Häufig gibt es Diskussionen über die Unterscheidung zwischen E-Mail Backup und E-Mail-Archivierung. Während beide Praktiken zwar dazu dienen, deine Daten zu sichern und organisieren, gibt es doch entscheidende Differenzen zwischen ihnen, auf welche wir in diesem Beitrag eingehen werden.

E-Mails stellen ein zentrales Kommunikationsmittel in Unternehmen dar. In einer aktuellen Hornetsecurity Analyse von über 45 Mrd. E-Mails zeigt sich, dass 36,4 % “unerwünscht” sind. Erfahre in diesem Beitrag, wie du dich gegen Phishing-Mails schützen kannst und wie dich Hornetsecurity dabei unterstützt.

E-Mails sind heute das essentielle Medium, wenn es um Geschäftskorrespondenz geht. Da es sich jedoch um relevante Geschäftsvorgänge handelt, unterliegt der Mailverkehr klaren Regeln – insbesondere bezüglich der Archivierung. Diese sind keine Empfehlung, sondern rechtlich verpflichtend.

Als Unternehmer in Deutschland bist du dafür verantwortlich (und im Zweifel auch haftbar), sämtliche E-Mails, insbesondere diejenigen, die (steuerrelevante) Geschäftsprozesse abbilden, rechtssicher zu archivieren. Ohne professionelles Know-How wird das nur durch E-Mail-Journaling möglich sein.

In den allermeisten Unternehmen läuft die Kommunikation inzwischen fast ausschließlich digital. Der digitale Schriftverkehr will jedoch sauber archiviert sein – aus praktischen Erwägungen, um Vorgänge auch nach Monaten und Jahren nachvollziehen zu können, und aus rechtlichen Gründen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten um auf dein Cloud E-Mail Archiv zuzugreifen. Mac Usern steht der Zugriff auf das Archiv via Browser zur Verfügung. Windows User können zusätzlich über einen Desktop Client sowie ein Outlook Add-In auf das Archiv zugreifen. Wir zeigen dir, wie es jeweils funktioniert.