Die E-Mail-Archivierung unterliegt in Deutschland und der EU strengen gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen müssen insbesondere die GoBD, die DSGVO und Anforderungen an die Revisionssicherheit erfüllen. MailStore Cloud bietet eine zertifizierte, revisionssichere Lösung, die diese Anforderungen zuverlässig abdeckt.
Rechtliche Anforderungen an die E-Mail-Archivierung
Die gesetzlichen Pflichten rund um E-Mail-Archivierung – insbesondere DSGVO und GoBD – stellen Unternehmen vor enorme Herausforderungen und verursachen beträchtlichen Aufwand.
Laut einer repräsentativen Bitkom-Umfrage aus 2025 berichten 97 Prozent aller deutschen Unternehmen über einen hohen Aufwand mit Datenschutz, 44 Prozent sogar von einem „sehr hohen Aufwand“. Der Trend zeigt zudem weiter steigende Belastungen und keinen Rückgang der Anforderungen.
Die folgende Tabelle listet alle rechtlichen Anforderungen zum Thema E-Mail-Archivierung auf.
| Anforderung | Beschreibung | Gesetzliche Grundlage |
|---|---|---|
| Vollständigkeit | Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen vollständig und lückenlos archiviert werden | GoBD, HGB, AO, UStG |
| Originaltreue | Archivierte E-Mails müssen exakt dem Original entsprechen | GoBD, DSGVO |
| Manipulationssicherheit | Schutz vor nachträglicher Veränderung oder Löschung archivierter E-Mails | GoBD, DSGVO |
| Verfügbarkeit | E-Mails müssen jederzeit schnell auffindbar und wiederherstellbar sein | GoBD, DSGVO |
| Aufbewahrungsfristen | Unterschiedliche Fristen je nach Dokumentenart, z.B. 6 oder 10 Jahre | GoBD, HGB, DSGVO |
| Datenschutz | Schutz personenbezogener Daten, Nachvollziehbarkeit, Löschkonzepte | DSGVO |
| Protokollierung | Nachweis aller Zugriffe, Änderungen und Löschungen | GoBD, DSGVO |
Für alle Details dazu, wie E-Mail-Archivierung rechtssicher und GoBD-konform umgesetzt wird, erhältst du praxisnahe Hinweise in unserem Blogbeitrag rechtssichere E-Mail-Archivierung.
Wie MailStore Cloud Compliance sicherstellt
Um all diese rechtlichen Anforderungen nach DSGVO und GoBD zu gewährleisten, kombiniert MailStore Cloud zertifizierte Sicherheit mit modernster Technologie. Durch regelmäßige, unabhängige Prüfungen, automatische Datenschutzfunktionen und durchdachte Löschkonzepte bleiben Unternehmen prüfbereit und auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung.
DSGVO-Zertifizierung
MailStore Cloud wird regelmäßig unabhängigen Prüfungen unterzogen und bietet umfassende Datenschutzfunktionen sowie automatisierte Löschkonzepte für personenbezogene Daten.
GoBD-Konformität
Die Lösung ist zertifiziert nach IDW PS 880 und sorgt durch Journaling für eine vollständige, unveränderbare und revisionssichere E-Mail-Archivierung.
Revisionssicherheit
Einsatz von SHA-Hashwerten und AES256-Verschlüsselung, Legal Hold zur Verhinderung von Löschungen bei Prüfungen, sowie manipulationssichere Exporte gewährleisten die Integrität der archivierten Daten.
Flexible Aufbewahrungsrichtlinien
Individuelle Konfiguration der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschprozesse, passend zu GoBD und DSGVO-Anforderungen.
Protokollierung & Auditierung
Alle Zugriffe, Änderungen und Löschungen werden revisionssicher und lückenlos erfasst. Ein spezieller Auditor-Zugang ermöglicht externen Prüfern nachvollziehbaren Zugriff auf relevante Daten.
Administratorzugang & Mandantentrennung
Die Rechte werden klar getrennt und dokumentiert, sodass interne Compliance-Lücken minimiert werden und nur berechtigte Personen Einblick erhalten.
