Immer mehr Unternehmen wagen den Umstieg ins papierlose Büro – mit Hilfe eines digitalen Dokumentenmanagements. Das ist nachvollziehbar, bringt es doch eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich: Zum einen spart das Unternehmen so Unmengen an Platz und Papier, zum anderen sorgen eine gut durchdachte Struktur, die Möglichkeit zur Verschlagwortung und ein ordentliches Archiv für schnelles Auffinden, hohe Effizienz und maximale Flexibilität. So soll es – und so kann es auch sein, jedenfalls, wenn du von Anfang an einen klaren Plan verfolgst.
Wie du den Umstieg ins papierlose Büro planst
Um es deutlich zu sagen: Einfach nur drauf loszuscannen und alles irgendwie abzuspeichern, nur um anschließend die Papierordner entsorgen zu können, bringt gar nichts – außer noch mehr Arbeit. Wie bei einem „richtigen“ Umzug ist es nötig, dir erst mal grundlegend Gedanken zu machen, wo du nachher was finden möchtest, welche Prozesse bei welchem Vorgang ablaufen und wer wo und worauf Zugriff haben muss. Nur schiebst du hier nicht Schränke, beschriftest keine Kartons, sondern planst deine neue digitale Infrastruktur. Das kann und darf etwas Zeit in Anspruch nehmen – denn einmal ins Kraut geschossener Wildwuchs kann das ganze System nutzlos machen.
Zunächst solltest du dir darüber klar werden, ob du einfach ein digitales Ablagesystem installieren oder dein Unternehmen wirklich durchgängig digitalisieren möchtest. Drei Fragen, die du dir in jedem Fall vor Beginn des Change-Prozesses stellen solltest:
- Wo liegen Dokumente bereits digital vor, was hast du noch auf Papier?
- Welche Dokumente kannst, welche musst du aufbewahren, und wie lange? Und – was kann wirklich weg?
- Wo genau in deinem Unternehmen fallen in welchem Arbeitsschritt welche Dokumente an?
Beantworte diese Fragen gründlich und konsequent – diese Antworten bilden die Basis deiner zukünftigen digitalen Unternehmenslandschaft.
Was bietet digitales Dokumentenmanagement – und was ist ECM?
Nach dieser grundlegenden Analyse geht es an die Kernfrage: Womit kannst du all das umsetzen? Das richtige System für deine Bedürfnisse zu finden ist ebenso schwierig wie unbedingt wichtig. Denn nur wenn das System zu deinem Unternehmen, deiner Struktur und deinen Anforderungen passt, wirst du auch den maximalen Nutzen aus der Umstellung ziehen. Und das ist ja der Sinn der Sache.
Intelligente Lösungen bilden schon heute gängige Arbeitsprozesse im Unternehmen vollständig digital ab: Wir sprechen über Enterprise-Content-Managementsysteme (ECM) – das Herzstück einer gelungenen digitalen Unternehmensinfrastruktur. Einerseits bietet ein ECM ein klassisches digitales Dokumentenmanagement – mit all seinen Vorteilen: Auffindbarkeit, Transparenz, Rechtssicherheit. Als Unternehmer hast du Aufbewahrungspflichten zu beachten, musst dafür sorgen, dass deine Dokumente unveränderbar und revisionssicher über Jahre archiviert werden. All dies ist für ein gutes ECM Standard. Und da geht noch so viel mehr.
Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement ECM?
Im Gegensatz zur reinen Archivlösung arbeitet das ECM mit „lebenden Dokumenten”. Eine intelligente ECM-Lösung bildet also den gesamten Workflow eines Geschäftsprozesses digital ab, beispielsweise im Rechnungs-, Vertriebs- oder Personalmanagement. ECM verknüpft Dokumente, Daten und Informationen aller Art mit dem jeweils abzubildenden Prozess, unterstützt interne Kommunikationstools und ermöglicht Auswertung und Analyse. Unterschiedliche Hierarchieebenen und eine datengenaue Rechtevergabe garantieren die Einhaltung betrieblicher und gesetzlicher Datenschutzbestimmungen – und das von überall auf der Welt. Der passwortgeschützte mobile Zugriff sorgt für höchste Flexibilität und Rechtskonformität – kein Widerspruch, mit dem richtigen Partner. Um es also auf den Punkt zu bringen:
Was muss dein Dokumentenmanagementsystem in jedem Fall können?
Bei der Auswahl der für dich richtigen ECM-Lösung solltet du folgende Aspekte berücksichtigen:
- Datenintegration: Mit welchen bestehenden Systemen muss das Dokumentenmanagement-System kommunizieren, wie tief muss es in bestehende Prozesse integriert werden können – und kann es das auch?
- Skalierbarkeit: Kann das Dokumentenmanagement-System mit deinem Unternehmen mitwachsen? Wie muss die Struktur angelegt sein, um später mit deinem Unternehmen Schritt halten zu können?
- Rechts-/Sicherheit: Garantiert das Dokumentenmanagement-System die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu Aufbewahrung und Ablage (steuer-)relevanter Dokumente? Und wie genau kannst du Zugriffsrechte vergeben und verwalten?
Eine Lösung, der wir seit Jahren vertrauen und die all diese Anforderungen abdeckt, ist ELO. Kompetent, zuverlässig und leistungsstark bietet ELO ein digitales Dokumentenmanagementsystem, das bereits im Standard breite Anwendungsbereiche abdeckt. Jede dieser Lösungen – vom digitalen Posteingang über das E-Mail-Management bis hin zur Digitalisierung zentraler Fachbereiche – ist vollständig individuell an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassbar. Das garantiert den für dein Unternehmen maximalen Nutzen bei hoher Transparenz und größtmöglicher Sicherheit.
Der Schritt, dein Unternehmen vollständig digital abzubilden, ist sicher kein kleiner. Dieser Schritt bedarf einer gründlichen Vorbereitung, einer gut durchdachten Planung und einer konsequenten Umsetzung. Dann ist dieser Schritt in jedem Fall ein Schritt in die Zukunft deines Unternehmens. Und das schon heute.
Mach´s einfach digital
