In diesem Beitrag nehmen wir die gängigsten E-Rechnungsformate unter die Lupe: XRechnung, ZUGFeRD 2.0 und PDF. Welche Unterschiede gibt es? Welches Format eignet sich für wen? Und warum reicht ein einfaches PDF bald nicht mehr aus? Lies weiter und erfahre, wie du dein Unternehmen auf die Zukunft der E-Rechnung vorbereiten kannst.
XRechnung: Das XML-Format und seine Anwendungsbereiche
Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das speziell für den Austausch von Rechnungen im öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Sie erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist seit 2020 für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zusammenarbeiten, verpflichtend. Technisch basiert die XRechnung auf einem XML-Datenformat, das eine präzise und fehlerfreie Übertragung der Rechnungsinformationen gewährleistet.
Im Vergleich zur allgemeinen E-Rechnung bietet die XRechnung spezifische Anforderungen für den B2G-Bereich (Business to Government). Das bedeutet, dass Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, ihre Systeme anpassen müssen, um die XRechnung korrekt zu integrieren.
Während die E-Rechnung eine breitere Anwendung findet, ist die XRechnung gezielt auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors ausgerichtet und sorgt in diesem Bereich für eine klare, standardisierte Kommunikation.
ZUGFeRD 2.0: Ein Format, viele Möglichkeiten
ZUGFeRD 2.0 steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bietet ein flexibles Format für die elektronische Rechnungsstellung, das sowohl für den nationalen als auch internationalen Einsatz geeignet ist. Dieses hybride Format vereint die maschinenlesbare XML-Struktur mit einer für Menschen lesbaren PDF-Datei, was die Integration in bestehende Systeme erleichtert und gleichzeitig eine benutzerfreundliche Darstellung bietet.
Im Gegensatz zur XRechnung, die speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde, ist ZUGFeRD 2.0 flexibler und berücksichtigt internationale Standards sowie EU-Richtlinien. Die hybride Struktur von ZUGFeRD 2.0 bietet den Vorteil, dass Rechnungen sowohl automatisiert verarbeitet als auch manuell geprüft werden können. Diese Flexibilität macht ZUGFeRD 2.0 zu einer attraktiven Lösung für den internationalen Rechnungsverkehr, die sich zudem durch hohe Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit von anderen Formaten unterscheidet.
Unterschiede zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD 2.0
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 wird es wichtig, die Unterschiede zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD 2.0 genau zu verstehen. Jedes Format bietet spezifische Vorteile und Herausforderungen, die sich auf die automatisierte Verarbeitung und rechtliche Konformität auswirken können.
Das folgende Schaubild erläutert die Unterschiede der verschiedenen Formate von elektronischen Rechnungen und geht näher auf die verschiedenen Anwendungsbereiche ein.
Vorteile von E-Rechnungsstandards für Unternehmen
Die Einführung von E-Rechnungsstandards wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich, besonders im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht.
- Effizienzsteigerung: Standardisierte E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Bearbeitung der Rechnung beschleunigt wird.
- Weniger Fehler: Eingabefehler werden durch standardisierte Formate minimiert und eine präzise Datenübertragung wird ermöglicht. Sicherheitsupdates und Bestimmungen der GoBD.
- Kosteneinsparung: Für die manuelle Bearbeitung sind weniger Aufwand und weniger Papierkosten notwendig.
- Nachvollziehbarkeit: Durch standardisierte Formate wird die Archivierung erleichtert und das Management der Rechnungen wird übersichtlicher.
Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht ist für Unternehmen unerlässlich. Es ist wichtig, alle internen Prozesse frühzeitig an die neuen Anforderungen anzupassen und sicherzustellen, dass die verwendeten Systeme den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dabei sollten Unternehmen besonders darauf achten, die passende Software auszuwählen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird als auch nahtlos in bestehende Systeme integriert werden kann.
In unserem Blogbeitrag „Softwareanbieter für E-Rechnungen – ein Vergleich“ erfährst du mehr darüber, welche Anbieter es gibt und wie du den richtigen Anbieter auswählst.
Eine sorgfältige Auswahl und rechtzeitige Implementierung in bestehende Systeme ist von Bedeutung für einen reibungslosen Übergang.
Die E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen in Deutschland. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format übermitteln müssen. Zwar sind elektronische Rechnungen bereits im Umlauf, allerdings oft ohne feste Regeln, was dazu führt, dass unterschiedliche Formate genutzt werden, die nicht immer den kommenden gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht soll eine einheitliche und verbindliche Struktur für den elektronischen Rechnungsaustausch geschaffen werden, um Prozesse zu vereinfachen und die Compliance zu gewährleisten. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit den zulässigen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 auseinandersetzen, um rechtzeitig vorbereitet zu sein.
Bei weiteren Fragen kannst du jederzeit unsere Experten aus dem MXP-Team kontaktieren.
