Einfach digital? Verfahrensdokumentation nach GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie wir Unternehmer mit (steuerlich) relevanten Belegen umgehen – es geht um Buchhaltung und Finanzen. Als Unternehmer bist du verantwortlich dafür, Geschäftsvorfälle „nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und revisionssicher abgebildet und aufbewahrt werden“. Wie das wer in deinem Unternehmen macht, ist zu dokumentieren – und spätestens jetzt wird klar: All das noch analog abzubilden, ist weder einfach noch zeitgemäß. Ein guter Zeitpunkt also, deine Geschäftsprozesse unter die Lupe zu nehmen, genau zu analysieren und zu entstauben. Wie können dich digitale Technologien dabei unterstützen?

Die GoBD ist eigentlich eine Sammlung von Vorschriften und Grundsätzen. Sie gilt für jedes buchhaltungspflichtige Unternehmen in Deutschland, vom Selbständigen bis hin zum Konzern, und regelt, wie geschäftsrelevante Belege im Unternehmen behandelt und archiviert werden müssen.

Dich GoBD-konform zu verhalten und sämtliche Grundsätze zu berücksichtigen, reicht allerdings nicht aus – du musst dies auch umfassend dokumentieren. Die GoBD fordert ein Verfahrensverzeichnis, also die detaillierte (und stets aktualisierte) Abbildung des Prozesses, der deine GoBD-Konformität belegt. Anders ausgedrückt: Du hast zu dokumentieren, wer wann die Geschäftsvorfälle wie und warum speichert und archiviert. Das klingt nach einer Menge Papierkram und manuellem Aufwand – und das ist es auch, wenn du diese Prozesse analog abbildest. Zeit also, sich genauer anzusehen, wie digitale Technologien dazu beitragen können, die Verfahrensdokumentation zu vereinfachen und zu automatisieren – und doch rechtssicher zu bleiben.

Um diese Frage einfach zu beantworten: Den Umgang mit allem, was in deinem Unternehmen steuerlich oder datenschutz-relevant werden könnte: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen – aber auch Bewerbungsunterlagen. Die Verfahrensdokumentation soll unter anderem folgende Fragen beantworten:

Den wohl größten Einfluss auf die Prozesse hat die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Die Geschäftsprozesse werden digitalisiert und somit über Standards in der Verfahrensdokumentation erfasst. Zudem sind die dahinterstehenden IT-Prozesse zu dokumentieren. Dazu sind Managed Services sehr gut geeignet, das im Managed Service ebenfalls die Dokumentation der Verfahren standardisiert ist. Je mehr Abläufe du automatisieren kannst, desto leichter sind diese auch zu dokumentieren. Nehmen wir zum Beispiel die E-Mail-Archivierung, die du rechtssicher, revisionssicher und datenschutzkonform als Managed Service outsourcen und automatisieren kannst. Eingehende E-Mails werden automatisiert bereits vor Eingang beim E-Mail Client in ein separiertes und geschütztes Archiv übertragen und in einem Rechenzentrum gesichert. Der gesamte Vorgang wird protokolliert (ebenfalls automatisch), auftretende Störungen im Monitoring behoben. Wie das genau vor sich geht, haben wir hier bereits im Blogbeitrag „Wie du E-Mails in der Cloud rechtssicher archivierst“ beschrieben.

Wenn automatisiert, dann richtig. Managed Services unterstützen dich bei deinen Geschäftsprozessen an unterschiedlichen Stellen – ein weiteres Beispiel wäre die Pflege der digitalen Systeme:

• Ein automatisiertes Updatemanagement stellt sicher, dass die Software auf allen Rechnern und Endgeräten im Unternehmen stets auf aktuellem Stand sind.
• Managed Backup-Lösungen garantieren die Sicherheit deiner Unternehmensdaten – im Ernstfall die Lebensversicherung deines Unternehmens. Was nutzt dir die beste Backup-Lösung, wenn sie nicht funktioniert, wie sie soll?
• Die Managed Firewall reagiert nahezu in Echtzeit auf Angriffe, behebt Störungen und verhindert ein Eindringen, noch lange bevor der User reagieren kann.

Diese Liste ließe sich noch länger fortsetzen. Die Einsatzmöglichkeiten sind dabei so individuell wie dein Unternehmen – deinen individuellen Bedarf klärst du am besten mit einem IT-Dienstleister, der sich mit Managed Services wirklich auskennt.

Digitale Prozesse, die möglichst automatisiert ablaufen, bringen dir natürlich in erster Linie einen enormen Zeitvorteil. Daneben sorgen sie aber auch für (IT-)Sicherheit und (finanzielle) Planbarkeit, entlasten deine Mitarbeiter und unterstützen dich, rechtssicher, GoBD- und DSGVO-konform zu handeln. Anders gesagt: Digitale Prozesse machen dein Unternehmerleben leichter. MXP Mach’s einfach digital