Digitale Berichtshefte Online erstellen

Dennis Artinger, unser Profi für WordPress-Websites, hat für unsere Auszubildenden eine Plattform entwickelt, auf der sie ihre digitalen Berichtshefte erstellen, bearbeiten und verwalten können. Durch das Tool haben wir die Möglichkeit die Ausbildungsnachweise besser zu kontrollieren und unseren Auszubildenden per Kommentar-Funktion Hilfestellungen zu liefern. Zudem sparen sich unsere Azubis viel Zeit, die sie bei der MXP besser einsetzen können.

Dennis wollte der Öffentlichkeit sein Projekt nicht vorenthalten und hat die digitalen Berichtshefte seit diesem Frühling auf seiner Webseite integriert. Wir stellen euch die Plattform Codepalm für die Verwaltung von digitale Berichtshefte vor, die eure Auszubildenden kostenfrei verwenden können.

Die handschriftliche Alternative der Berichtshefte ist Out-To-Date. Die Mappe der Ausbildungsnachweise kann verloren gehen und eine detailreiche Überprüfung kann nicht immer durch den Ausbilder garantiert werden, da er selbst mit vielen Aufgaben beschäftigt ist. Mit der neuen Lösung können mehrere Mitarbeiter die Nachweise unserer Schützlinge mit einem Klick aufrufen und kontrollieren. Falls wir Anmerkungen zum Text oder dem Format haben, können wir dem Azubi einen Kommentar direkt im digitalen Berichtsheft hinterlassen.

Seit dem 10. März 2017 dürfen Azubis digitale Berichtshefte zur Abschlussprüfung mitnehmen. Das spart dem Betrieb Papierkosten und der Auszubildende kann den Ausbildungsnachweis nicht verlieren. Das einzige Manko: Der Azubi muss einen Laptop oder ein Tablet selbstständig zur Abschlussprüfung mitnehmen, auf dem er die Berichtshefte vorweisen kann. Zudem muss der Ausbilder die PDF’s mit einem Programm wie Adobe Acrobat DC digital signieren, damit der Auszubildende nachweisen kann, dass eine Durchsicht durch den Ausbilder erfolgte. Alternativ kann das digitale Berichtsheft regelmäßig ausgedruckt und wie üblich in einem Ordner zur Abschlussprüfung mitgenommen werden. Wir empfehlen unseren Auszubildenden trotz digitaler Lösung die Berichtshefte in Papierform zur Abschlussprüfung mitzunehmen. Das wird auch von den Prüfern besser angenommen, da sie es gewohnt sind in einem Heft zu blättern und eine handschriftliche Signatur des Ausbilders sehen können.

Damit der Azubi ein neues Berichtsheft erstellen kann, muss er sich zunächst auf der Plattform registrieren und die Vorlage der Berichtshefte mit seinen Daten und Tätigkeiten der aktuellen Woche befüllen. Viele Daten können bereits im Profil hinterlegt werden, um die Eingabe zu vereinfachen. Das Datum, die aktuelle Woche und weitere Daten werden automatisch beim Erstellen eines neuen Berichtshefts eingetragen. Tätigkeitsbeschreibungen können mit einer einfachen Schnell-Formatierung in ein ordentliches Format gebracht werden. Eine genaue Beschreibung findet man direkt beim jeweiligen Textfeld. Über die Detail-Ansicht kann das Berichtsheft nach der Anpassung kontrolliert und danach ausgedruckt werden.

Wir erhalten jeden Freitag Nachmittag eine automatisierte Benachrichtigung mit dem aktuellen Stand der Berichtshefte unserer Auszubildenden. Mit dieser E-Mail bekommen wir den Soll- und Ist-Stand der Nachweise und eine Verlinkung zum Berichtsheft des Auszubildenden. Diese Nachricht bekommen mehrere Personen bei der MXP, damit sich immer mindestens ein Mitarbeiter um die Kontrolle kümmern kann. Sobald der Auszubildende eine Freigabe von uns per Kommentar-Funktion erhält, darf er sie ausdrucken und uns zum Unterschreiben vorlegen. Der neue Nachweis wird danach vom Azubi in einen Ordner gelegt.

Dennis ist der Meinung, dass eine App auf dem Smartphone oder Tablet zu viel Verwaltungsaufwand zum Entwickeln und Debuggen bedeutet. Durch die Verwendung einer Online-Plattform kann effizienter gearbeitet werden. Zudem würde eine Developer-Lizenz für Apple-Apps unnötige Kosten verursachen. Da die digitalen Berichtshefte Online auf einer Plattform erstellt werden ist keine Installation einer App notwendig. Die Voraussetzung ist ein Internetzugang und die Anmelde-Daten zum Projekt.

Es kommt vor, dass der Auszubildende sein Berichtsheft verliert. Das kann passieren, wenn er das Berichtsheft an mehreren Orten pflegt (Zuhause und in der Arbeit), oder wenn die Firma umzieht und der Ordner nicht mehr aufgefunden werden kann. Die erstellten Berichtshefte auf der Plattform können nicht verloren gehen. Selbst wenn der Server gehackt wird, können wir auf ein nächtliches Backup zurückgreifen und die Daten wiederherstellen. Auch der Verlust des Passworts ist kein Grund in Panik zu geraten. Eine automatische Lösung ist momentan auf Codepalm nicht vorhanden, aber Dennis hilft gerne bei solchen Problemen. In Zukunft wird natürlich auch eine „Passwort vergessen'“-Funktion zur Verfügung gestellt.

Dennis hat bereits einige Erweiterungen angekündigt.

Wir sind gespannt, welche Funktionen noch hinzukommen werden!