E-Mail-Security: So schützt du dein Unternehmen vor Cyberkriminellen

Wie viele E-Mails landen täglich in deinem Postfach? 10? 20? Oder deutlich mehr? Laut Manager Magazin erhalten Führungskräfte in Deutschland bis zu 30.000 E-Mails pro Jahr, was zeigt, dass trotz Alternativen wie Teams oder Slack, E-Mails in der Arbeitswelt nach wie vor das meistgenutzte Kommunikationsmedium sind. Diesen Aspekt nutzen auch Cyberkriminelle mehr und mehr für sich. Ein ungeschütztes Postfach kann für dein Unternehmen schnell zum Himmelfahrtskommando werden.

Im Folgenden haben wir dir daher die wichtigsten Punkte in Sachen E-Mail-Sicherheit zusammengefasst.

Ein Großteil der Hackerangriffe im Netz – etwa 90 Prozent – erfolgt über E-Mail. Das digitale Postfach ist der führende Bedrohungsfaktor für Phishing, Ransomeware und Datendiebstahl.

So dynamisch und schnell sich die Strategien der Angreifer entwickeln, so effizient und umfassender werden auch die Schutzsysteme verschiedener Hersteller. Grundsätzlich bist du am besten aufgestellt, wenn du deine Unternehmenspostfächer über Microsoft 365 laufen lässt. Denn fast alle Schutzsysteme werden für diesen Anbieter geschrieben. Teilweise ist ein Wechsel notwendig, um überhaupt kompatible Schutzsysteme anwenden zu können.

Der Vorteil: Eine spezielle E-Mail Security Software auf dem neuesten Stand fängt verdächtige Mails ab, bevor sie bei deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Postfach landen. Insbesondere in Kombination mit Managed Services kannst du deine daten so proaktiv schützen und bist damit den entscheidenden Schritt voraus im Kampf gegen Cyberkriminalität. In Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider, weißt du deine IT-Infrastruktur in professionellen Händen. Die Sicherheitsexperten bilden sich laufend fort und arbeiten daher, trotz dynamischen und rasanten Entwicklungen auf dem Markt, mit den neuesten Erkenntnissen und Entwicklungen. Mögliche Sicherheitslücken werden dank automatisierter Monitoring-Prozesse effizient erkannt und eliminiert.

Doch mit einer sicheren E-Mail Security Lösung schützt du deine IT-Infrastruktur nicht nur proaktiv vor möglichen Cyberangriffen – du sparst dir auch Kosten. Jede zusätzliche E-Mail, die im Postfach deiner Mitarbeiter landet, ist neben einer potenziellen Gefahrenquelle nämlich auch ein echter Zeitfresser.

Beim Thema Cybersicherheit geht es jedoch längst nicht nur um Netzwerke, Software und Firewalls. Mindestens ebenso entscheidend für die Sicherheit deines Unternehmens sind die Nutzerinnen und Nutzer der IT-Infrastruktur – deine Mitarbeiter. Der Faktor Mensch gilt als vermeintlich schwächstes Glied innerhalb der Sicherheitsstrukturen und rückt daher immer häufiger ins Visier der Täter.

Beim sogenannten Social Engineering versuchen die Täter, ähnlich wie Trickbetrüger an der Wohnungstüre, beispielsweise durch Vortäuschung persönlicher Beziehungen sensible Daten von den Anwendern zu bekommen oder diese zur Installation einer versteckten Schadsoftware zu bewegen.

Diese Variante ist besonders perfide, da die Täter menschliche Eigenschaften wie Vertrauen, Angst oder Respekt vor Autorität ausnutzen, um Personen zu manipulieren. Cyberkriminelle verleiten das Opfer auf diese Weise beispielsweise dazu, vertrauliche Informationen preiszugeben, Sicherheitsfunktionen auszuhebeln, Überweisungen zu tätigen oder Schadsoftware auf dem privaten Gerät oder einem Computer im Firmennetzwerk zu installieren.

Auch hier schaffen moderne Systeme Abhilfe in dem sie mit speziellen Programmen die Securityawareness der Anwenderinnen und Anwender schärfen. Dabei verschickt das System gezielt gefälschte Mails und wertet das Verhalten deiner Mitarbeiter aus. Solche Kampagnen kannst du gemeinsam mit dem Provider oder Managed Service-Anbieter regelmäßig aktivieren, um immer wieder auf die Gefahren aufmerksam zu machen und deine Teams daraufhin entsprechend zu schulen. Denn wenn doch mal eine Spam-Mail im Postfach landet, hängt es alleine von der Entscheidung eines einzelnen Mitarbeiters ab, ob sich die Täter Zugriff zum System verschaffen können oder nicht.

Wenn du einen ersten Vorgeschmack möchtest, wie eine solche Kampagne für E-Mail-Sicherheit aussehen kann, kannst du dich hier am MXP-Awarenesstest versuchen. Entscheide, welche E-Mail du als vertrauenswürdig einschätzen und von welchem Link du lieber die Finger lässt. Die Auswertung gibt dir einen ersten Anhaltspunkt, wie es um dein Sicherheitsbewusstsein bestellt ist. Natürlich gibt dieses Gimmick nur einen ersten Einblick und ersetzt nicht eine professionell durchgeführte Awareness-Kampagne.