Wer den Überblick über seine Microsoft 365 Lizenzen behält, spart bares Geld und sorgt gleichzeitig für reibungslose Abläufe im Unternehmen. Eine gezielte Lizenzprüfung hilft, Über- oder Unterlizenzierungen zu vermeiden und damit sowohl unnötige Kosten als auch empfindliche Vertragsstrafen, etwa bei nicht ausreichend lizenzierten Geräten oder Mitarbeitenden. Wie eine kluge Optimierung nicht nur die Ausgaben senkt, sondern auch die Funktionalität von MS 365 optimal ausnutzt, erfährst du im Blog.
Warum sollten Unternehmen regelmäßig ihre Microsoft 365 Lizenzen prüfen?
Eine gezielte Lizenzoptimierung bietet Unternehmen erhebliche Vorteile:Sie reduziert Kosten, verbessert die Nutzung vorhandener Ressourcen und sorgt dafür, dass Mitarbeitende genau die Tools zur Verfügung haben, die sie benötigen. Gleichzeitig stellt sie die Compliance gegenüber Microsoft sicher und schützt vor teuren Nachforderungen bei Audits. Doch die Vielzahl an Microsoft 365 Anwendungen und Lizenzmodellen macht es schwierig, den Überblick zu behalten und die optimale Lizenzierung für jede Nutzergruppe zu wählen. Zusätzlich spielt die Wahl zwischen Jahres- und Monatslizenzen eine wichtige Rolle: Während Monatslizenzen Flexibilität bieten, ermöglichen Jahreslizenzen oft deutliche Kosteneinsparungen: ein Potenzial, das ohne fundierte Analyse leicht übersehen wird.
Welche MS 365 Lizenzen gibt es für mittelständische Unternehmen?
| Microsoft 365 Business Basic | Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive |
| Microsoft 365 Business Standard | alle Basic Programme + Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access |
| Microsoft 365 Business Premium | alle Standard Programme + Intune, Azure Information Protection, Defender, Conditional Access, Windows Virtual Desktop, Terminalserverlizenz |
Checkliste Lizenzprüfung Microsoft
1. Bestandsaufnahme
2. Analyse des Nutzungsverhaltens
3. Passende Lizenz
4. Verträge im Blick
5. Prozesse
Was können mittelständische Unternehmen gegen Überlizensierung tun?
Quick-Check: Mehrfachlizenzierungen durch Drittanbieter-Tools vermeiden
Viele Unternehmen nutzen Programme wie Zoom, Dropbox oder Slack, obwohl sie bereits Microsoft 365 im Einsatz haben. Dabei bieten Tools wie Teams, OneDrive oder Outlook oft vergleichbare Funktionen.Wer Software aus der rechten Spalte nutzt, sollte prüfen, ob er das Pendant aus dem Microsoft-Portfolio (linke Spalte) nicht bereits bezahlt. Entscheidend ist dabei, ob der tatsächlich genutzte Funktionsumfang eine doppelte Lizenz überhaupt rechtfertigt. Eine regelmäßige Prüfung hilft, unnötige Kosten zu vermeiden und die IT-Landschaft zu vereinfachen.
