Microsoft 365 ist dein Dreh- und Angelpunkt für die E-Mail-Kommunikation. Doch für echte Rechtssicherheit und Compliance brauchst du mehr als die Standardfunktionen von Microsoft 365. Mit MailStore archivierst du deine Mails professionell und zukunftssicher – entweder in Eigenregie oder als Managed Service durch MXP. So bist du immer auf der sicheren Seite und erfüllst alle Audit- und Compliance-Anforderungen aus GoBD und DSGVO.
Schritt-für-Schritt: Microsoft 365 E-Mail-Archivierung mit MailStore
Alle Einstellungen und Anpassungen in diesem Abschnitt erfolgen in MailStore. Die speziell notwendigen Anpassungen in Microsoft 365 findest du danach in einem eigenen Abschnitt.
1. Verbindung zu Microsoft 365 einrichten
Starte mit deiner MailStore-Installation und verknüpfe deinen Microsoft 365-Mandanten über moderne Authentifizierung. Dazu registrierst du eine Anwendung in Microsoft Entra ID, weist die notwendigen Berechtigungen laut MailStore-Dokumentation zu und richtest die Verbindung anschließend in der MailStore-Oberfläche nach Anleitung ein.
2. Benutzer übernehmen
Füge über die MailStore-Oberfläche eine neue Verzeichnisdienst-Synchronisation hinzu und wähle „Microsoft 365 (Microsoft Entra ID)“ als Typ. Synchronisiere auf Wunsch alle Benutzer, bestimmte Benutzergruppen oder einzelne Accounts. So werden alle notwendigen Benutzer automatisch im Archiv angelegt und aktuell gehalten.
3. Archivierungsprofil und Journaling einrichten
Erstelle in MailStore ein oder mehrere Archivierungsprofile, um gezielt alle gewünschten Microsoft 365-Quellen zu archivieren. Setze bei Bedarf Filter für bestimmte Konten, richte individuelle Profile für besondere Quellen ein und aktiviere die automatische Benutzersynchronisierung, damit neue Nutzer direkt berücksichtigt werden.
Das Journal-Postfach sorgt dabei für eine vollständige und revisionssichere Archivierung sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails. Dadurch erfüllst du alle Voraussetzungen für revisionssichere, lückenlose E-Mail-Archivierung gemäß GoBD und DSGVO – ohne Risiko von Datenverlust.
Deine Vorteile
- Jede E-Mail ist sofort und unveränderbar archiviert.
- Auch bei versehentlichem Löschen bleibt die Nachricht sicher abrufbar.
- Im Auditfall kannst du die komplette, lückenlose Archivierung nachweisen.
4. Compliance und Aufbewahrung regeln
Stelle deine Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und Zugriffsbeschränkungen im MailStore-Administratorbereich individuell ein. Alle Einstellungen sind flexibel und lassen sich jederzeit anpassen, um die GoBD- und DSGVO-Vorgaben zuverlässig einzuhalten.
Details zu den rechtlichen Vorgaben nach GoBD findest du in unserem Blogbeitrag E-Mails rechtssicher archivieren.
5. Outlook- und Web-Integration nutzen
Du hast jederzeit direkten Zugriff auf das Archiv über das Outlook-Add-In und die Web-App. So findest und stellst du E-Mails blitzschnell wieder her, ganz ohne Umwege.
Wichtige Microsoft 365 Einstellungen für die Archivierung
Folgende Einstellungen müssen außerhalb von MailStore in Microsoft 365 vorgenommen werden:
- Journalinggruppe anlegen: Im Exchange Admin Center eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe erstellen. Hier alle Adressen hinzufügen, die in das Archiv sollen.Eine zusätzliche „noreply“-Adresse ist für nicht zustellbare Berichte notwendig.
- Journalregel konfigurieren: Im Microsoft Purview/Compliance Center eine Regel erstellen, die alle Mails der Journalinggruppe an das Journalpostfach leitet.
- App-Registrierung in Entra ID: Eine App für MailStore anlegen und die passenden Berechtigungen (Microsoft Graph, ggf. Exchange Online) vergeben.
Mit der Expertise eines Managed Service Partners setzt du alle Schritte besonders schnell und unkompliziert um und profitierst dabei von maximaler Sicherheit sowie zuverlässiger Einhaltung aller Anforderungen.
Vergleich: MailStore in Eigenregie vs. Managed Service mit MXP
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen Eigenbetrieb und Managed Service:
| Kriterium | MailStore in Eigenregie | MailStore Cloud Managed Service mit MXP |
|---|---|---|
| Einrichtung/Migration | Du setzt alles selbst um | MXP übernimmt und begleitet alle Schritte |
| Journaling & Monitoring | Du richtest und kontrollierst alles | Überwachung und Compliance-Reporting durch MXP |
| Nutzerverwaltung | Du bist für Rechte und On-/Offboarding zuständig | Automatische Nutzerverwaltung und Dokumentation |
| Updates & Wartung | Du führst alles aktiv aus | Alles läuft automatisch durch MXP |
| Support & Compliance | Du nutzt die Dokumentation | Persönlicher Ansprechpartner, regelmäßige Berichte |
| Archivstandort | Du entscheidest selbst | Zertifizierte deutsche Cloud mit MXP |
Wer eine noch detailliertere Gegenüberstellung aller Vorteile, Besonderheiten und Praxisaspekte von MailStore Cloud im Managed Service und MailStore auf einem eigenen Server sucht, findet im umfassenden Blogbeitrag MailStore Cloud vs. MailStore Server weiterführende Informationen und Entscheidungshilfen.
Wann lohnt sich der Wechsel zum Managed Service?
Der Managed Service durch MXP bietet dir folgende Vorteile:
- Automatische Compliance- und Audit-Berichte
- Zentrale und gesicherte Speicherung in deutschen Rechenzentren
- Geführte Migration aller E-Mail-Daten
- Persönlicher Support und SLA
Ein Wechsel zum Managed Service lohnt sich also immer dann, wenn der Fokus auf Sicherheit, Entlastung der eigenen IT und zuverlässiger Einhaltung aller Compliance-Anforderungen liegt und zugleich der eigene Zeitaufwand für Administration reduziert werden soll.
Weiterführende Quellen & Links
E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 bei MailStore: https://help.mailstore.com/de/server/E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_365_-_Modern_Authentication
Archivierung von Microsoft 365 für Neukunden im MailStore Blog: https://www.mailstore.com/de/blog/tech-tipps-archivierung-von-microsoft-365-fuer-neukunden-von-mailstore/
Leitfaden MailStore Cloud und Microsoft 365: https://www.mailstore.com/de/hilfe/mailstore-cloud/leitfaden-microsoft-365/
Fazit: MailStore M365 zur sicheren E-Mail-Archivierung
Mit MailStore liegt die volle Kontrolle über die E-Mail-Archivierung entweder im eigenen Haus oder entspannt beim spezialisierten Managed Service durch MXP. Wer Ressourcen und IT-Aufwand reduzieren sowie Rechtssicherheit und Compliance dauerhaft absichern möchte, profitiert beim Managed-Angebot von persönlichem Service, regelmäßigen Compliance-Berichten und zertifizierter Entlastung der eigenen IT. Beide Optionen gewährleisten die Einhaltung von GoBD und DSGVO, sorgen für langfristigen E-Mail-Schutz und decken alle unternehmenskritischen Anforderungen an Sicherheit und Effizienz zuverlässig ab.
