Wie du E-Mails in der Cloud rechtssicher archivierst

In den allermeisten Unternehmen läuft die Kommunikation inzwischen fast ausschließlich digital – E-Mails haben dem Brief längst den Rang abgelaufen. Der Schriftverkehr, auch der digitale, will jedoch sauber archiviert sein – einerseits aus praktischen Erwägungen, um Vorgänge auch nach Monaten und Jahren nachvollziehen zu können, andererseits aus rechtlichen Gründen.

Unterlagen, die Geschäftsprozesse betreffen, unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und sind deshalb – je nach Art des Dokuments – über mehrere Jahre revisionssicher, also unveränderbar, zu archivieren. Darüber hinaus zeigen sowohl die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die rechtlichen Grundlagen zur E-Mail-Archivierung auf. Wie genau dies abläuft, wo Fallen lauern und mit Hilfe welcher Tools ein solches Archiv am besten anzulegen ist, haben wir uns im Beitrag „Wie du E-Mails einfach und rechtssicher archivierst” detailliert angesehen. Die E-Mail-Archivierung ist für jedes Unternehmen rechtlich verpflichtend.

Wer nun glaubt, seine Mails wären mit Office365 sowieso in der Cloud, man müsse sich deshalb um nichts weiter kümmern, liegt falsch. Sofern Unternehmen keine eigenen E-Mail-Server betreiben, wird vermutlich eine Cloud Lösung zur E-Mail-Kommunikation genutzt. Diese liegt auch schon vor, wenn Postfächer zur Unternehmenskommunikation genutzt werden, die bspw. im Rahmen eines Webhostings inbegriffen sind. Doch auch hier müssen diesen Service nutzende Unternehmen diese Daten in Form eines Backups sichern, sofern es nicht anderweitig vertraglich geregelt ist. Das dient der Vorbeugung des Datenverlustes, ist im Falle einer Buchprüfung doch wahrscheinlich ungenügend – hierfür ist eine zertifizierte E-Mail-Archivierung notwendig, die Bewegungen und Veränderungen innerhalb des Archivs protokolliert.

Die Devise lautet also, auf Nummer sicher zu gehen – und diese Sicherheit können sogenannte Outbound-Archive garantieren. Derlei Lösungen bieten enorme Vorteile – hier die fünf wichtigsten:

1. Die Archivierung kann vollautomatisch ablaufen
   Ist sie einmal eingerichtet, kannst du dich zurücklehnen: Alle Daten laufen direkt von dem E-Mail-Anbieter in die (z.B.) MXP-Cloud. Dort sind sie manipulationssicher aufgehoben. Änderungen an Elementen werden vorschriftsgemäß protokolliert.
2. Kein Datentraffic auf dem Unternehmensserver
   Da die Clouds sozusagen direkt miteinander kommunizieren, fällt kein zusätzlicher Datentraffic im Unternehmen an. Deine Arbeitsprozesse laufen ungehindert weiter. Das bedeutet übrigens auch:
3. Lokaler Speicherplatz bleibt den aktuellen Daten vorbehalten.
   Natürlich kannst du deine E-Mail-Archivlösung auch einfach direkt lokal im Unternehmen laufen lassen. Das erzeugt aber einerseits, wie gerade beschrieben, enormen Traffic, zum anderen beansprucht dies schnell enorme Mengen an Speicherplatz. So kann es am Ende kostengünstiger sein, sich für einen externen Anbieter zu entscheiden.
4. Höchste Sicherheitsstandards
   Deutsche Cloud-Anbieter garantieren DSGVO-Konformität – denn du als Unternehmer musst diese für deine Daten sicherstellen. Unabhängige Prüfinstitute wie der TÜV legen hier strenge Regularien an. Entscheidest du dich also für eine solch professionelle Lösung, hast du schon eine Sorge weniger.
5. Voller Zugriff bei Datenverlust
   Im E-Mail-Archiv lassen sich schnell und einfach Informationen zu vergangenen Geschäftsfällen recherchieren. Die schnelle Wiederherstellung ganzer Postfächer wird durch ein zusätzliches Cloud Backup unterstützt. Voraussetzung, der Datensicherungspflicht mit geringem Aufwand nachzukommen, ist ein kompatibles E-Mail-System, wie bspw. Exchange Online und eine zentral verwaltbare Datensicherungslösung. Diese kann – je nach Lösung – die Wiederherstellung bereits kompromittierter E-Mails verhindern, in dem das Backup selbst vor Viren geschützt ist.

Ein klug durchdachtes und auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnittenes E-Mail-Archiv ist also nicht „nice to have”, sondern für dich als Unternehmer Basisarbeit. Ergänzt durch eine Cloud Datensicherung erfüllt das E-Mail Archivierungs- und Sicherungskonzept den rechtlichen Anforderungen von GoBD und DSGVO. Zudem unterstützt es enorm, dein Unternehmen bei Unplanmäßigkeiten wieder zurück auf die Erfolgsspur zu bringen. Ein professioneller Anbieter mit viel Erfahrung und Kompetenz wird dir die für dich richtige Lösung bieten – während du dich um dein Business kümmerst.