Die wichtigsten Tools & Tipps
Arbeiten im Home-Office wird immer beliebter. Doch wie wird aus dem Laptop oder Home-PC ein ebenbürtiger Vertreter des Firmen-PCs, mit Zugang zu allen Dateien und Softwareprogrammen? Das Stichwort für effektives Remote-Working heißt Vernetzung. Wie sich Mitarbeiter bequem im Home-Office mit dem Firmennetzwerk verbinden können und welche Tools und Techniken es dazu gibt, erfahren Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag.
Der heimische Arbeitsplatz wird beliebter
Ob Unwetter, Verkehrschaos, erkältete Kinder, ein Handwerker-Termin oder der aktuell kursierende Coronavirus: Wer sich den Weg ins Büro sparen und stattdessen im Home-Office arbeiten möchte und kann, weiß die Vorteile schnell zu schätzen. Lange Fahrten fallen weg, die Flexibilität und Vereinbarkeit von Familie und Job nimmt zu und im eigenen Arbeitszimmer arbeitet es sich deutlich ruhiger als im wuseligen Großraumbüro.
Doch damit Mitarbeiter auch aus der Ferne produktiv sein können, müssen einige Aspekte stimmen: Das sogenannte „Remote-Working“ erfordert eine Verbindung vom heimischen PC zum Firmennetzwerk. Denn nur so können bestimmte Dateien abgerufen oder geschäftliche E-Mails empfangen und versendet werden. Im folgenden Blogbeitrag informieren wir Sie über die wichtigsten Tipps und Tools rund ums Thema Remote-Desktop sowie über geeignete Netzwerklösungen fürs Home-Office – für ein rundum effektives Arbeiten in den eigenen vier Wänden.
Sichere Übertragung dank VPN
Im Hinblick auf sensible Daten stellt sich beim Thema Home-Office schnell die Frage: Wie kann eine sichere Übertragung gewährleistet werden? Ermöglicht wird die hohe Sicherheit bei der Datenübertragung durch die Einrichtung eines sogenannten VPN-Tunnels. Via Virtual Private Network (VPN) können einzelne Clients (z. B. Notebooks, Smartphones) von Mitarbeitern sicher mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden werden.
Die hohe Übertragungssicherheit wird erreicht, indem die Kommunikation über via Firewall ein eigenes, speziell gesichertes VPN-Protokoll abgewickelt wird. Auf diese Weise werden alle ins und vom Home-Office übertragenen Daten verschlüsselt und sind vor den Zugriffen Dritter sicher abgeschirmt.
Direkter Zugriff per Remote-Desktop-Verbindung
Der Desktop des Firmen-PCs 1:1 auf dem Laptop zuhause: Per Remote-Desktop-Verbindung kann der Büro-Bildschirm bequem auf Computer oder Laptop zu Hause übertragen werden. Damit können Mitarbeiter im Home-Office virtuell auf alle Dateien und sogar Programme des Firmen-PCs zugreifen. Damit dies immer funktioniert, sind jedoch einige Handgriffe bzw. Einstellungen zur Automatisierung notwendig.
So muss beispielsweise der Arbeitscomputer im Büro eingeschaltet sein. Weiterhin muss der Mitarbeiter die IP-Adresse seines Rechners und zudem die Login-Daten für den Firmen-Account wissen und eingeben. Darüber hinaus bedeutet der Zugriff des privaten Rechners auf das Firmennetzwerk natürlich zunächst auch immer ein Sicherheitsrisiko – weswegen die Mitarbeiter auch einen VPN-Client auf ihrem privaten PC installiert haben müssen, was angesichts des Alters und Zustands einiger Heim-PCs schwierig und kostenintensiv werden kann. Der direkte Zugriff auf den Firmen-PC durch eine Remote-Desktop-Verbindung ist damit zwar eine Option – allerdings nicht in jedem Fall empfehlenswert.
Remote-Working mit dem Terminalserver
Die Übertragung mittels Terminalserver funktioniert ähnlich wie die per Remote-Desktop-Verbindung: Der Terminalserver bietet Mitarbeitern den Zugriff auf alle Bildschirminhalte des Firmen-PCs, sodass von überall aus ohne Einschränkung gearbeitet werden kann. Im Gegensatz zur Remote-Desktop-Verbindung läuft der Terminalserver jedoch über einen zentralen Server.
