
- Erfüllung der GoBD-Anforderungen
- Migration bestehender Archivsysteme
SICHER BETREUT
Über 400 zufriedene Kunden
Auf der Suche nach einer gesetzeskonformen E-Mail Archivierung bin ich durch die durchweg positiven Bewertungen auf MXP GmbH gestoßen. Vom ersten Telefonat an, dem anschließendem Domainumzug und der Einrichtung des E-Mailarchives wurde ich überaus freundlich, zuvorkommend und mit viel Geduld beraten und betreut.
Sissi Polier
SPIO Special Office UG
MXP hat uns bzgl. Microsoft 365 Migration und Mailstore beraten. Insbesondere die Vorteile der Mailstore Cloud haben uns schnell überzeugt. Das Projekt wurde innerhalb weniger Tage umgesetzt. Die Beratung ist top und die Qualität überzeugend. Danke!
Günter Steinhart
Geschäftsführer & Inhaber Steinhart Watches GmbH
Revisionssichere E-Mail-Archivierung - Was ist das?
DAS MAILARCHIV IN DER CLOUD
Mit dem MXP Mailarchiv schnell, einfach und revisionssicher
Mit MXP kannst du deine E-Mails einfach und sicher in der Cloud archivieren. Du kannst über Outlook, Webbrowser oder Client auf dein Archiv zugreifen und schnell finden, was du suchst. Deine Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, das EU-Datenschutzkonform ist. Die E-Mail-Archivierung ist in wenigen Tagen erledigt, ohne deine Geschäfts- und IT-Prozesse zu stören.
DAS MAILARCHIV IN DER CLOUD
Vorteile Mailarchiv in der Cloud
- TÜV geprüftes Rechenzentrum in Deutschland
- Zuverlässige Erfüllung der Anforderungen der GoBD & DSGVO
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- Ausfallsicher: 99,9 % Verfügbarkeit
- Schnelle Suche über E-Mails und Datenanhänge
- Microsoft 365, Kopano, Google und Workspace
- Für alle IMAP*- oder POP3*-kompatiblen E-Mail Server
- Exchange Server 2003-2016
E-MAIL-ARCHIVIERUNG IN DER CLOUD
Mailarchiv mit Mailstore
Mailstore ist die ideale Wahl für deine E-Mail Cloud Lösung, weil es Sicherheit und Effizienz auf höchstem Niveau bietet. Mit Mailstore kannst du sicher sein, dass alle deine E-Mails zuverlässig gesichert werden, was besonders wichtig ist, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und Daten verloren gehen könnten. Zudem ermöglicht Mailstore einen schnellen und einfachen Zugriff auf archivierte E-Mails. Darüber hinaus hilft Mailstore, rechtliche Risiken zu minimieren und IT-Kosten zu reduzieren, indem es eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleistet.
Wähle Mailstore für maximale Vorteile und minimale Sorgen.
Features Cloud Mailarchiv
Für die E-Mail-Archivierung gibt es die Möglichkeit entweder ein Standalone Cloud E-Mail-Archiv oder ein Managed Cloud E-Mail-Archiv zu nutzen. Die folgende Tabelle bietet einen direkten Vergleich der Leistungen beider Optionen:
| Standalone Cloud E-Mail-Archiv | Managed Cloud E-Mail-Archiv | |
|---|---|---|
| Revisionssichere Archivierung | ✅ | ✅ |
| Zertifiziertes Rechenzentrum | ✅ | ✅ |
| Deutsches Rechenzentrum | ✅ | ✅ |
| Verschlüsselung von Archivinhalten | ✅ | ✅ |
| Archivspeicher* | 10 GB | 100 GB |
| Tägliche Statusberichte an MXP Ticketsystem | ❌ | ✅ |
| Aufbewahrungsrichtlinien** | ❌ | ✅ |
| Vierteljährliche Überprüfung der Konfiguration durch MXP | ❌ | ✅ |
| Automatische Verlängerung von Dienstprinzipalen | ❌ | ✅ |
| 4-stündige Interventionszeit | ❌ | ✅ |
*Pro Standalone E-Mail-Archiv ist ein Speicherplatz von 10GB in der Instanz reserviert. Bei Mehrnutzung wird jedes weitere GB mit 0,25€ pro Monat abgerechnet. Pro Managed E-Mail-Archiv ist ein Speicherplatz von 100GB in der Instanz reserviert. Bei Mehrnutzung wird jedes weitere GB mit 0,25€ pro Monat abgerechnet.
**Bei den Aufbewahrungsrichtlinien handelt es sich um einen definierten Zeitraum, in dem die E-Mails in der Archivierungslösung aufbewahrt werden müssen. MXP passt die Aufbewahrungsrichtlinien an den gesetzlich geltenden Standard an.
FAQ Mailarchiv
Du hast Fragen zur Cloud E-Mail-Archivierung? Lese hier die häufigsten Fragen oder sende uns eine Anfrage.
E-Mail-Archivierung nach GoBD
Die Pflicht zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung ergibt sich aus der seit 01. Januar 2017 geltenden GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Regelung löst die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2001 ab. Digitale Geschäftsunterlagen müssen seitdem für sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden.
