E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln in Unternehmen und enthalten häufig wichtige Informationen, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Während einfache Backups oft nicht ausreichen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, bietet die professionelle E-Mail-Archivierung eine Lösung: Sie schützt vor Datenverlust, entlastet den E-Mail-Server und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf archivierte Nachrichten – und erfüllt dabei die rechtlichen Vorgaben.
MailStore was ist das?
MailStore ist eine leistungsstarke Softwarelösung zur E-Mail-Archivierung, die speziell für Unternehmen entwickelt wurde. Ihr Ziel ist es, E-Mails sicher, zentral und rechtssicher zu archivieren.
Ein zentraler rechtlicher Aspekt ist die Revisionssicherheit. Diese verlangt, dass E-Mails im Originalzustand gespeichert werden, bevor eine nachträgliche Veränderung möglich ist. MailStore erfüllt diese Anforderung, indem E-Mails bereits vor ihrer Zustellung an den Empfänger archiviert werden.
Dazu wird MailStore direkt an das E-Mail-Programm des Unternehmens angebunden. Voraussetzung ist, dass das E-Mail-Programm journalingfähig ist. Das bedeutet, es muss E-Mails automatisch protokollieren und separat speichern können. Zu solchen journalingfähigen Programmen zählen unter anderem Microsoft Outlook, Exchange und Google Workspace.
Welche Funktionen bietet MailStore?
Durchdachte Funktionen ermöglichen eine effiziente und komfortable Umsetzung der professionellen E-Mail-Archivierung im Unternehmen. Mit MailStore bleibt die E-Mail-Kommunikation jederzeit übersichtlich, sicher und entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Welche konkreten Funktionen dabei besonders überzeugen, zeigt die folgende Übersicht:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Automatische Archivierung | E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern und PST-Dateien werden automatisch archiviert. |
| Rechtssichere Aufbewahrung | Erfüllt gesetzliche Aufbewahrungsfristen und schützt vor Datenverlust. |
| Volltextsuche | Schnelles Finden jeder E-Mail, auch in großen Archiven. |
| Speicheroptimierung | De-Duplizierung und Komprimierung reduzieren den Speicherbedarf. |
| Flexible Wiederherstellung | Archivierte E-Mails lassen sich jederzeit einfach wiederherstellen. |
| Zugriffsrechte | Detaillierte Benutzer- und Rechteverwaltung für Sicherheit und Datenschutz. |
Wer MailStore im Webbrowser öffnet, gelangt direkt zur Volltextsuche. Zahlreiche Filter erleichtern die Suche, sodass jede E-Mail schnell gefunden werden kann. So sieht der Webzugang aus:
MailStore Integration in Outlook
Über diese Funktionen hinaus bietet MailStore ein weiteres praktisches Feature: Die E-Mail-Archivierung Software lässt sich nahtlos in Microsoft Outlook integrieren. Dank eines Add-Ins können Anwender direkt aus Outlook heraus auf das MailStore-Archiv zugreifen. Das bedeutet, dass archivierte E-Mails genauso einfach durchsucht und wiederhergestellt werden können wie normale E-Mails im Posteingang.
Diese Integration erleichtert den Arbeitsalltag erheblich, da keine separate Software geöffnet werden muss. Archivierte E-Mails sind sofort verfügbar, was die Produktivität steigert und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben unterstützt.
Vorteile von MailStore für Unternehmen im Überblick
Die Nutzung von MailStore bietet zahlreiche Vorteile:
1. Rechtssichere Archivierung
Alle E-Mails werden vollständig, originalgetreu und manipulationssicher archiviert, sodass Unternehmen sämtliche rechtlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zuverlässig erfüllen können.
2. Schnelle Volltextsuche
Dank leistungsfähiger Suchindizes ermöglicht MailStore eine besonders schnelle Volltextsuche über das gesamte Archiv, selbst bei sehr großen Datenmengen – Suchvorgänge dauern in der Regel nur Sekundenbruchteile.
3. Speicherplatzersparnis
Durch die Komprimierung von Anhängen und die De-Duplizierung identischer Inhalte belegen archivierte E-Mails im Schnitt bis zu 70 % weniger Speicherplatz als auf dem ursprünglichen E-Mail-Server.
4. Schutz vor Datenverlust
E-Mails werden unabhängig von den Postfächern archiviert, sodass sie auch nach versehentlichem Löschen oder einem Ausfall des E-Mail-Servers weiterhin sicher verfügbar bleiben.
5. Einfache Integration
MailStore lässt sich nahtlos in Microsoft Outlook sowie in E-Mail-Systeme wie Exchange und Google Workspace integrieren, wodurch Anwender direkt aus ihrer gewohnten Umgebung auf das Archiv zugreifen können.
6. Flexible Skalierbarkeit
Die integrierte Speichertechnologie von MailStore ermöglicht es, das Archiv flexibel zu erweitern und wachsende E-Mail-Volumen effizient zu verwalten, sodass die Lösung für kleine Unternehmen ebenso geeignet ist wie für größere.
MailStore in der Cloud als Managed Service
Statt MailStore auf eigenen Servern vor Ort zu installieren und selbst zu verwalten, können Unternehmen die Archivierung auch als Managed Service nutzen – zum Beispiel über MXP in der Cloud. Das entlastet die eigene IT, da Wartung, Updates und Backups vom Dienstleister übernommen werden. Gerade für Unternehmen ohne große IT-Abteilung ist die Managed Service ein praktisches Angebot, um die E-Mail-Archivierung einfach und sicher umzusetzen.
Welche MailStore-Variante am besten zu einem Unternehmen passt, ob die Cloud-Lösung oder die Installation auf eigenen Servern, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die beiden Versionen unterscheiden sich zum Beispiel beim Aufwand für Wartung, beim Umgang mit den Daten sowie bei den Kosten. Wer ganz genau wissen möchte, was die Unterschiede sind und warum die Managed Cloud-Lösung von MXP für viele Firmen besonders praktisch ist, kann das verständlich und übersichtlich im Blogbeitrag MailStore Cloud vs. MailStore Server nachlesen.
Fazit: Warum MailStore die richtige Wahl ist
Als vielseitige und bewährte Lösung für die E-Mail-Archivierung unterstützt MailStore Unternehmen dabei, ihre E-Mail-Kommunikation sicher, effizient und rechtssicher zu verwalten. Die Integration in Outlook macht die Nutzung besonders komfortabel. Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Reduzierung von Speicherplatzkosten ist MailStore eine Investition, die sich für Unternehmen jeder Größe lohnt.
Die MXP MailStore Cloud bietet als „Mailstore as a Service“ eine flexible und einfache Möglichkeit, deine E-Mail-Archivierung ohne eigene Infrastruktur durchzuführen.
