Wie du E-Mails einfach und rechtssicher archivierst (GoBD)

Die rechtliche Grundlage der E-Mail-Archivierung bilden die GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die GoBD verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten und Geschäftskorrespondenz so zu archivieren, sodass sie vor Manipulation geschützt und jederzeit nachvollziehbar sind. Dies dient dem Schutz der Privatsphäre der Betroffenen und stellt sicher, dass im Falle einer rechtlichen Überprüfung alle relevanten Informationen in einer verlässlichen Form zur Verfügung stehen. Außerdem regelt natürlich das Steuerrecht sowie das Handelsgesetzbuch (HGB) Art und Dauer der Archivierung von E-Mails.

Auf den ersten Blick könnte ein Widerspruch vermutet werden zwischen der Pflicht zur E-Mail Archivierung – und damit sämtlicher enthaltener persönlicher Daten – und der DSGVO, die ja gerade den Schutz, sogar das Recht auf Löschung solcher Daten, beinhaltet. Aber das ist eben nur der erste Blick. Hier „siegt” sozusagen die gesetzliche Pflicht zur Archivierung – und selbst einem Gesuch nach Löschung der eigenen Daten darf innerhalb des E-Mail Archivs i.d.R. nicht nachgekommen werden. Einen Sonderfall bilden jedoch Bewerber-E-Mails, die nach Ablauf einer zeitlichen Frist vollständig gelöscht werden müssen.

Bei der Auswahl eines Anbieters für die revisionssichere E-Mail-Archivierung sollten Unternehmen zunächst eine strategische Entscheidung treffen: Bevorzugen sie die Kontrolle und Anpassungsfähigkeit einer eigenen Infrastruktur oder die Flexibilität und Skalierbarkeit eines Cloud-basierten Software-as-a-Service (SaaS)-Produkts? Diese Wahl beeinflusst maßgeblich die weiteren Kriterien wie Kosten, Wartungsaufwand und langfristige Datenverwaltung. Es ist essenziell, dass der gewählte Dienst nicht nur den rechtlichen Anforderungen entspricht, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf Speicherdauer, Zugriffsmöglichkeiten und Datensicherheit erfüllt. Darüber hinaus sollte die Möglichkeit bestehen, im Falle einer Geschäftsaufgabe die archivierten Daten problemlos in eine Offline-Lösung zu überführen. Eine sorgfältige Prüfung der Servicevereinbarungen und Datenschutzrichtlinien der Anbieter ist daher unerlässlich, um eine fundierte und zukunftssichere Entscheidung zu treffen.