Das bedeutet: Es gibt nur einen zentralen Punkt, der gepflegt werden muss, was im laufenden IT-Betrieb Kosten spart. Allerdings kann die Lizensierung schnell teuer werden – und wenn mehrere Desktops gleichzeitig geladen werden sollen, ist einiges an Ressourcen notwendig. Dennoch ist der Terminalserver für viele Unternehmen die passende Übertragungslösung fürs Home-Office, auch weil er sich gut integrieren lässt.
Cloud-Hosting: Programme ohne Installation nutzen
Nicht jedes Programm muss installiert werden: Wer im Home-Office auf bestimmte Programme angewiesen ist, kann auf diese auch mittels Cloud-Hosting via „App“ zugreifen. Dabei wird das jeweilige Programm über einen Server ausgeführt und ähnlich wie bei der Remote-Desktop-Verbindung nur das Bild übermittelt. Wer eine Remote-Desktop-App verwendet, muss seinen privaten PC deswegen gar nicht ins Unternehmensnetzwerk integrieren.
Der Anwender bekommt vielmehr die Programme nur angezeigt. Die Funktionalität hingegen wird vollständig über die Cloud abgewickelt. Der Vorteil des Cloud-Hostings: die hohe Flexibilität. Es kann von beliebig vielen Endgeräten und von überall aus ohne Einschränkung genutzt werden. Und auch in Sachen Sicherheit punktet diese Lösung. Denn die Einwahl ins Unternehmensnetz entfällt komplett.
Tipps für noch mehr Sicherheit im Home-Office
• „Choose Your Own Device“ statt „Bring Your Own Device“:
Auch wenn es günstiger wäre Mitarbeiter im Home-Office an ihren eigenen Geräten arbeiten zu lassen, so sinken damit auch die Kontrollmöglichkeiten eines Unternehmens und die Sicherheitsrisiken steigen – denn es mischen sich z. B. berufliche und private Mails oder die Antiviren-Software ist nicht auf dem neuesten Stand. Besser ist: Firmen-Laptop und ggf. Smartphone stellen und Mitarbeiter bei Hersteller und Modell mitbestimmen lassen. Mit Firmeneigenen Geräten lässt sich auch sicherstellen, dass über eine zentrale Backup Struktur, z.B über ein Cloud-Backup, die Datensicherung gewährleistet ist.
• Zugriff nur über VPN:
Denn diese Verbindung ist nicht nur verschlüsselt, sondern auch abhörsicher – also selbst beim WLAN im Café kein Problem. Dabei sollten Sie darauf achten, sichere VPN Protokolle zu verwenden und nicht auf veraltete Standards, wie PPTP VPN, zu setzen.
• Passwort-Zugriff über Passwort Management
Der Zugriff auf die Nutzer-Passwörter sollte ausschließlich über eine professionelle Passwort Management Software erfolgen. Gerne werden Passwörter unverschlüsselt in Excel-Dateien geteilt oder im schlimmsten Fall unsicher per E-Mail gesendet. Im Passwort Management Tool sind Passwörter verschlüsselt abgespeichert. Die meisten Tools erlauben den Zugriff über den Webbrowser, um auch vom Home-Office bequem und sicher zugreifen zu können.
• Sicherheit auch für Datenträger:
Auch bei Festplatten und externen Datenträger sollte auf eine moderne Verschlüsselung geachtet werden, um Daten vor unerlaubtem Zugriff sichern zu können.
• Über Zugriffsbeschränkungen nachdenken:
Nicht nur in puncto Home-Office, auch innerhalb einer Firma lohnt es sich, über Zugriffsbeschränkungen auf Verzeichnis- oder Dateiebene auf der Grundlage von Benutzerrollen nachzudenken. So sollten Mitarbeiter nur auf die für ihre Aufgabe bzw. Position relevanten Daten zugreifen können: Mithilfe einer speziellen Software kann sogenanntes Information Rights Management (IRM) individuell eingerichtet werden.
Möchten Sie Home-Office für Ihre Mitarbeiter einrichten? Haben Sie Fragen zu den verschiedenen Remote-Desktop- und Netzwerklösungen? Unsere IT-Profis beraten Sie gerne!
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