E-Mail-Archivierung für Lexware-Anwender: Integriertes DMS oder MailStore-Lösung im Vergleich

24. Oktober 2025

E-Mail-Archivierung ist nach den GoBD für alle Unternehmen verpflichtend. Lexware-Nutzer können das Lexware DMS als Zusatzmodul buchen, das eine integrierte E-Mail-Archivierung enthält, oder eine eigenständige Lösung wie MailStore verwenden, eventuell kombiniert mit einem separaten DMS. Dieser Beitrag vergleicht beide Wege und hilft dir, die richtige Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Die beiden Wege zur E-Mail-Archivierung im Lexware-Umfeld

Die E-Mail-Archivierung kann im Lexware-Umfeld entweder direkt über das integrierte Dokumentenmanagement-System (DMS) von Lexware oder über die MailStore Cloud-Lösung erfolgen. Dieser Vergleich zeigt die Unterschiede zwischen den beiden Varianten übersichtlich auf.

Aspekt	Lexware Archivierung	MailStore Cloud
Integration	Komplettes DMS aus einer Hand, E-Mails, Belege und Dokumente direkt in Lexware	E-Mail-Archivierung als eigenständige Lösung, DMS ggf. separat
Archivierungstechnik	IMAP-basiert: Du wählst aus, welche Ordner archiviert werden, Mails vor Archivierung löschbar	Journaling: Lückenlose Archivierung aller Mails beim Versand/Eingang
Compliance	GoBD- und DSGVO-konform für aus Lexware erzeugte/archivierte Daten	Höchste Compliance, manipulationssichere Archivierung, Softwarewechsel unproblematisch
Nutzerverwaltung	Zentral über Lexware-Konsole	Flexibel über Cloud-Konsole, Active Directory oder Microsoft 365
Wechselmöglichkeit	Export und Neuaufbau bei Wechsel erforderlich	Archiv bleibt unabhängig bestehen, einfache Migration möglich
Dokumentenmanagement	Zentral alle Dokumente und E-Mails	Flexible Anbindung an verschiedene DMS-Lösungen

Vorteile der Lexware DMS

Vollintegrierte Lösung, die E-Mails, Belege und Dokumente direkt im System verwaltet
Optimierte Abläufe und schnelles Wiederfinden aller relevanten Daten
Einfache Bedienung und Verwaltung über bekannte Lexware-Oberfläche

Vorteile der Mailstore Cloud Lösung

Direktes, manipulationssicheres Archivieren per Journaling beim Senden und Empfangen
Kombination mit spezialisiertem DMS möglich, passend zu individuellen Anforderungen
Einfacher Systemwechsel, nachhaltige Compliance und höchste Rechtssicherheit

Entscheidungskriterien: Deine optimale Wahl

Bist du unsicher, welche Lösung besser zu deinem Unternehmen passt? Hier werden die wichtigsten Entscheidungskriterien zwischen Lexware DMS und MailStore Cloud direkt miteinander verglichen.

Kriterium	Lexware DMS & E-Mail-Archiv	MailStore Cloud & separates DMS
Zentrale Nutzung von Lexware?	Perfekt integriert	Dokumentenmanagement ggf. an anderer Stelle
Hohe Prüfungs- und Compliance-Anforderungen?	GoBD-konform, aber weniger manipulationssicher	Maximale Sicherheiten, GoBD-Exzellenz
Geplanter Softwarewechsel?	Aufwand für Export und Neuaufbau	Archiv bleibt bestehen, einfache Migration möglich
Steuerung von Dokumenten & E-Mails	Alles in Lexware zentral	Flexibel mit externem oder eigenem DMS
Hybride IT oder diverse Systeme?	Eingeschränkt flexibel	Sehr flexibel und multi-systemfähig

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Zielgruppen für Lexware DMS und MailStore Cloud

Lexware DMS zur E-Mail-Archivierung

Zentrale Verwaltung von Dokumenten und E-Mails in Lexware gewünscht
Kleine und mittlere Unternehmen mit überschaubarer IT-Struktur
Fokus auf Einfachheit, vertraute Arbeitsumgebung und Integration in andere Lexware-Module

E-Mail-Archivierung mit der MailStore Cloud

Hohe Anforderungen an Rechtssicherheit und Compliance
Unternehmen mit komplexen oder hybriden IT-Landschaften
Bedarf an flexibler Migration, Multi-Systemfähigkeit und standortübergreifender Nutzung
Größere Firmen oder wachsende Unternehmen mit wechselnden Software-Systemen

Weiterführende Links

E-Mail-Archivierung: Die rechtlichen Grundlagen (Lexware): https://www.lexware.de/wissen/buchhaltung-finanzen/e-mail-archivierung/

Unterschied Journaling vs. Postfacharchivierung (MailStore): https://www.mailstore.com/de/blog/journaling-vs-postfacharchiverung/

Praxisratgeber: Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (MXP): https://www.mxp.de/wie-du-e-mails-einfach-und-rechtssicher-archivierst/

Fazit: Für welche Lexware-Nutzer lohnt sich was?

Wenn du alle geschäftlichen Vorgänge zentral in Lexware abwickelst und eine einfache, integrierte Lösung bevorzugst, ist das Lexware DMS mit E-Mail-Archivierung für dich optimal. Benötigst du maximale Rechtssicherheit, willst flexibel bleiben für zukünftige Systemwechsel oder hast eine komplexe IT-Landschaft, dann ist MailStore Cloud mit separatem DMS die bessere Wahl. Individuelle Beratung hilft dabei, die optimale Archivierungslösung passend zu deinen Unternehmensanforderungen zu finden.

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