Die Digitalisierung prägt unsere Welt durch Vernetzung, Verfügbarkeit von Daten und Automatisierung von Prozessen in nahezu allen Lebensbereichen. Dabei spielen auch die E-Rechnungen eine zentrale Rolle. Doch was genau sind E-Rechnungen? Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen oder einfachen PDFs umfassen elektronische Rechnungen strukturierte Datenformate, die per E-Mail versendet werden und eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Diese Formate, wie ZUGFeRD und XRechnung, enthalten sowohl die visuelle Darstellung, die von Menschen lesbar ist, als auch maschinenlesbare Daten.
Archivierungspflicht der elektronischen Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle B2B-Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, verpflichtend, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Diese Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und zielt darauf ab, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen sowie die Mehrwertsteuerlücke zu schließen. Die E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, wobei bereits etablierte Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung diese Anforderungen erfüllen.
Zusätzlich zur Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen besteht auch eine Archivierungspflicht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die elektronischen Rechnungen revisionssicher archiviert werden und dabei für jeden zugänglich sind.
Aufbewahrung von E-Rechnungen – wie lange?
Es ist wichtig, die Archivierungsdauer von elektronischen Rechnungen zu beachten, da sie ein wesentlicher Aspekt der Buchhaltung und Compliance in Unternehmen ist. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben der GoBD müssen elektronische Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Wenn eine E-Rechnung also beispielsweise am 11.07.2024 erstellt wird, beginnt die Archivierungsfrist mit dem 31.12.2024. Die E-Rechnung muss dann mindestens bis zum 31.12.2034 aufbewahrt werden.
Während dieser Archivierungszeit müssen die Rechnungen jederzeit zugänglich und lesbar sein. Zudem dürfen die Unterlagen nicht verändert werden, um ihre Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Es muss beachtet werden, dass die Rechnungen auch nach Ablauf der Frist noch revisionssicher abrufbar sind, falls sie für Steuerprüfungen oder andere rechtliche Angelegenheiten benötigt werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme diesen Anforderungen entsprechen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Wie muss ich E-Rechnungen archivieren?
- Original: Die archivierte E-Rechnung muss im Original vorliegen, da es im Ernstfall als Beweismittel im rechtlichen Kontext dient.
- Vollständigkeit: Jede E-Rechnung muss vollständig archiviert sein, inklusive alle Anhänge und verbundenen Dokumente. Nur so können alle vollständigen Informationen bewahrt werden.
- Unveränderlichkeit: Nach der Archivierung darf die E-Rechnung nicht mehr verändert werden.
- Sicherheit: Die archivierten Daten müssen vor Verlust, Beschädigung und unbefugtem Zugriff geschützt sein.
- Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte im Prozess der Archivierung müssen dokumentiert werden, um die Herkunft und Verarbeitung der E-Rechnung nachvollziehen zu können.
- Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit: Die E-Rechnungen müssen über die gesamte Aufbewahrungsdauer hinweg lesbar sein. Zudem müssen die Daten so archiviert sein, dass die Auswertung durch Maschinen jederzeit möglich ist.
- Archivierung in Deutschland: Für in Deutschland ansässige Unternehmen wird eine Archivierung der E-Rechnung in Deutschland bevorzugt. Außerhalb der EU ist es nur bedingt möglich, die E-Rechnung zu archivieren.
- Digitale Archivierung: Es ist wichtig, dass die E-Rechnungen digital archiviert werden und nicht im Papierformat.
Tools, um E-Rechnungen zu archivieren
Die Archivierung von E-Rechnungen ist für Unternehmen also in Zukunft eine rechtliche Notwendigkeit. Es gibt einige Tools, wie beispielsweise DMS-Tools oder fortschrittliche Softwares zur Archivierung, die dabei helfen können, den Prozess zu optimieren und sicherstellen, dass alle Voraussetzungen eingehalten werden. Unternehmen sollten die für ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Lösungen auswählen, um sowohl rechtliche Sicherheit als auch betriebliche Effizienz zu gewährleisten.
| Tool | Hauptfunktion | Besonderheit | |
|---|---|---|---|
| Mailstore | E-Mail-Archivierung, Suchfunktion | Auch für E-Rechnungen perfekt geeignet |  |
| Lexware | Buchhaltung, Rechnungsarchivierung | Beliebt bei kleinen und mittleren Unternehmen |  |
| Lexoffice | Buchhaltung, Rechnungsarchivierung | Beliebt bei kleinen Unternehmen |  |
| Sage | ERP-System, Finanzmanagement | Umfangreiche Funktionen für große Unternehmen | |
| DATEV | Dokumentenmanagement | Speziell für Steuerberater entwickelt | |
| DokuWare | Dokumentenmanagement, Workflow | Umfassender Leitfaden zur Rechnungsarchivierung | |
| ELO-Office | Dokumentenscan, Passwortschutz | Geeignet für kleine und mittlere Unternehmen | |
| Archivista | Dokumentenscan, Passwortschutz | Benutzerfreundlich | |
| PaperOffice | Dokumentenscan, Passwortschutz | Umfassende digitale Archivierungslösung | |
| Haufe Finance | Unveränderbare Speicherung | Fokus auf rechtliche Anforderungen |
E-Mail Archivierung für E-Rechnungen
Die GoBD sieht die Pflicht für alle Unternehmen vor, die gesamte E-Mail-Kommunikation revisionssicher zu archivieren. Der Einsatz der Cloud Mailarchiv Lösung von MXP ist somit auch geeignet, E-Rechnungen via E-Mail lückenlos zu archivieren. Exchange-Dienste wie Microsoft 365 bieten über die Journaling Funktion die Möglichkeit an, eine Kopie sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails direkt ins Archiv zu senden. Dabei gewährleisten wir dir die Verfügbarkeit und Sicherheit deiner gesamten IT-Infrastruktur und bieten dir zugleich niedrige Kosten, hohe Effizienz und größere Flexibilität an.
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