E-Mail-Archivierung ist nach den GoBD für alle Unternehmen verpflichtend. Lexware-Nutzer können das Lexware DMS als Zusatzmodul buchen, das eine integrierte E-Mail-Archivierung enthält, oder eine eigenständige Lösung wie MailStore verwenden, eventuell kombiniert mit einem separaten DMS. Dieser Beitrag vergleicht beide Wege und hilft dir, die richtige Lösung für dein Unternehmen zu finden.
Die beiden Wege zur E-Mail-Archivierung im Lexware-Umfeld
Die E-Mail-Archivierung kann im Lexware-Umfeld entweder direkt über das integrierte Dokumentenmanagement-System (DMS) von Lexware oder über die MailStore Cloud-Lösung erfolgen. Dieser Vergleich zeigt die Unterschiede zwischen den beiden Varianten übersichtlich auf.
| Aspekt | Lexware Archivierung | MailStore Cloud |
|---|---|---|
| Integration | Komplettes DMS aus einer Hand, E-Mails, Belege und Dokumente direkt in Lexware | E-Mail-Archivierung als eigenständige Lösung, DMS ggf. separat |
| Archivierungstechnik | IMAP-basiert: Du wählst aus, welche Ordner archiviert werden, Mails vor Archivierung löschbar | Journaling: Lückenlose Archivierung aller Mails beim Versand/Eingang |
| Compliance | GoBD- und DSGVO-konform für aus Lexware erzeugte/archivierte Daten | Höchste Compliance, manipulationssichere Archivierung, Softwarewechsel unproblematisch |
| Nutzerverwaltung | Zentral über Lexware-Konsole | Flexibel über Cloud-Konsole, Active Directory oder Microsoft 365 |
| Wechselmöglichkeit | Export und Neuaufbau bei Wechsel erforderlich | Archiv bleibt unabhängig bestehen, einfache Migration möglich |
| Dokumentenmanagement | Zentral alle Dokumente und E-Mails | Flexible Anbindung an verschiedene DMS-Lösungen |
Vorteile der Lexware DMS
Vorteile der MailStore Cloud Lösung
- Vollintegrierte Lösung, die E-Mails, Belege und Dokumente direkt im System verwaltet
- Optimierte Abläufe und schnelles Wiederfinden aller relevanten Daten
- Einfache Bedienung und Verwaltung über bekannte Lexware-Oberfläche
- Direktes, manipulationssicheres Archivieren per Journaling beim Senden und Empfangen
- Kombination mit spezialisiertem DMS möglich, passend zu individuellen Anforderungen
- Einfacher Systemwechsel, nachhaltige Compliance und höchste Rechtssicherheit
Entscheidungskriterien: Deine optimale Wahl
Bist du unsicher, welche Lösung besser zu deinem Unternehmen passt? Hier werden die wichtigsten Entscheidungskriterien zwischen Lexware DMS und MailStore Cloud direkt miteinander verglichen.
| Kriterium | Lexware DMS & E-Mail-Archiv | MailStore Cloud & separates DMS |
|---|---|---|
| Zentrale Nutzung von Lexware? | Perfekt integriert | Dokumentenmanagement ggf. an anderer Stelle |
| Hohe Prüfungs- und Compliance-Anforderungen? | GoBD-konform, aber weniger manipulationssicher | Maximale Sicherheiten, GoBD-Exzellenz |
| Geplanter Softwarewechsel? | Aufwand für Export und Neuaufbau | Archiv bleibt bestehen, einfache Migration möglich |
| Steuerung von Dokumenten & E-Mails | Alles in Lexware zentral | Flexibel mit externem oder eigenem DMS |
| Hybride IT oder diverse Systeme? | Eingeschränkt flexibel | Sehr flexibel und multi-systemfähig |
Zielgruppen für Lexware DMS und MailStore Cloud
Lexware DMS zur E-Mail-Archivierung
- Zentrale Verwaltung von Dokumenten und E-Mails in Lexware gewünscht
- Kleine und mittlere Unternehmen mit überschaubarer IT-Struktur
- Fokus auf Einfachheit, vertraute Arbeitsumgebung und Integration in andere Lexware-Module
E-Mail-Archivierung mit der MailStore Cloud
- Hohe Anforderungen an Rechtssicherheit und Compliance
- Unternehmen mit komplexen oder hybriden IT-Landschaften
- Bedarf an flexibler Migration, Multi-Systemfähigkeit und standortübergreifender Nutzung
- Größere Firmen oder wachsende Unternehmen mit wechselnden Software-Systemen
Weiterführende Links
E-Mail-Archivierung: Die rechtlichen Grundlagen (Lexware): https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/e-mail-archivierung/
Unterschied Journaling vs. Postfacharchivierung (MailStore): https://www.mailstore.com/de/blog/journaling-vs-postfacharchiverung/
Praxisratgeber: Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (MXP): https://www.mxp.de/wie-du-e-mails-einfach-und-rechtssicher-archivierst/
Fazit: Für welche Lexware-Nutzer lohnt sich was?
Wenn du alle geschäftlichen Vorgänge zentral in Lexware abwickelst und eine einfache, integrierte Lösung bevorzugst, ist das Lexware DMS mit E-Mail-Archivierung für dich optimal. Benötigst du maximale Rechtssicherheit, willst flexibel bleiben für zukünftige Systemwechsel oder hast eine komplexe IT-Landschaft, dann ist MailStore Cloud mit separatem DMS die bessere Wahl. Individuelle Beratung hilft dabei, die optimale Archivierungslösung passend zu deinen Unternehmensanforderungen zu finden.
