- Vergleichstabelle: MailStore, REDDOXX, Barracuda und Hornetsecurity
- Datenschutz bei E-Mail-Archivierung
- Managed Services mit MailStore Cloud as a Service von MXP
- Für welche Zielgruppe eignet sich welche E-Mail-Archivierungslösung am besten?
- Fazit: Gute E-Mail-Archvierung ist mehr als revisionssicher
Für Unternehmen ist die revisionssichere Archivierung von E-Mails gesetzlich vorgeschrieben – unter anderem durch die GoBD und die DSGVO. Sämtliche Anbieter wie REDDOXX, Barracuda Message Archiver, Hornetsecurity Mailarchiv und MailStore Cloud erfüllen diese Pflicht und sichern die langfristige, unveränderbare Aufbewahrung geschäftlicher E-Mail-Kommunikation.
Dennoch gibt es spürbare Unterschiede in Komfort, Service und Effizienz: In diesem Artikel erfährst du, worauf es bei der Auswahl der passenden E-Mail-Archivierungslösung wirklich ankommt, wie moderne Managed Services zusätzlichen Mehrwert schaffen und welcher Dienst sich für dein Unternehmen am besten eignet.
Vergleichstabelle: MailStore, REDDOXX, Barracuda und Hornetsecurity
In der folgenden Vergleichstabelle stellen wir die wichtigsten Unterschiede zwischen MailStore Cloud von MXP, REDDOXX, Barracuda Message Archiver und Hornetsecurity Mailarchiv übersichtlich gegenüber. Die Lösungen werden dabei anhand zentraler Features miteinander verglichen: von Bereitstellung und Compliance über Integration bis zu Benutzerfreundlichkeit und Support. So siehst du auf einen Blick, welche E-Mail-Archivierungslösung welche Managed Service-Vorteile für dein Unternehmen bietet.
| Feature / Anbieter | MailStore Cloud (MXP) | REDDOXX | Barracuda Message Archiver | Hornetsecurity Mailarchiv |
|---|---|---|---|---|
| Bereitstellung | Cloud (SaaS), sofort nutzbar | Cloud (SaaS) oder On-Premises, flexibel | Hardware/Appliance/Cloud | Cloud (SaaS) |
| Managed Service/Monitoring | Proaktiv, voll gemanagt | Eingeschränkt/über MSP Partner | Nein | Eingeschränkt |
| On-/Offboarding | Automatisiert | Manuell mit MSP automatisierbar | Nein | Nein |
| Verwaltung Dienstkonten | Zentral, automatisiert | Manuell/Partnergestützt | Nein | Nein |
| Compliance | DSGVO, GoBD, Audit-Logs | DSGVO, GoBD, Audit-Logs | Revisionssicher | DSGVO, GoBD, Audit-Logs revisionssicher |
| Backup & Recovery | Vollautomatisiert, Cloud | Backup/Restore, Datenschutzcontainer | Backup/Restore | Automatisiert, Cloud |
| Integration | M365, Google, Exchange, mehr | M365, Exchange, beliebige Mailserver, DMS | Exchange, diverse Systeme | M365, Exchange, andere |
| Suchfunktionen | Sehr schnell, Volltext, Filter | Volltext, Web & App, Outlook-Integration | Suche, Outlook-Integration | Volltextsuche, Filter |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitiv, Outlook/Web/Mobile | Intuitiv, Outlook/Web/App | Einfach, lokal/Cloud | Einfach, automatisiert |
| Support | Persönlich, SLA, Partnernetz | Über Partner, SLA möglich | Standard | Standard, Partnernetz |
Datenschutz bei E-Mail-Archivierung: Compliance-Anforderungen im Anbietervergleich
Die Wahl der richtigen E-Mail-Archivierungslösung steht und fällt mit der Umsetzung maßgeblicher Datenschutz- und Compliance-Anforderungen. Im Zentrum stehen vor allem die strengen Vorgaben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff). Nachfolgend findest du eine strukturierte Übersicht, wie die einzelnen Anbieter diese Anforderungen in der Praxis adressieren:
1. Speicherung in zertifizierten Rechenzentren (Data Residency)
MailStore Cloud, REDDOXX und Hornetsecurity speichern Daten ausschließlich in ISO/IEC 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland oder der EU. Barracuda bietet ebenfalls zertifizierte Rechenzentren, oft verteilt auf internationale Standorte. Eine explizite Standortgarantie für Deutschland oder die EU ist oft optional und kann vertraglich vereinbart werden.
2. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (Encryption in Transit & at Rest)
Alle Anbieter setzen moderne Verschlüsselung für Datenübertragung und Speicherung ein. MailStore Cloud, REDDOXX und Hornetsecurity dokumentieren dies explizit nach deutschem Compliance-Verständnis. Barracuda nutzt globale Standards wie AES-256 und TLS, die flexibel konfiguriert werden können.
3. Granulares Rollen- und Rechtemanagement (Access Control, Role-Based Access)
Im Bereich Rollen- und Rechtemanagement bieten MailStore Cloud, REDDOXX und Hornetsecurity Audit-Logs, die alle Zugriffe und Änderungen lückenlos, unveränderbar und gemäß GoBD dokumentieren. Barracuda protokolliert Zugriffe ebenfalls, jedoch entsprechen die Audit-Trails nicht dem deutschen GoBD-Standard: Protokolle sind weniger detailliert, können teilweise verändert werden und bieten für Prüfungen in Deutschland nicht immer die erforderliche Nachweisführung.
4. Multi-Mandantentrennung (Tenant Isolation)
Mandantentrennung ist ein zentraler Compliance-Faktor, wobei MailStore Cloud, REDDOXX und Hornetsecurity eine auditierte und zertifizierte Trennung aller Mandantendaten sicherstellen. Diese Mandantentrennung ist von unabhängigen Stellen geprüft und erfüllt die deutschen GoBD- und DSGVO-Anforderungen.
Bei Barracuda ist diese Trennung technisch möglich, entspricht aber nicht vollständig den deutschen Nachweis- und Prüfungsanforderungen. Abhängig von der individuellen Systemkonfiguration und dem Speicherort der Daten können GoBD-Zertifikate sowie revisionssichere Protokolle fehlen.
5. Lösch- und Aufbewahrungsmanagement (Retention Policies, Automated Deletion)
MailStore Cloud, REDDOXX und Hornetsecurity ermöglichen eine feingranulare, regelbasierte Steuerung der Aufbewahrung und automatisierten Löschung von E-Mails, die revisionssicher dokumentiert wird. Barracuda bietet flexible Aufbewahrungsrichtlinien, die individuell an deutsche Compliance-Anforderungen angepasst werden können.
6. Zertifizierungen & externe Audits
MailStore Cloud, REDDOXX und Hornetsecurity werden regelmäßig extern nach GoBD, ISO/IEC 27001 und deutschen Datenschutzanforderungen geprüft. Barracuda lässt sich nach internationalen Standards wie ISO 27001 und SOC 2 auditieren, verfügt jedoch in der Regel nicht über spezifische GoBD- oder deutsche Datenschutzzertifikate.
Managed Services mit MailStore Cloud as a Service von MXP
Selbst die beste Datenschutzstrategie entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn sie aktiv betreut und überwacht wird. Ein Managed Service verbindet Compliance mit Komfort: Dein Archiv bleibt jederzeit sicher, aktuell und wartungsfrei, während sich deine IT auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.
Bei MXP bekommst du mehr als nur E-Mail-Archivierung — Du genießt einen vollumfänglichen Managed Service:
Mit MailStore Cloud as a Service von MXP erhältst du genau diesen professionell betreuten Rundum-Service, der weit über die reine Archivierung hinausgeht und deinen Geschäftsalltag spürbar erleichtert.
Proaktives Monitoring & Überwachung
- Permanente Überwachung aller Archivinstanzen und Dienste durch ein Experten-Team
- Störungen werden erkannt und gelöst, bevor sie dich oder dein Unternehmen beeinträchtigen
- Transparente Berichte und Service-Health-Dashboards
Automatisiertes On- & Offboarding
- Zentrale, sichere Verwaltung aller Nutzer und Dienstkonten
- Mitarbeiter werden automatisiert hinzugefügt oder entfernt – schnell, sicher, compliance-konform
- Minimiertes Risiko bei Personalwechseln
Verwaltung der Dienstprinzipale
- Zugriff und Rechte auf System- und Servicekonten werden zentral gesteuert
- Nur autorisierte Konten dürfen auf die Archivierungsdienste zugreifen
- Lückenlose Dokumentation als wichtiger Compliance-Faktor
Maximale Entlastung deiner IT
- Keine Wartung, kein Überwachen, keine Benutzerverwaltung durch deine IT nötig
- Unser zertifiziertes Team kümmert sich um alles
- Du konzentrierst dich voll auf dein Kerngeschäft
Individuell & persönlich
- Service-Level-Agreements und Anpassungen nach deinen Wünschen
- Persönlicher Ansprechpartner und direkter Support bei allen Fragen
Für welche Zielgruppe eignet sich welche E-Mail-Archivierungslösung am besten?
