Wer muss E-Mails archivieren? Richtlinien für Unternehmen
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Leichter wird es, wenn die Archivierung automatisiert abläuft, und grundsätzlich jegliche geschäftliche E-Mail-Korrespondenz ins Archiv wandert. Das bringt uns zum…
Wo? Das revisionssichere E-Mail-Archiv
All das garantiert ein revisionssicheres E-Mail-Archiv. Im rechtlichen Sinn handelt es sich hier um ein vom E-Mail-Postfach entkoppeltes Archiv, das nachträgliche Löschung oder ein Bearbeiten von archivierten E-Mails durch den Benutzer verhindert.
Wer sich hierzu keiner Cloud-Lösung bedient (wir kommen gleich zum „wie”…), kann das Archiv auf eine eigenständig betriebene Hardware legen. Wichtig ist hier – wie natürlich für die gesamten Geschäftsdaten – eine Backup-Infrastruktur, die idealerweise in einem getrennten Brandabschnitt und in unterschiedlichen Versionsständen lagert.
Wie funktioniert E-Mail Archivierung?
Managed Service-Dienstleister bieten für den cloudbasierten E-Mail-Archivierungsdienst in der Regel ein Produkt an, das sämtliche oben genannten Anforderungen inklusive Monitoring, Entstörung und Backup enthalten.
E-Mail Archivierung und die DSGVO
Auch hier noch ein „grundsätzlich”: Vollgestopfte Postfächer haben nicht nur eine schlechtere Performance zur Folge, sondern sind auch wahre Daten-Gräber. Was viel auch an Spam-Mails liegt. Eine automatisierte E-Mail-Archivierung schafft auch hier Abhilfe, da Spam-Mails automatisch archiviert werden. Eine sinnvolle Ergänzung bieten Dienste wie Hornetsecurity, um Spam bereits im Vorfeld über Quarantäneregeln vorzubeugen und somit Spam-Mails im Archiv minimiert. Dies bietet zusätzlich Schutz vor Verschlüsselungstrojanern, die ihren Weg ins Unternehmen in den meisten Fällen über die E-Mail finden.
E-Mail Archivierung mit Mailstore in der Cloud
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