E-Mail-Archivierung nach DSGVO
Im Zuge der DSGVO ist die E-Mail-Archivierung ein wichtiger Baustein, um die Compliance Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen haben hinsichtlich der technisch organisatorischen Maßnahmen die Pflicht zur Ordnung und Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten. Das E-Mail-Archiv sorgt dafür, dass mögliche Datenschutzverstöße oder Nicht-Beachten von Compliance-Anforderungen im Schriftverkehr aufgedeckt werden.
Werden E-Mails nicht archiviert, entspricht das einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht. Das Finanzamt kann Ihnen neben möglichen Strafen hinsichtlich Steuerverkürzung (Paragraph 378 AO) oder Steuerhinterziehung (Paragraph 370, AO) als praktische Maßnahme die Vorsteuerabzugsfähigkeit einschränken. Für KMUs können diese Maßnahmen teuer und sogar existenzbedrohend sein. Für Geschäftsführer kann hier die persönliche Haftung zum Problem werden, wenn Sorgfaltspflichten verletzt wurden.
Die gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht durch die GoBD betrifft jeglichen digitalen Geschäftsverkehr. Dazu gehören Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Handelsbriefe. Für steuerlich relevante Daten muss sichergestellt sein, dass diese manipulationssicher sind. Das heißt, dass diese E-Mails nachträglich nicht durch den User veränderbar sein dürfen. Hinsichtlich der DSGVO sollte die gesamte E-Mail Kommunikation der Mitarbeiter archiviert werden, damit die Data Governance Regeln eingehalten werden können.
Spätestens mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung sollte den Mitarbeitern untersagt sein, private Nachrichten über das geschäftliche E-Mail Konto zu senden. Da mit der Einführung eines E-Mail-Archivs der gesamte E-Mail Verkehr manipulationssicher gespeichert wird, wird empfohlen die Mitarbeiter dahingehend regelmäßig zu sensibilisieren und zu schulen.
Die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die DSGVO verpflichten Unternehmen dazu, die Unterlagen von Bewerbern nach einer Frist zu löschen. In der Regel sind die Aufbewahrungsfristen maximal 6 Monate. Daher müssen Prozesse geschaffen werden, die eine Archivierung von Bewerberdaten verhindern. Bewerbungen können beispielsweise nur in einem zentralen Bewerber-Postfach angenommen werden, welches von der Cloud-Archivierung ausgenommen ist. Interne Guidelines verhindern das Weiterleiten von Bewerber-E-Mails unter Mitarbeitern, da sonst die Bewerberdaten in E-Mail Postfächer gelangen, die einem Archiv zugehörig sind.
Eine revisionssichere Archivierung schützt die Daten vor einer Manipulation durch den Benutzer, wie beispielsweise dem Löschen einer E-Mail. Daher werden Kopien des E-Mail Verkehrs immer parallel zum Postfach gespeichert und archiviert. Ein manueller Eingriff in das Archiv ist nicht möglich. So können also eingegangene und ausgegangene E-Mails nicht gelöscht und nicht verändert werden. Die Rechtsgrundlage dazu sind die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Demnach müssen aufbewahrungspflichtige elektronische Daten
- im Original
- unverlierbar
- unveränderbar
- jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
- maschinell auswertbar
Das MXP MailArchiv ist für nahezu jede Infrastruktur einsetzbar. E-Mails werden i.d.R. direkt vom Mailserver heraus archiviert. Somit ist das Archiv unabhängig einsetzbar, egal ob Microsoft 365, Microsoft Exchange, MS Outlook, Thunderbird, Tobit David, Lotus Notes oder andere Clients / Exchange-Server im Einsatz sind. Aus diesem Grund ist auch eine Archivierung unter Mac OSX problemlos möglich. Eine E-Mail-Archivierung, die erst nach dem Mailversand vom Client aus beliefert wird, ist aus Sicht der GOBD nicht rechtskonform.
Mailstore ist die führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen und dient als Grundlage unserer Managed Cloud Service Lösung.
Oder schicke uns eine Nachricht über das Formular. Unser Salesteam ist täglich von 9.00 Uhr bis 17.00 Uhr für dich da. Bei einer Angebotsanfrage nehmen wir innerhalb eines Werktags Kontakt zu dir auf.
BESTENS INFORMIERT
Beiträge zum E-Mail-Archiv
Zusätzlich zur Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen besteht auch eine Archivierungspflicht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen revisionssicher archiviert und dabei für jeden zugänglich sind. Dieser Beitrag beschreibt die Archivierung von E-Rechnungen genauer.
E-Mails sind heute das essentielle Medium, wenn es um Geschäftskorrespondenz geht. Da es sich jedoch um relevante Geschäftsvorgänge handelt, unterliegt der Mailverkehr klaren Regeln – insbesondere bezüglich der Archivierung. Diese sind keine Empfehlung, sondern rechtlich verpflichtend.
Häufig gibt es Diskussionen über die Unterscheidung zwischen E-Mail Backup und E-Mail-Archivierung. Während beide Praktiken zwar dazu dienen, deine Daten zu sichern und organisieren, gibt es doch entscheidende Differenzen zwischen ihnen, auf welche wir in diesem Beitrag eingehen werden.
