Buchhaltung ist für viele Selbstständige und kleine Unternehmen eine Aufgabe, die viel Zeit und Nerven kostet. Dabei ist es gar nicht so schwer, die eigene Buchhaltung selbst zu erledigen, wenn man einige Grundregeln beachtet. In diesem Blogbeitrag geben wir Tipps, wie ihr eure Buchhaltung selber machen könnt und welche Vorteile das hat.
Wie finde ich die geeignete Software für meine Buchhaltung?
Zunächst solltet ihr euch überlegen, welche Art von Buchhaltung Ihr benötigt. Es gibt zwei Möglichkeiten: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die doppelte Buchführung. Die EÜR ist die einfachere Variante, die für viele Freiberufler und Kleinunternehmer ausreicht. Dabei muss man nur die Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen und den Gewinn oder Verlust ermitteln. Die doppelte Buchführung ist dagegen komplexer und erfordert, dass jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten gebucht wird. Die doppelte Buchführung ist für größere Unternehmen oder solche mit bestimmten Rechtsformen vorgeschrieben.
Wenn die Entscheidung für die Buchhaltungsart gefallen ist, braucht man ein geeignetes System, um Belege zu erfassen und zu ordnen.
Buchhaltung über eine Software auf eigenem Server
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man seine Buchhaltung selber machen kann. Eine davon ist, eine Software wie bspw. Lexware, Sage oder Datev zu nutzen, die auf einem eigenen Server betrieben wird. Der Fachbegriff dafür ist „on premise“, was soviel wie „vor Ort“ heißt. Es gibt viele Programme auf dem Markt, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurden. Diese Programme bieten verschiedene Funktionen an, wie zum Beispiel:
- Rechnungen erstellen und verwalten
- Belege erfassen und sortieren
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und übermitteln
- Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen
- Jahresabschlüsse vorbereiten
- Daten sichern und exportieren
Eine Software kann einem viel Zeit und Mühe sparen, da sie viele Aufgaben automatisch erledigt. Neben den Kosten für die Software fallen auch Kosten für die Hardware, Datensicherung und Updates an.
Buchhaltung online über ein Cloud-Tool
Eine andere Möglichkeit, wie man seine Buchhaltung selber machen kann, ist, ein Online-Buchhaltungsportal wie Lexoffice zu nutzen. Diese Form der Cloud-Services nennt man auch SaaS (Software as a service). Die Buchhaltungsdaten werden online gespeichert und über den Internetbrowser bearbeitet. Eine Online-Buchhaltungssoftware bietet im Vergleich ähnliche Funktionen an wie „on premise Software“, hat aber einige Vorteile:
- Keine Server-Hardware vor Ort benötigt
- Man braucht keine eigene Software zu installieren oder zu aktualisieren
- Man kann von überall aus auf seine Daten zugreifen
- Die Backups werden vom Cloud-Anbieter übernommen
- Man zahlt in der Regel einen monatlichen Pauschalpreis inklusive Server und Lizenzen
Mehr über den Funktionsumfang der beiden erwähnten Buchhaltungs-Tools findest du im Vergleich Lexware vs. Lexoffice. Einen direkten Vergleich von Ein Online-Buchhaltungssoftware kann einem viel Flexibilität und Sicherheit bieten, da man immer auf dem Laufenden ist und sich keine Sorgen um Datenverlust oder Hackerangriffe machen muss. Allerdings muss man dafür auch eine stabile Internetverbindung haben und sich auf den Datenschutz des Anbieters verlassen können.
Mit Lexware as a service bietet die MXP GmbH einen Cloud-Service für Lexware Produkte an. So wird auch aus Lexware Produkten ein Software as a service Produkt, bei dem man seine Buchhaltungsdaten online speichert und bearbeitet. Die Lexware Cloud hat einige Vorteile im Gegensatz zum klassischen Lexware Produkt, da sie mobil und damit Standort unabhängig angewendet werden kann, ein Backup auf deutschen Servern inkludiert ist und du dir sicher sein kannst, dass deine Daten von unserer integrierten IT gesichert sind. Mehr zum Lexware Cloud Server
Zusätzlich spielt die kommende E-Rechnungspflicht ab 2025 eine wichtige Rolle bei der Nutzung einer Buchhaltungssoftware. Die neuen gesetzlichen Vorschriften werden Unternehmen, insbesondere im B2B-Bereich, dazu verpflichten, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Eine moderne Buchhaltungssoftware, die bereits heute die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen unterstützt, bietet hierbei erhebliche Vorteile. Durch standardisierte Formate und automatisierte Abläufe wird der administrative Aufwand deutlich reduziert. Unternehmen können somit sicherstellen, dass sie rechtzeitig und gesetzeskonform handeln, ohne ihre täglichen Abläufe stark zu beeinträchtigen.
Buchhaltung mit Excel- oder Word-Dokumenten
Eine dritte Möglichkeit, wie man seine Buchhaltung selber machen kann, ist, ein einfaches Excel- oder Word-Dokument zu nutzen. Dies ist die einfachste und günstigste Variante, da man keine zusätzlichen Kosten hat und keine speziellen Kenntnisse braucht. Man muss nur seine Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle oder einem Textdokument festhalten und regelmäßig aktualisieren. Allerdings wird diese Form der Buchhaltung in Zukunft den rechtlichen Anforderungen hinsichtlich der Archivierung von E-Rechnungen nicht mehr Stand halten. Daher sollten Selbständige jetzt schon auf Buchhaltungssoftware wechseln.
Ein Excel- oder Word-Dokument kann einem viel Kontrolle und Übersicht bieten, da man alles selbst gestalten und anpassen kann. Allerdings muss man dafür auch viel Disziplin und Genauigkeit haben, da man alles selbst berechnen und prüfen muss. Außerdem muss man darauf achten, dass das Dokument immer sicher gespeichert und gegebenenfalls ausgedruckt wird.
Fazit
Wie man sieht, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie man seine Buchhaltung selber machen kann. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, die man abwägen muss. Wichtig ist, dass man sich für eine Variante entscheidet, die zu den eigenen Bedürfnissen und Fähigkeiten passt. So kann man seine Buchhaltung effizient und korrekt erledigen.
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