Lexware Datensicherung: online sichern in der Cloud

Daten sind für Unternehmen heutzutage Rohstoff und Ressource zugleich und das völlig unabhängig von der Größe des Betriebs. Gehen Daten verloren oder sind nicht mehr abrufbar, kann das schnell existenzgefährdend sein. Laut der Studie „Global Data Protection Index 2020“ von Dell Technologies verlieren Unternehmen in Deutschland jährlich durchschnittlich 900.000 Euro durch Datenverluste.

Große Sorgfalt ist insbesondere geboten, wenn dein Unternehmen personenbezogene oder unternehmenskritische Daten speichert und verarbeitet – egal, ob auf dem Server oder in der Cloud. Wir haben daher im Folgenden die wichtigsten Regeln, die du als Unternehmer in Sachen Datensicherung in Kombination mit Lexware beachten musst, zusammengetragen.

Grundsätzlich unterscheidet sich die Datensicherung in einem Lexware-System nicht von der Sicherung sonstiger Daten. Daher kann die folgende Formel als goldene Regel der Datensicherheit allgemein verstanden werden: Die 3-2-1-Regel mag zunächst banal klingen, ist aber elementar wichtig. Der erste Schritt besagt, dass drei Kopien aller Unternehmensdaten auf zwei verschiedenen Speichermedien gesichert werden von dem sich eine Kopie außerhalb des Unternehmenssitzes befindet.

Wichtig ist dabei, dass die Datensicherung weit genug in die Vergangenheit reicht. Zum einen, um menschliche Fehler, wie das versehentliche Manipulieren von Daten auszuschließen. Zum anderen steigt bei einem Backup, welches immer nur die vergangenen 30 Tage vorhält, das Risiko einer „Mitsicherung“ von Malware, Viren oder Ähnlichem. Bricht das Virus als sogenannter „Sleeper“ nach 60 Tagen aus, sind im schlimmsten Fall auch die gesicherten Daten befallen und entsprechend wertlos. Wie weit du in Sachen Datensicherung gehst, hängt von der Kritikalität deiner Daten ab. Grundsätzlich gilt jedoch: Von der Gesamtdatenmenge des Produktivsystems benötigst du das 5 bis 10 fache – je nach Kritikalität – als Backupspeicher.

Mittlerweile ist es Usus, mindestens eine Sicherung der Produktivdaten in der Cloud zu speichern und die Cloud so in das 3-2-1-System einzubinden. Dabei ist es im Prinzip – nahezu – egal, ob du dein Lexware-System bereits in der Cloud verwendest oder lokal auf dem Server an deinem Unternehmensstandort. Aber eben nur nahezu. Hier lohnt ein genauerer Blick:

• • Lexware-Backups on premises
    Deine Daten liegen lokal bei dir auf dem Server im Unternehmen. Das hat natürlich Vorteile (ständiger Zugriff, kurze Datenwege), limitiert dich aber andererseits auch im Workflow (z.B. Homeoffice). Egal wie: Selbstverständlich kannst du ein Backup deiner Daten in die Lexware-Cloud stellen – und schlägst so gleich zwei Fliegen der 3-2-1-Regel mit einer Klappe: Während du eine lokale Sicherung regelmäßig erstellst, befindet sich Dein zweites Backup außerhalb deines Unternehmens, in der Cloud.

• • Lexware-Backup Cloud-to-Cloud
    Du hast deine Dateninfrastruktur bereits digitalisiert und nutzt die Lexware-Lösungen in der Cloud? Dann können sowohl du wie auch deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von überall aus stets auf den aktuellen Datenbestand zugreifen – und das dank der Lexware-Cloud rechtskonform und sicher. Wählst du nun hier eine Backup-Lösung Cloud-to-Cloud, kommst du ebenfalls allen Anforderungen nach. Dabei werden die Daten des Produktivsystems einmal täglich mehrfach verschlüsselt und gespeichert. Zusätzlich wird ein Backup auf einem zweiten Server in einem anderen Brandabschnitt des Rechenzentrums gesichert.

Egal, welche Lösung für dein Unternehmen die Richtige ist: Idealerweise übernimmt das Cloud-Backup dein IT-Dienstleister mit einer Managed Backup-Lösung. Das bedeutet für dich: Du musst dich um nichts weiter kümmern bei einem deutlich höheren Sicherheitsstandard. Deine Daten werden regelmäßig einem Monitoring unterzogen, Fehlerprotokolle ausgewertet und Unregelmäßigkeiten umgehend behoben. Im Klartext: Die Managed Backup-Lösung stellt sicher, dass in deinem Lexware-Backup auch wirklich alle Daten gut und sicher aufgehoben sind.

Grundsätzlich gilt: Bei jeder Datensicherung muss der Datenweg und die abgelegte Datei verschlüsselt sein. Da im Lexware-System insbesondere kritische und personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist hier besondere Aufmerksamkeit geboten. Als Unternehmer solltest du zu jedem Zeitpunkt über den Status der Datensicherung informiert sein. Das System gibt automatisch eine Rückmeldung in Form von Protokollen über Erfolg oder Misserfolg des Backups.

Im Schadensfall musst du als Verantwortlicher beweisen, dass du die Protokolle und Berichte eingesehen und entsprechend gehandelt hast, wenn es Fehlermeldungen gegeben hat. Kannst du das nicht, steigt Dein Haftungsrisiko und der Imageschaden für dein Unternehmen ist im Schadensfall enorm.

Wenn ein Provider für dich die Datensicherungen übernimmt, checkt dieser automatisch die Protokolle und leitet bei einer Fehlermeldung entsprechende Vorkehrungen ein. Als Kunde hast du so die Sicherheit, dass du im Schadensfall deine Pflichterfüllung nachweisen kannst.

Das Thema Datensicherung geht jeden Unternehmer etwas an. Wer hier nicht präventiv und konsequent handelt, riskiert hohe finanzielle Verluste und Imageschaden. Gerade Systeme, die mit sensiblen Daten arbeiten, wie beispielsweise Lexware, müssen durch tägliche Backups geschützt werden. Vorteile hat, wer das System bereits in der Cloud verwendet. So lassen sich die Datensicherungen einfacher herunterladen. Außerdem übernehmen viele Cloudprovider die regelmäßige Erstellung der Backups sowie die Kontrolle der Fehlerprotokolle.