Angesichts der rasanten Entwicklung neuer Technologien, behaupten sich die E-Mails weiterhin als unverzichtbares Kommunikationsmittel für Unternehmen weltweit. Neben anderen Gründen, weswegen die E-Mail im Geschäftsverkehr nach wie vor unabdingbar ist, liegt unter anderem an der Fähigkeit zur Archivierung. Diese Pflicht zur revisionssicheren Archivierung des elektronischen Geschäftsverkehrs wurde mit der Aktualisierung der GobD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) im Jahr 2018 entsprechend gesetzlich festgelegt. Diesbezüglich wird die E-Mail-Archivierung oft mit dem E-Mail Backup vermischt oder sogar gleichgesetzt. Während beide Praktiken zwar dazu dienen, deine Daten zu sichern und zu organisieren, gibt es doch entscheidende Differenzen zwischen ihnen, auf welche wir in diesem Beitrag eingehen werden.
Was ist ein E-Mail Backup?
Das E-Mail Backup ist im Grunde eine Sicherheitskopie deiner E-Mail-Daten, die auf einem externen Server oder Datenträger gespeichert werden. Das Ziel eines Backups ist es, eine schnelle und effektive Wiederherstellung deiner E-Mails zu ermöglichen, falls es zu einem unerwarteten Datenverlust kommt – sei es durch technische Probleme, versehentliches Löschen oder sogar durch Cyberangriffe.
In der Regel sind die E-Mail Backups automatisierte Prozesse, die in regelmäßigen Abständen stattfinden, um sicherzustellen, dass alle neuen und geänderten E-Mails gesichert werden. Ein E-Mail Backup ist also deine Versicherung, dass du nicht auf deine wertvollen Informationen verzichten musst, selbst wenn das Unerwartete eintritt.
Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung
Bei der E-Mail-Archivierung nach GoBD geht es um die langfristige Erhaltung von Informationen, die rechtlichen oder geschäftlichen Wert haben können. Die archivierten E-Mails sind unveränderlich, was bedeutet, dass sie nach dem Archivieren nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden können. Die Funktionalität von E-Mail-Archivierungssystemen ermöglicht es dir, schnell und effizient auf alte Nachrichten zuzugreifen, ohne dass die Performance des E-Mail-Servers beeinträchtigt wird. So bleiben deine Daten nicht nur sicher, sondern auch organisiert und leicht auffindbar.
Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?
Seit 2017 gilt in Deutschland die Verpflichtung für Unternehmen, E-Mails gemäß den Vorschriften der GoBD rechtssicher zu archivieren. In unserem Artikel „Wie du E-Mails einfach und rechtssicher archivierst (GoBD)'“ erläutern wir detailliert, wie dieser Archivierungsprozess funktioniert, welche potenziellen Fallstricke es gibt und welche Tools sich am besten für den Aufbau eines solchen E-Mail-Archivs eignen.
- Geschäftliche Korrespondenz (Schriftverkehr im Rahmen der betrieblichen oder geschäftlichen Tätigkeit eines Unternehmens): ca. 6-10 Jahre
- Finanz- und Buchhaltungsdokumente (alle Dokumente im Rahmen der finanziellen und buchhalterischen Tätigkeit eines Unternehmens): ca. 6 Jahre
- Handels- und Geschäftsbriefe (alles Dokumente im Rahmen der geschäftlicher Tätigkeiten eines Unternehmens): ca. 6-10 Jahre
Vergleich von E-Mail Backup und E-Mail-Archivierung
E-Mail Backup
- Kurz- bis mittelfristige Sicherung von Daten
- Stellt eine Momentaufnahme der gesicherten Daten dar
- Ermöglicht die Wiederherstellung von Daten im Schadensfall, wie z.B. Systemausfall oder Ransomware-Attacken
- Backups werden in der Regel täglich oder wöchentlich erstellt und speichern nur die aktuellen Daten
- Sind häufig auf aktive Daten wie Dokumente, E-Mails und Datenbanken beschränkt
- Regelmäßige Validierung und Integritätsprüfung der Backups gewährleisten die Zuverlässigkeit und Unversehrtheit der gesicherten Daten
- Speicherung von Backups an externen Standorten oder in der Cloud möglich
E-Mail-Archivierung
- Langfristige Aufbewahrung von E-Mails inklusive Dateianhängen
- E-Mails sind schnell wiederauffindbar und jederzeit verfügbar, auch wenn der E-Mail-Server temporär nicht erreichbar ist
- Erfüllt gesetzliche Aufbewahrungspflichten, z.B. für Geschäfts- und Handelsbriefe
- Archivierte E-Mails müssen originalgetreu und unveränderlich gespeichert werden
- Archivierung wird weniger häufig aktualisiert als Backups und beinhaltet alle relevanten E-Mails über einen langen Zeitraum hinweg
- Entlasten E-Mail-Server und -Clients
- Implementierung von Authentifizierungs- und Verschlüsselungsmaßnahmen schützt vor unbefugtem Zugriff
- Verwaltung von Speicherplatz und Skalierbarkeit der Archivierungslösung für langfristige Integrität und Verfügbarkeit archivierter Mails
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E-Mail-Archivierung
Alles was du wissen musst, auf einen Blick
Warum E-Mail-Datensicherung in der Cloud?
Die Daten der E-Mails lassen sich sowohl beim E-Mail Backup als auch bei der E-Mail-Archivierung in der Cloud speichern. Ein wesentlicher Vorteil der E-Mail-Datensicherung in der Cloud ist die erhöhte Sicherheit und Verfügbarkeit. Im Gegensatz zu lokalen E-Mail Backups, die durch physische Schäden zerstört werden können, bietet die Cloud eine geografisch verteilte Speicherung, die vor solchen Risiken schützt. Zudem ermöglicht die Cloud eine schnelle Wiederherstellung der Daten im Falle eines Verlustes, was besonders bei der Archivierung von E-Mails wichtig ist, da diese oft geschäftskritische Informationen enthalten. Die Cloud-Datensicherung bietet somit einen umfassenden Schutz und erleichtert die Einhaltung von rechtlichen Grundlagen.
Zuverlässiges Backup und rechtssichere E-Mail-Archivierung verbinden
E-Mail Backups und E-Mail-Archivierung sind zwei wichtige Aspekte der Datenverwaltung, die oft verwechselt werden, aber beide haben ihre eigene Bedeutung. Indem du sowohl Backups als auch Archivierung implementierst, sorgst du für eine doppelte Absicherung: Du schützt dich nicht nur vor Datenverlust, sondern gewährleistest auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien. Somit ist diese Kombination nicht nur sinnvoll, sondern für viele Unternehmen unerlässlich, um Risiken zu minimieren und die Integrität ihrer Kommunikation zu sichern.
Mach´s einfach digital
