E-Mail Archivierungspflicht nach GoBD
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E-Mail-Archivierung
Wie müssen die E-Mails archiviert werden?
- Vollständige und unveränderte Sicherung in einem zentralen, sicheren Archiv.
- Automatische und kontinuierliche Archivierung, um Datenverlust zu vermeiden.
- Manipulationssichere Archivierung mit beschränktem Zugriff auf autorisierte Personen.
- Archivierung der E-Mails für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer, wobei effiziente Such- und Wiederherstellungsfunktionen zur Verfügung stehen sollen.
- Der gesamte Archivierungsprozess muss dokumentiert werden.
Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?
- Geschäftliche Korrespondenz (Schriftverkehr im Rahmen der betrieblichen oder geschäftlichen Tätigkeit eines Unternehmens): ca. 6-10 Jahre
- Finanz- und Buchhaltungsdokumente (alle Dokumente im Rahmen der finanziellen und buchhalterischen Tätigkeit eines Unternehmens): ca. 6 Jahre
- Handels- und Geschäftsbriefe (alles Dokumente im Rahmen der geschäftlicher Tätigkeiten eines Unternehmens): ca. 6-10 Jahre
Wie funktioniert die E-Mail Archivierung?
E-Mailarchivierung in der Cloud
On-Premises-Lösung | Cloud-Lösung |
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Die Archiv-Daten werden lokal gespeichert | Die Archiv-Daten werden in einem externen Rechenzentrum beim Anbieter gespeichert |
Höhere Verantwortung für das Unternehmen über die physische Sicherheit der Daten | Die Sicherheitsmaßnahmen und Standards liegen in der Verantwortung des Cloud-Anbieters |
Es wird eine eigene IT-Infrastruktur bestehend aus Hardware, Software und Datensicherung benötigt | Der Managed-Service-Provider stellt die nötige IT-Infrastruktur zur Verfügung |
Speicherplatz durch physische Hardware begrenzt | Skalierbarkeit: der Speicherplatz wird nach Bedarf erweitert |
Potenziell höhere Investitionen und laufende Wartungskosten | Planbare und gleichmäßige monatliche Kosten für den Betrieb und die Wartung |
Abhängigkeit von internem IT-Fachpersonal | Kein internes IT-Fachpersonal beim Unternehmen nötig |
Vergleich von Software Anbietern für die E-Mail Archivierung
On-Premises | Cloud-Lösung | DSGVO | GoBD | Firmensitz | |
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Mailstore | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | 41748 Viersen bei Düsseldorf – NRW |
Hornetsecurity | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | 30177 Hannover - Niedersachen |
Reddoxx | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | 73230 Kirchheim – Baden-Württemberg |
Benno-Mailarchiv | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ | 49186 Bad Iburg – Niedersachsen |
easy Software | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | 45127 Essen - NRW |
Barracuda | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | 81373 München -Bayern (Hauptsitz in California 95008 USA) |