| MS 365 | Drittanbieter |
|---|---|
| Outlook | Thunderbird o. ProtonMail |
| OneNote | Evernote, Notion |
| Teams | Slack, Zoom |
| Access | Airtable, Zoho Creator |
| Publisher | Canva, Lucidpress |
| OneDrive | Google Drive, Dropbox, Box, pCloud, Tresorit,… |
| SharePoint | Google Workspace, Confluence, Notion, M-Files, Slack |
| Clipchamp | Adobe ‚Premiere Rush, DaVinci Resolve, iMovie, Shotcut, HitFilm Express |
| Loop | Notion, Trello, Evernoe, Monday, Quip |
| Entra ID (ehem. Azure AD) | Okta, OneLogin, Ping Identity, Auth0, IBM Security Identity Governance and Intelligence |
| Intune | VMware Workspace ONE, MobileIron, Jamf Pro, Citrix Endpoint Management, AirWatch |
| Defender | CrowdStrike Falcon, Symante Endpont Protection, Sophos Intercept X Trend Micro Apex One, Palo Alto _networks Cortex XDR |
| Purview | Vera Security, Collibra, Alation, Informatica Data Governance, Varonis |
Schulung der Mitarbeiter und optimale Nutzung der MS Programme
Ein häufiger Grund für Überlizenzierung in Microsoft 365 ist die fehlende Kenntnis über vorhandene Tools und Funktionen. Viele Mitarbeitende greifen auf zusätzliche Softwarelösungen zurück, obwohl vergleichbare Programme bereits in der MS 365-Lizenz enthalten sind: zum Beispiel Microsoft Teams statt externer Meeting-Tools oder OneDrive anstelle von Drittanbieter-Cloudspeichern.
Durch gezielte Schulungen können Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeitende die vorhandenen Programme kennen, richtig nutzen und ihren Funktionsumfang effizient ausschöpfen. Das vermeidet unnötige Zusatzlizenzen und erhöht gleichzeitig die Produktivität im Team. Zudem stärkt es das Bewusstsein dafür, welche Tools zur Verfügung stehen und welche nicht doppelt angeschafft werden müssen. So trägt eine regelmäßige und praxisnahe Schulung dazu bei, Lizenzkosten zu senken und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.
Was können Unternehmen gegen Unterlizenzierung in Microsoft 365 tun?
Unterlizenzierung entsteht oft unbemerkt: Neue Mitarbeitende werden ohne passende Lizenz angelegt, Funktionen werden gemeinsam genutzt, obwohl dafür individuelle Lizenzen erforderlich wären, oder es fehlt schlicht der Überblick über den tatsächlichen Bedarf. Unternehmen können dem aktiv entgegenwirken, indem sie klare Prozesse für Lizenzvergabe und -kontrolle etablieren.
Ein erster Schritt ist die regelmäßige Überprüfung aller Benutzerkonten und zugewiesenen Lizenzen in der Microsoft 365 Admin-Konsole. Dabei sollten IT-Verantwortliche analysieren, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden und ob diese vom bestehenden Lizenztyp abgedeckt sind. Ebenso wichtig ist es, Rollen und Verantwortlichkeiten für das Lizenzmanagement im Unternehmen zu definieren: etwa durch eine zentrale IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister.Auch eine Dokumentation der Lizenznutzung kann helfen, Transparenz zu schaffen und bei Audits auf der sicheren Seite zu sein. Unternehmen sollten außerdem auf Schulungen und Sensibilisierung setzen, damit Mitarbeitende verstehen, welche Tools sie verwenden dürfen und welche nicht.
Wer unsicher ist, ob das eigene Lizenzmodell korrekt und zukunftsfähig aufgestellt ist, kann zusätzlich auf die Unterstützung durch Experten wie MXP setzen. Sie bieten professionelle Lizenzanalysen, identifizieren Risiken und helfen bei der optimalen Anpassung an den tatsächlichen Bedarf.
Wie hilft dir MXP durch den MS 365 Dschungel?
Microsoft 365 bietet viele Möglichkeiten, aber auch genauso viele Lizenzmodelle, Optionen und Fallstricke. Als Fachpartner unterstützt MXP Unternehmen dabei, den Überblick zu behalten. Wir prüfen bestehende Lizenzen, zeigen Einsparpotenziale auf und helfen dabei, Überlizenzierung oder Lizenzverstöße zu vermeiden. Darüber hinaus beraten wir bei der Auswahl der passenden Microsoft 365-Produkte, übernehmen die Lizenzverwaltung und begleiten bei der Einführung oder Umstellung. So nutzt dein Unternehmen genau das, was gebraucht wird: rechtssicher, effizient und kostenbewusst.
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