Übersicht: Compliance-Funktionen von MailStore Cloud
| Funktion | Umsetzung mit MailStore Cloud |
|---|---|
| DSGVO-Zertifizierung | Ja, regelmäßige unabhängige Prüfungen |
| GoBD-Konformität | Ja, zertifiziert nach IDW PS 880 |
| Journaling | Vollständige, automatische Archivierung aller E-Mails |
| Originaltreue | Exakte, verlustfreie Speicherung und Wiederherstellung |
| Manipulationsschutz | SHA-Hashwerte, AES256-Verschlüsselung, manipulationssichere Exporte |
| Aufbewahrungsrichtlinien | Individuell konfigurierbar, automatisierte Löschung möglich |
| Legal Hold | Schutz vor Löschung bei Prüfungen/Prozessen |
| Protokollierung & Auditing | Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge |
| Auditor-Zugang | Kontrollierter Zugriff für externe Prüfer |
Erweiterte Compliance durch GoBD Cloud Dienste und Managed Compliance-Services von MXP
Ein entscheidender Vorteil des MailStore Cloud as a Service-Angebots von MXP ist die gezielte Erweiterung der Compliance-Funktionen durch umfassende Managed Services. Damit geht die Managed Service Lösung über die Standard-Compliance hinaus und die Kunden profitieren von einer aktiven, kontinuierlichen Unterstützung bei der Einhaltung aller gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben.
Verwaltung der Dienstprinzipale
Zentrale Kontrolle und Dokumentation aller Service- und Systemkonten (Dienstprinzipale). Sicherstellung, dass nur autorisierte Konten Zugriff auf Archivierungsfunktionen haben.
Backup-Überwachung
Kontinuierliches Monitoring der Backup-Prozesse. Sofortige Alarmierung und Behebung bei Backup-Fehlern. Nachweisbare, revisionssichere Sicherung aller Archivdaten.
On- und Offboarding
Automatisierte, dokumentierte Prozesse für Nutzeraufnahme und -austritt. Minimierung von Risiken durch fehlerhafte Berechtigungen oder vergessene Konten. Schnelle Anpassung an Personalwechsel.
Monitoring & Überwachung
Permanente Überwachung aller Archivdienste, Protokolle und Schnittstellen. Frühzeitige Erkennung von Unregelmäßigkeiten und proaktive Reaktion auf Compliance-relevante Ereignisse.
Protokollierung & Reporting
Lückenlose, zentrale Protokollierung aller administrativen Aktionen und Zugriffe. Regelmäßige Compliance-Reports und Nachweise für interne und externe Prüfungen.
SLA-basierte Betreuung
Individuelle Service-Level-Agreements für garantierte Reaktionszeiten und Compliance-Checks. Persönlicher Ansprechpartner bei allen Compliance-Fragen.
Wer eine detaillierte Gegenüberstellung von MailStore Cloud und MailStore Server sucht – inklusive Vor- und Nachteilen für Unternehmen verschiedener Größen – findet im Beitrag MailStore Cloud vs. MailStore Server eine umfassende tabellarische Übersicht und viele Entscheidungshilfen.
Weiterführende Links
- https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Unternehmen-aechzen-unterm-Datenschutz
- https://www.mailstore.com/de/blog/rechtssicherheit/
- https://dsgvo-gesetz.de/sdsg/24-sdsg/
- https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2024-03-11-aenderung-gobd.html
Fazit: Zukunftssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Cloud
MailStore Cloud erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an E-Mail-Archivierung nach DSGVO, GoBD und Revisionssicherheit. Mit dem Managed Service-Konzept von MXP profitieren Unternehmen zusätzlich von proaktivem Monitoring, automatisiertem On- und Offboarding, zentraler Verwaltung der Dienstprinzipale und umfassender Compliance-Transparenz. Das Ergebnis: Maximale Rechtssicherheit, minimaler Aufwand und eine zukunftssichere Archivierungslösung für Unternehmen jeder Größe.
