Elektronische Rechnungen waren bisher vor allem im öffentlichen Sektor verbreitet – ein Muss für Behörden und deren Lieferanten, während alle anderen Unternehmen noch die Wahl zwischen Papier-, PDF-, XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen hatten. Doch die Zeiten ändern sich und ab 01.01.2025 wird die E-Rechnung eine Pflicht für alle Unternehmen im B2B Bereich.
In diesem Beitrag stellen wir verschiedene Softwareanbieter für E – Rechnungen vor, vergleichen ihre Funktionen und helfen dir, die passende Lösung für deine Anforderungen zu finden.
E-Rechnungspflicht: Wichtige Änderungen ab 2025
Ab 2025 tritt in Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz eine bedeutende Neuerung in Kraft: die verpflichtende Einführung der E-Rechnungen für Unternehmen. Das bedeutet, dass du als Unternehmer künftig sowohl E-Rechnungen empfangen als auch verarbeiten und versenden musst. Durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) werden die Daten nicht nur digitalisiert, sondern auch standardisiert, was zu einer verbesserten Nachvollziehbarkeit und Transparenz führt.
Das bedeutet auch, dass eine E-Rechnung weit mehr als nur eine einfache PDF-Datei ist. Eine E-Rechnung muss nach der Norm EN16931 erstellt werden, damit sichergestellt ist, dass alle relevanten Informationen in einem maschinenlesbaren und einheitlichen Format bereitgestellt werden.
Unternehmen, die sich frühzeitig auf diese Veränderung einstellen, können sich einen wesentlichen Vorteil im digitalen Wettbewerb verschaffen.
In unserem Beitrag „Wie Unternehmen E-Rechnungen archivieren müssen – ein Leitfaden“ erfährst du noch mehr über den zukünftigen Umgang mit E-Rechnungen.
Elektronische Rechnungen und ihre Vorteile
E-Rechnungen verändern grundlegend, wie Unternehmen ihre Rechnungsprozesse verwalten. Durch die Digitalisierung des Rechnungsprozesses wird der Versand und Empfang von Rechnungen effizienter gestaltet. Die elektronische Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand und bietet neue Möglichkeiten für die Archivierung und Verwaltung von Rechnungsdaten. Mit einer Vielzahl von Softwareanbietern auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen und Dienstleistungen bieten, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens entspricht.
Den richtigen Anbieter einer E-Rechnungssoftware wählen
Die Auswahl des richtigen E-Rechnungssoftwareanbieters ist ein entscheidender Schritt, um die Effizienz und Compliance deines Unternehmens sicherzustellen. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, solltest du verschiedene Kriterien berücksichtigen, die für deine spezifischen Bedürfnisse relevant sind.
- Anforderungen definieren: Bestimme spezifische Bedürfnisse und Ziele deines Unternehmens und überlege welche Funktionen für deine Branche und Betriebsgröße wichtig sind.
- Sicherheitsstandards: Achte darauf, dass dein Anbiete alle Sicherheitsstandards einhält, wie die Datenverschlüsselung, Sicherheitsupdates und Bestimmungen der GoBD.
- Cloud und On-Premise Optionen: Überprüfe, ob dein Anbieter Cloud und On-Premise Lösungen anbietet, um für dein Unternehmen die beste Infrastruktur auszuwählen.
- Support: Dein Anbieter sollte einen guten Support haben, der schnell zu erreichen ist und dir bei deinen Problemen weiterhelfen kann.
- Skalierbarkeit: Stelle sicher, dass die Software für E-Rechnungen mit deinem Unternehmen wachsen kann. D.h. sie sollte problemlos zusätzliche Nutzer, Daten und Funktionen integrieren können
- Kostenstruktur: Die Kosten sollten transparent dargelegt sein, so dass du einmalige wie auch laufende Gebühren im Blick hast.
- Kompatibilität: Prüfe, ob die neue E-Rechnungssoftware mit deinen bestehenden Systemen kompatibel ist. Zudem sollte sie natürlich auch die relevanten E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD 2.0 und XRechnung unterstützen.
E-Rechnungen – Der direkte Anbietervergleich
Diese Tabelle soll dir einen Überblick geben und dir helfen, den passenden E—Rechnungsanbieter für dein Unternehmen zu finden.
| Anbieter | Cloud | On Premise | Abo | Standort | Branche | Hauptfunktion |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lexware | ✅ | ❌ | ✅ | Baden-Württemberg | Selbstständige, KMU | Buchhaltung, Rechnungsarchivierung |
| Lexoffice | ✅ | ❌ | ✅ | Baden-Württemberg | Kleinunternehmen, Selbstständige, Freiberufler | Buchhaltung, Rechnungsarchivierung |
| Agenda | ✅ | ❌ | ✅ | Bayern | Steuerberater, KMU | Dokumentenmanagement |
| DATEV | ✅ | ✅ | ✅ | Bayern | Steuerberater, KMU | Dokumentenmanagement |
| Sage | ✅ | ✅ | ✅ | NRW | Mittelstand, Großunternehmen | ERP-System, Finanzmanagement |
| sevDesk | ✅ | ❌ | ✅ | Baden-Württemberg | Selbstständige, KMU | Buchhaltungs- und Rechnungssoftware |
| easybill | ✅ | ❌ | ✅ | NRW | KMU, Onlinehändler | Rechnungssoftware |
| Papierkram | ✅ | ❌ | ✅ | Hessen | Selbstständige, KMU | Buchhaltungs- und Rechnungssoftware |
Alternativ zu diesen Anbietern gibt es auch kostenlose X-Rechnungs-Tools, mit welchen einzelnen Rechnungen erstellt werden können.
