Digitale Daten bilden heute die Existenzgrundlage eines Unternehmens: Dateien, Dokumente, aber auch Informationen, die via E-Mails oder Chats weitergegeben werden. Die zuverlässige Sicherung all dieser Daten ist deshalb so etwas wie die Lebensversicherung eines Unternehmens. Doch wie genau funktioniert eine solche Sicherung? Brauche ich noch eine E-Mail-Archivierung, wenn ich ein Daten-Backup habe? Und was genau unterscheidet das eine vom anderen?
Wenn wir darüber sprechen, E-Mails zu archivieren und Daten zu sichern, sollten wir zunächst unterscheiden, was genau damit gemeint ist – oder sein kann:
Wo liegen die Unterschiede, was ist für ein Unternehmen wirklich wichtig? Sehen wir uns die Punkte genauer an.

E-Mail-Archivierung über den E-Mail-Client

In regelmäßigen Abständen bieten die meisten E-Mail-Systeme (z.B. MS Outlook) an, ältere E-Mails zu archivieren. Dieser Vorgang erfolgt – nach Zustimmung – weitgehend automatisiert, hat aber eher „kosmetischen” Charakter, vergleichbar mit dem Aufräumen des Büros. Diese Maßnahme dient vor allem der Verkleinerung des Postfachs, dem leichteren Wiederfinden und somit schlicht der Verbesserung der Performance und fällt damit unter das Label „nice to have”. Zu Backupzwecken genügt dies höchstens IT-affinen „Nebengewerbetreibenden”.

Rechtssicheres E-Mail-Archiv

Die „GoBD – Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” regeln in Deutschland den Umgang mit elektronischen Daten. Sie betrifft also E-Mails, die sich mit gängigen Geschäftsprozessen beschäftigen. Diese unterliegen Aufbewahrungsfristen und sind deshalb – je nach Art des Dokuments – teils über viele Jahre revisionssicher, also unveränderbar, zu archivieren. Wie genau dies abläuft, wo Fallen lauern und mit Hilfe welcher Tools ein solches Archiv am besten anzulegen ist, haben wir uns bereits im Beitrag „Wie Du E-Mails einfach und rechtssicher archivierst” detailliert angesehen. Die rechtssichere E-Mail-Archivierung ist für jedes Unternehmen rechtlich verpflichtend.

Daten-Backup

Das Backup dient dazu, die Daten des Unternehmens im Verlustfall schnell und sicher wiederherstellen zu können. Dies gilt einerseits für Kundendateien und -dokumente, andererseits aber auch für E-Mails und ganze Postfächer. Ein Verlust dieser Daten würde immensen Schaden verursachen, eine möglichst automatisierte Backup-Lösung ist für ein Unternehmen essenziell – weshalb wir hier nochmal genauer hinsehen.

Fangen wir von hinten an – was soll ein Backup bewirken?

Im Falle eines Datenverlustes muss das Unternehmen so schnell wie möglich auf einen möglichst aktuellen Datenbestand zurückgreifen und ihn wiederherstellen können (Restore). Je nach Unternehmensart und -größe können hier Stunden entscheidend sein, „Zeit ist Geld”. Deshalb gilt es, von Anfang an ein zuverlässig funktionierendes Backup- und Restore-Konzept aufzustellen.

Wodurch können Daten verloren gehen?

Wer einen Exchange-Server nutzt, wähnt sich der Sicherheit seiner E-Mails vielleicht grundsätzlich sicher, schließlich ist die Wahrscheinlichkeit eines Hardware-Ausfalls gering. Es gibt jedoch noch viel mehr Gründe, weshalb Unternehmensdaten verloren gehen oder beschädigt werden können: Menschliches Versagen (ein Mitarbeiter löscht versehentlich oder vorsätzlich einzelne Mails, überschreibt Dateien oder ganze Ordner), durch Systemfehler bzw. -absturz (wodurch Dateien beschädigt werden können) oder durch Angriffe aus dem Internet (Malware wie z.B. Kryptotrojaner, der Unternehmensdaten verschlüsselt).

Wie kann ein Backup- und Restore-Konzept aussehen?

Hier lohnt es, sich im Vorfeld Gedanken zu machen und gegebenenfalls auch Profis hinzuzuziehen. Ist das Konzept einmal aufgestellt, läuft die Sicherung meist automatisiert. Stellt sich im Ernstfall aber heraus, dass ein wichtiger Punkt unberücksichtigt blieb, kann der Schaden groß sein – schlimmstenfalls existenziell.
  • Was wird gesichert?
    Ist es nötig, sämtliche Daten und Dateien täglich zu sichern? Wie oft sollen Postfächer und Kontakte gesichert werden?
  • Wohin wird gesichert?
    Soll das Backup in eine Cloud gespeichert werden, oder besser auf ein USB-Laufwerk? Entscheidest Du Dich für einen physikalischen Datenträger (ein USB-Laufwerk), sollte dieser auch gesichert und verschlüsselt aufbewahrt werden.
  • Wie oft wird gesichert?
    Best practice ist hier sicher das Backup nach dem „Generationenprinzip”.  Dieses Prinzip basiert – kurz gesagt – auf beispielsweise fünf täglichen Sicherungen, vier Wochen- und einem Monatsbackup pro Monat über mindestens ein halbes Jahr. Dieses Prinzip stellt sicher, den Datenbestand vor Beschädigung wiederherstellen zu können.
  • Und wer kümmert sich ums Backup?
    Grundsätzlich gilt: Jeder Unternehmer ist für die zuverlässige Sicherung seiner Unternehmensdaten selbst verantwortlich.
Wenn Du Dich für eine Vor-Ort-Lösung entscheidest, muss sichergestellt sein, dass die Backups zuverlässig durchgeführt und sicher aufbewahrt werden. Eine entsprechende Software-Lösung kann hier unterstützen, legt das Unternehmen aber auch auf ein Produkt fest, zumindest für einen bestimmten Zeitraum. Gerade aktuell bieten Cloud-Backup Lösungen mehr Flexibilität und Sicherheit –Anbieter von Managed-IT-Services schnüren hier Pakete für jede Unternehmensgröße. Wir von MXP bieten solche Pakete in Zusammenarbeit mit Acronis an, einem schweizer Unternehmen, das wir über die Jahre als zuverlässigen Partner für Backup-Lösungen kennengelernt haben.

Fazit

Die rechtssichere E-Mail-Archivierung und ein zuverlässiges Backup- und Restore-Konzept sollten sich ergänzen. Beides dient dem Zweck der Sicherung von Unternehmensdaten, allerdings mit unterschiedlicher Ausrichtung: Im E-Mail-Archiv werden geschäftsrelevante Daten und Dokumente revisionssicher, also unveränderbar, zum Zweck der Dokumentation aufbewahrt. Ein Daten-Backup gewährleistet die schnellstmögliche Wiederherstellung von Unternehmensdaten im Schadensfall. Umfassend und durchdacht geplant, bilden E-Mail-Archivierung und Daten-Backup das Fundament digitaler Sicherheit für Unternehmen.