Ein vollwertiger Managed Service bietet besonders viel Komfort und Entlastung, während andere Archivierungslösungen vor allem durch ihre Flexibilität punkten. Welche Variante am besten zu deinem Unternehmen passt, hängt von deinen Anforderungen, der vorhandenen IT-Struktur und den verfügbaren Ressourcen ab. Ein Blick auf die Zielgruppen zeigt, wie unterschiedliche Unternehmen optimal von der jeweils passenden E-Mail-Archivierung profitieren können.
MailStore Cloud mit MXP als Managed Service Provider
Besonders geeignet für:
- Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen oder warten möchten
- Unternehmen mit starkem Fokus auf Effizienz, Compliance und geringer IT-Kompetenz oder -Kapazität
- Organisationen, die Wert auf einen Managed Service legen und Aufgaben wie Monitoring, Wartung und Nutzerverwaltung abgeben möchten
- Unternehmen mit verteilten Standorten oder Remote-Arbeitsmodellen
Vorteile:
- Schneller Start ohne Hardwareinvestition
- Automatische Updates und kontinuierliche Wartung
- Höchster Datenschutz, GoBD- und DSGVO-Konformität, revisionssichere Ablage
- Vollumfänglicher Support und persönlicher Ansprechpartner
REDDOXX
Besonders geeignet für:
- Unternehmen aller Größen mit hohem Wert auf DSGVO- und GoBD-konforme E-Mail-Archivierung „Made in Germany“
- Organisationen, die flexiblen Betrieb (Cloud, On-Premises, Hybrid) benötigen
- Betriebe, für die umfangreiche Compliance-Features, zentrale Rechteverwaltung und vielfältige Integrationen (z. B. Microsoft Outlook, Web, DMS) wichtig sind
Vorteile:
- nach eigenem GoBD-konformen Compliance-Framework konzipiert
- Zentrale, flexible Rechte- und Zugriffsverwaltung mit Audit-Trail-Funktion für lückenlose Nachvollziehbarkeit
- Mandantentrennung auf höchstem Niveau, geeignet auch für MSPs und große Umgebungen
- Tiefe Outlook-, Web- und Mobile-Integration für einfache Bedienung im Alltag
- Flexible Betriebsmodelle: Eigenbetrieb, Cloud oder als Managed Service über zertifizierte Partner
- Automatisierte Verschlüsselung und Datenschutz „Made in Germany“ gewährleisten höchste Rechtssicherheit
Barracuda Message Archiver
Besonders geeignet für:
- Mittelständische Unternehmen mit eigener Infrastruktur und IT-Abteilung
- Organisationen, die Wert auf eine On-Premises-Lösung oder hybride Szenarien legen
- Unternehmen, für die lokale Datenhaltung eine zentrale Rolle spielt (z. B. wegen Compliance-Auflagen)
Vorteile:
- Flexible Betriebsmodelle: vor Ort als Hardware, virtuell oder in der Cloud
- Direkte Kontrolle über Installation, Update- und Backup-Prozesse
Hornetsecurity Mailarchiv
Besonders geeignet für:
- Kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine einfache und weitgehend automatisierte Lösung suchen
- IT-Dienstleister, die standardisierte Lösungen für viele Kunden ausrollen möchten
- Unternehmen mit Bedarf nach unkomplizierter Einrichtung und minimaler Administration
Vorteile:
- Schnelle Integration, weitgehend automatisierte Abläufe
- Eignet sich besonders bei Nutzung von Microsoft 365 oder Exchange Online
Fazit: Gute E-Mail-Archivierung ist mehr als revisionssicher
Der Vergleich zeigt deutlich: Alle Anbieter gewährleisten revisionssichere Archivierung, doch maßgeblich sind der Umfang der Managed Services und die individuelle Anpassbarkeit. MailStore Cloud as a Service von MXP überzeugt Unternehmen, die Wert auf Compliance, Sicherheit und IT-Entlastung legen. Der Rundum-Service steigert Effizienz, sichert Datenschutz-Compliance und schafft Raum für dein Kerngeschäft. Wer echten Mehrwert durch Service sucht, findet in MailStore Cloud die ideale Lösung.
