Welche gesetzliche Grundlage besteht für die E-Mail-Archivierung?

E-MAIL-ARCHIVIERUNG NACH GOBD Die Pflicht zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung ergibt sich aus der seit 01. Januar 2017 geltenden GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Regelung löst die GDPdU, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2001 ab. Digitale Geschäftsunterlagen müssen seitdem für sechs bis zehn Jahre digital archiviert werden. E-MAIL-ARCHIVIERUNG NACH DSGVO Im Zuge der DSGVO ist die E-Mail-Archivierung ein wichtiger Baustein, um die Compliance Anforderungen zu erfüllen. Unternehmen haben hinsichtlich der technisch organisatorischen Maßnahmen die Pflicht zur Ordnung und Transparenz beim Umgang mit personenbezogenen Daten. Das E-Mail-Archiv sorgt dafür, dass mögliche Datenschutzverstöße oder Nicht-Beachten von Compliance-Anforderungen im Schriftverkehr aufgedeckt werden.

Welche Folgen hat es wenn E-Mails nicht archiviert werden?

Werden E-Mails nicht archiviert, entspricht das einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht. Das Finanzamt kann Ihnen neben möglichen Strafen hinsichtlich Steuerverkürzung (Paragraph 378 AO) oder Steuerhinterziehung (Paragraph 370, AO) als praktische Maßnahme die Vorsteuerabzugsfähigkeit einschränken. Für KMUs können diese Maßnahmen teuer und sogar existenzbedrohend sein. Für Geschäftsführer kann hier die persönliche Haftung zum Problem werden, wenn Sorgfaltspflichten verletzt wurden.

Welche geschäftlichen Unterlagen müssen archiviert werden?

Die gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht durch die GoBD betrifft jeglichen digitalen Geschäftsverkehr. Dazu gehören Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Handelsbriefe. Für steuerlich relevante Daten muss sichergestellt sein, dass diese manipulationssicher sind. Das heißt, dass diese E-Mails nachträglich nicht durch den User veränderbar sein dürfen. Hinsichtlich der DSGVO sollte die gesamte E-Mail Kommunikation der Mitarbeiter archiviert werden, damit die Data Governance Regeln eingehalten werden können.

E-Mail-Archivierung: Private E-Mail Nutzung und Datenschutz

Spätestens mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung sollte den Mitarbeitern untersagt sein, private Nachrichten über das geschäftliche E-Mail Konto zu senden. Da mit der Einführung eines E-Mail-Archivs der gesamte E-Mail Verkehr manipulationssicher gespeichert wird, wird empfohlen die Mitarbeiter dahingehend regelmäßig zu sensibilisieren und zu schulen.

Dürfen E-Mails von Bewerbern archiviert werden?

Die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die DSGVO verpflichten Unternehmen dazu, die Unterlagen von Bewerbern nach einer Frist zu löschen. In der Regel sind die Aufbewahrungsfristen maximal 6 Monate. Daher müssen Prozesse geschaffen werden, die eine Archivierung von Bewerberdaten verhindern. Bewerbungen können beispielsweise nur in einem zentralen Bewerber-Postfach angenommen werden, welches von der Cloud-Archivierung ausgenommen ist. Interne Guidelines verhindern das Weiterleiten von Bewerber-E-Mails unter Mitarbeitern, da sonst die Bewerberdaten in E-Mail Postfächer gelangen, die einem Archiv zugehörig sind.

Welche Systemvoraussetzungen werden für den Einsatz des Cloud-Archivs benötigt?

Das MXP MailArchiv ist für nahezu jede Infrastruktur einsetzbar. E-Mails werden i.d.R. direkt vom Mailserver heraus archiviert. Somit ist das Archiv unabhängig einsetzbar, egal ob Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, MS Outlook, Thunderbird, Tobit David, Lotus Notes oder andere Clients / Exchange-Server im Einsatz sind. Aus diesem Grund ist auch eine Archivierung unter Mac OSX problemlos möglich. Eine E-Mail-Archivierung, die erst nach dem Mailversand vom Client aus beliefert wird, ist aus Sicht der GOBD nicht rechtskonform.

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MailStore ist die führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen und dient als Grundlage unserer Managed Cloud Service Lösung.

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Mit dem MXP E-Mail-Archiv können Unternehmen auf einfache Art und Weise ihrer Pflicht der revisionssicheren E-Mail-Archivierung nachkommen und dabei alle Vorteile moderner Archivierungssysteme nutzen. Dazu speichert das Mailarchiv Kopien aller E-Mails rechtssicher und stellt die Sicherheit und Verfügbarkeit über viele Jahre hinweg sicher.

Mailarchiv Revisionssichere E-Mail Archivierung

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Die Umsetzung der E-Mail-Archivierung führen wir in wenigen Tagen durch. Die Geschäfts- und IT-Prozesse werden dabei nicht beeinträchtigt.

Features und Preise

Standalone Cloud-E-Mail-Archiv

Leistungen

Managed Cloud-E-Mail-Archiv

Leistungen

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Zertifiziertes Rechenzentrum

Deutsches Rechenzentrum

Verschlüsselung von Archivinhalten

Archivspeicher** (10GB / 100GB)

Tägliche Statusberichte an MXP Ticketsystem

Aufbewahrungsrichtlinien***

Vierteljährliche Überprüfung der Konfiguration durch MXP

Automatische Verlängerung von Dienstprinzipalen

4-stündige Interventionszeit

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Bis 10 Archive

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*zzgl. 5,00€ Instanzgebühr pro Mandant/Monat, zzgl. gesetzlicher MwSt., zzgl. einmaliger Einrichtungsgebühr

Monatliche Zahlungsweise nach tatsächlich genutzten Lizenzen/Archiven. Laufzeit 1 Monat, Verlängerung jeweils um 1 Monat, sofern der Vertrag nicht 1 Monat vor Ablauf gekündigt wurde.

**Pro Standalone E-Mail-Archiv ist ein Speicherplatz von 10GB in der Instanz reserviert. Bei Mehrnutzung wird jedes weitere GB mit 0,25€ pro Monat abgerechnet. Pro Managed E-Mail-Archiv ist ein Speicherplatz von 100GB in der Instanz reserviert. Bei Mehrnutzung wird jedes weitere GB mit 0,25€ pro Monat abgerechnet.

***Bei den Aufbewahrungsrichtlinien handelt es sich um einen definierten Zeitraum, in dem die E-Mails in der Archivierungslösung aufbewahrt werden müssen. MXP passt die Aufbewahrungsrichtlinien an den gesetzlich geltenden Standard an.

FAQ E-Mail-Archivierung

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Hier geht es zu unseren Mailarchiv FAQs.

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Die Pflicht zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung ergibt sich aus der seit 01. Januar 2017 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Seitdem müssen digitale Geschäftsunterlagen für sechs bis zehn Jahre digital und revisionssicher archiviert werden. Alle wichtigen Informationen rund um die E-Mail-Archivierung, findest Du in unserer Broschüre.

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten um auf Dein Cloud E-Mail Archiv zuzugreifen. Von Browser, über Desktop Client bis hin zum Outlook Add-In – wir zeigen Dir wie Du jeweils Zugriff auf Dein Archiv bekommst.