Die digitale Transformation durchdringt alle Bereiche unseres Lebens und bringt stetige Veränderungen mit sich, die auch vor der Abwicklung finanzieller Transaktionen nicht haltmachen. E-Rechnungen, kurz für elektronische Rechnungen, sind ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung. Sie sind weit mehr als eine simple PDF-Datei – sie repräsentieren einen neuen Standard in der digitalen Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Mit der Einführung einer gesetzlichen E-Rechnungspflicht wird dieser Standard bald zur verbindlichen Norm.
In diesem Blogbeitrag klären wir dich darüber auf, was genau unter E-Rechnung verstanden wird und wer alles von der kommenden E-Rechnungspflicht betroffen ist.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das speziell für die automatisierte Verarbeitung und Übertragung zwischen Rechnungsstellern und -empfängern entwickelt wurde.
Während eine Papierrechnung oder digitale Kopien wie ein PDF manuell erstellt und bearbeitet werden müssen, ermöglicht das standardisierte Format der E-Rechnung eine automatisierte Verarbeitung. Dies bedeutet, dass die Daten direkt von einem Buchhaltungssystem erfasst, verarbeitet und ohne manuellen Eingriff übertragen werden können.
Darüber hinaus ermöglicht das strukturierte Datenformat von E-Rechnungen eine maschinelle Lesbarkeit ohne menschliches Zutun und die automatische Verarbeitung der Daten. Dies bedeutet, dass E-Rechnungen direkt von einem Computerprogramm gelesen und in die Buchhaltungssysteme integriert werden können, ohne dass manuelle Dateneingaben nötig sind.
Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
- Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Die Verwendung von strukturierten Datenformaten ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und Überprüfung jeder Transaktion.
- Gesteigerte Präzession: Die automatische Verarbeitung der Daten minimiert menschliche Fehler und sichert die Genauigkeit der Informationen.
- Umweltfreundlichkeit: Durch den Wegfall von Papier, Druck und physischen Transportwegen werden Ressourcen und CO2-Emissionen reduziert.
- Prozessoptimierung: Manuelle Arbeitsschritte entfallen durch die Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsstellung.
- Sicherheit und Authentizität: Digitale Signaturen und Verschlüsselungen verhindern Manipulation und verifizieren die Identität des Absenders.
- Lokale und sichere Archivierung: Die Daten können auf gesicherten Servern oder Datenbanken gespeichert werden und sind vor unbefugtem Zugriff sowie Datenverlust geschützt.
- Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparung: Automatische Rechnungsprozesse, schnellere Verarbeitungen und Reduzierungen von Papier- und Portokosten führen zu einem effizienteren Ablauf und weniger Kosten.
Wie wird eine E-Rechnung erstellt?
Die Erstellung einer E-Rechnung wird durch den Einsatz von Buchhaltungssoftware, wie z.B. Lexoffice, Lexware Warenwirtschaft oder Agenda erheblich vereinfacht. Diese Softwarelösungen sind speziell darauf ausgelegt, das standardisierte XML-Format (X-Rechnung) für den elektronischen Rechnungsaustausch zu lesen und zu verarbeiten. Alternativ gibt es auch kostenlose X-Rechnungs-Tools mit denen einzelne Rechnungen erstellt werden können.
Zunächst wählt der Nutzer die entsprechende Rechnungsvorlage aus und gibt alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuersätze ein. Die Software übernimmt dann die Aufgabe, diese Daten in das erforderliche XML-Format zu konvertieren. Abschließend kann diese XML-Datei mit den vollständigen Daten sicher und schnell an den Empfänger übermittelt werden. Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen dich auch hier, indem sie die direkte Übermittlung der E-Rechnung an ein vernetztes Buchhaltungssystem des Empfängers ermöglichen.
Die Pflicht zur E-Rechnung 2025
In Deutschland ist die E-Rechnung für Lieferanten und Dienstleister bei öffentlichen Aufträgen seit dem 27.November 2020 Pflicht. Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung beschlossen, die Pflicht auszuweiten. Die Einführung für alle Unternehmen die B2B-Rechnungen erstellen beginnt somit am 1. Januar. Ab dann gilt:
- E-Rechnungen müssen dem Stand der EN16931 (Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung) entsprechen, wobei ein PDF nicht als E-Rechnung zählt.
- Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden.
- Bis zum 01.01.2028 gelten Übergangsregeln, anschließend ist es unabdinglich die E-Rechnungen zu versenden.
- Die Dauer der Archivierung von E-Rechnungen beträgt nach GoBD-Regelung mindestens 10 Jahre.
- Rechnungen an Verbraucher sind kein Teil dieser Pflicht.
Wen betrifft die E-Rechnung?
Obwohl die kommende Verpflichtung primär Unternehmen betrifft, die im B2B-Bereich tätig sind, können indirekte Auswirkungen auch auf B2C-Unternehmen. Generell betrifft die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung alle Selbständige, Freiberufler und Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Daher ist die Pflicht branchenunabhängig und betrifft sowohl Dienstleister, produzierendes Gewerbe, Handwerk, Gastronomie uvm.
