Herbstzeit ist Budgetzeit: Stehen deine Zahlen für das kommende Geschäftsjahr schon? Oder brütest du noch über Kalkulationen und Investitionsplänen? Gerade in Bereichen wie der IT sind die Kosten für regelmäßige Neuanschaffungen nicht aus dem Ärmel kalkulierbar – ganz abgesehen von der Verfügbarkeit. Doch Warten kann gefährlich werden: Wer sich denkt „Läuft doch noch.”, riskiert den reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse in seinem Unternehmen. Natürlich gibt es Faustformeln, wann was aktualisiert, getauscht und erneut werden sollte. Wir haben uns mal einen Überblick verschafft – der gute Gründe für das rechtzeitige Aufstellen eines Budgetplans liefert. Und eine Alternative.
Wann und wie oft solltest du deine Hardware austauschen?
Bei Servern ist der Austausch eigentlich klar definiert: Sobald die Wartungsverträge der Hersteller nach drei bis fünf Jahren auslaufen, sollte ein Wechsel stattfinden. Mit einem ungefähr dreijährigen Rhythmus kannst du bei Desktop-PCs und Notebooks rechnen – bei Letzteren einen pfleglichen Umgang vorausgesetzt. Gleiches gilt bei externen Festplatten – übrigens umso wichtiger, wenn du sie als Speichermedium für deine Sicherungen verwendest. Wie du deine Speichermedien nach dem Generationenprinzip anlegst, findest du in unserem Beitrag „Datensicherung im Generationenprinzip”.
Auch Drucker und Kopierer haben übrigens ein „Verfallsdatum” – im Mittel haben solche Geräte eine Lebensdauer von rund vier bis fünf Jahren.
Wie sieht das bei der Software aus?
Dass die Software, die du im Unternehmen verwendest, regelmäßigen Updates unterzogen werden muss, versteht sich von selbst. Angefangen bei der Antivirensoftware musst du darauf achten, dass sämtliche Programme immer auf dem aktuellen Stand sind. Normalerweise sind die Kosten hierfür in den Wartungs-Pauschalen inkludiert – die müssen sich jedoch im Budgetplan wiederfinden.
Ebenfalls in die Überlegungen einbeziehen musst du, wenn du planst, zu wachsen: Wie viele Mitarbeiter sollen Ende des nächsten Jahres in deinem Unternehmen arbeiten? Welche Arbeitsplätze brauchen sie? Auf welche Programme müssen, wo können sie Zugriff haben?
All diese Gedanken musst du dir machen, bevor du deine Planung aufstellst. Denn: Neuanschaffungen gehen ins Geld, ein paar „vergessene Positionen” verhageln dir hier schnell deinen mühsam aufgestellten Budgetplan.
Warum kaufen, wenn auch mieten geht?
Du willst dir all diese Sorgen schenken, dich nicht mit Update, großen Investitionen und gebundenem Kapital in der IT herumschlagen, sondern deiner Arbeit nachgehen? Ja, auch das geht: Mit Workplace-as-a-service – dem gemieteten Arbeitsplatz. Voll ausgestattet mit allem, was Ihr zum Arbeiten braucht. Service, Support und maximale Flexibilität inklusive.
Welche Vorteile bietet ein gemieteter Arbeitsplatz?
Updates, Wartungen, Instandhaltung ade! Du erhältst die gemieteten Geräte mit der Software, die du für die Prozesse in deinem Unternehmen brauchst – individuell für jeden einzelnen Arbeitsplatz. Alle Sicherheitstools sind vorbereitet und einsatzbereit. Service und Support übernimmt ebenfalls der Dienstleister, so dass du dich während der gesamten Laufzeit um nichts kümmern musst.
Anders als bei den Kosten für die firmeneigene Hardware, die gerade in Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen durch Unvorhergesehenes auch schnell mal ausreißen können, sind die Kosten für einen gemieteten Arbeitsplatz auf den Cent genau kalkulierbar. Die Ausgaben lassen sich also gut in dein IT-Budget einplanen, und du kannst ganz genau beziffern, wie hoch die Kosten pro IT-Arbeitsplatz sind.
Wie flexibel ist der gemietete Arbeitsplatz?
Ein weiterer Vorteil: Dein Firmenkapital ist nicht in Hardware gebunden – du kannst das Geld an anderer Stelle sinnvoll einsetzen. So erhöhst du nebenbei deine Liquidität – und bleibst gerade in Zeiten des Wachstums äußerst flexibel.
Denn ganz egal, ob sich die Zahl deiner Mitarbeiter oder die Anforderungen an die Hardware während der Laufzeit verändern: Deine gemieteten Arbeitsplätze wandeln sich – in Anzahl und Ausstattung – mit deinen Bedürfnissen und sind immer auf dem technisch neuesten Stand.
Wer profitiert vom gemieteten Arbeitsplatz?
Das Modell Workplace-as-a-Service (WaaS) ist eine Weiterentwicklung des Software-as-Service-Prinzips und damit für eigentlich jede Betriebsgröße attraktiv. Größere Betriebe nutzen WaaS, um Spitzenzeiten flexibel abzudecken, kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung profitieren vom Know-How des Dienstleisters und sparen Ressourcen, die sie produktiv einsetzen können.
Auch Unternehmen in unterschiedlichen Entwicklungsphasen sollten sich das Modell Workplace-as-a-service überlegen: Vielleicht bist du gerade mit deinem Start-Up in den Markt gestartet, das Budget ist noch klein und – je nachdem, wo die Reise hingeht, ergeben sich die Arbeitsplatzanforderungen spontan? Vielleicht bist du auch gerade auf Wachstumskurs, oder musst vorübergehend die Zahl deiner Mitarbeiter zurückschrauben? In all diesen Situationen ist der gemietete Arbeitsplatz eine komfortable Lösung ohne hohe Investitionen.
Worauf also warten?
Workplace-as-a-Service ist eine branchenunabhängige IT-Lösung für dein Unternehmen, das dir maximale Flexibilität bietet, dich liquide hält und nebenbei Zeit und Nerven spart. Lästige Updates und Wartungsarbeiten gehören der Vergangenheit an und du kannst dich gemeinsam mit deinem Team auf euer Kerngeschäft konzentrieren. Die IT-Abteilung wird entlastet und widmet sich voll und ganz der Digitalisierung deines Unternehmens – und bringt es so auf Zukunftskurs.
Mach´s einfach digital
